ZRE und OZG-RE: Was Sie beim Einreichen einer XRechnung beachten müssen

Auch wenn das Format XRechnung einheitlich spezifiziert und deutschlandweit gültig ist, ist das Einreichen einer XRechnung nicht mehr ganz so einfach, wie man sich das wünschen würde.

Inhaltsverzeichnis

Welche Portale gibt es um XRechnungen zu übermitteln?

Generell gibt es momentan zwei Portale, die vom Bund angeboten werden: das zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Das Akronym OZG steht für das Onlinezugangsgesetz.

Das ZRE ist für die unmittelbare Bundesverwaltung und muss zwingend genutzt werden bei allen Rechnungen die an Bundesministerien, oberste Bundesbehörden, Bundesober-, Bundesmittel- und Bundesunterbehörden gestellt werden. Das Gleiche gilt für alles Landes- und Bezirksbehörden. Stellen Sie also Rechnungen gegen diese Behörden, müssen Sie sich im ZRE registrieren lassen, um Rechnungen einzustellen.

Das OZG-RE ist ein optionales Angebot von der Bundesdruckerei an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung. Dazu zählen z.B. die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Rentenversicherung, die Deutsche Bahn, die Unfallversicherung Bund und Bahn oder auch der Deutsche Wetterdienst. Diese Einrichtungen können (müssen aber nicht) das OZG-RE nutzen, um elektronische Rechnungen zu empfangen. Den Einrichtungen steht es also offen, Rechnungen auch über andere Portale oder Dienstanbieter zu empfangen oder zu versenden.

Auf welches Portal muss ich meine XRechnung hochladen?

Hier gibt es trotz der etwas sperrigen Portallandschaft ein einfaches Schema: die Leitweg-ID definiert eindeutig, welches Portal zu verwenden ist. Entscheidend ist der erste Nummernblock (die erste 3 Ziffern der Leitweg-ID):

  • 991-… müssen immer im ZRE hochgeladen werden
  • 992-… sind Rechnungen an mittelbare Behörden, die sich für die Lösung OZG-RE entschieden haben und daher dort hochgeladen werden müssen
  • 993-… sind Rechnungen an mittelbare Behörden, die Ihre Rechnungen über ein eigenes (nicht OZG-RE) Portal entgegennehmen.  Den entsprechenden Übermittlungsweg muss der Rechnungsempfänger vorgeben.

Das ZRE und das OZG-RE übernimmt die Prüfung des Formats und der Pflichtfelder und übermittelt die Rechnung nach der Validierung mittels Leitweg-ID an den entsprechenden Empfänger.

Aber Vorsicht ist geboten: eine technisch korrekte XRechnung ist noch keine Garantie, dass diese auch vom Empfänger akzeptiert wird. Es obliegt dem Empfänger weitere Pflicht- und Informationsfelder zu definieren, die über den Standard der XRechnung hinaus gehen. Es ist daher immer ratsam, die tatsächlichen Anforderungen im Einzelfall zu prüfen.

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