Eingangsrechnungen einfach empfangen, prüfen und freigeben
Mit faktoora automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang. Egal ob per E-Mail, PEPPOL oder PDF – alle Rechnungen werden zentral empfangen, geprüft und direkt weiterverarbeitet. Das reduziert manuellen Aufwand und sorgt für eine reibungslose Buchhaltung.
Rechnungen empfangen – Alle Kanäle, maximale Flexibilität
Jedes Unternehmen empfängt Rechnungen unterschiedlich – per E-Mail, als PDF-Anhang oder über PEPPOL. Manuelle Erfassung ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
Mit faktoora empfangen Sie Rechnungen aus allen gängigen Kanälen:
- Elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) per E-Mail, PEPPOL oder API Empfangen Rechnungsdaten direkt in Ihr System
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Klassische PDF-Rechnungen mit automatischer Datenerkennung
Extrahieren Sie wichtige Informationen aus PDF-Dokumenten ohne manuelle Eingabe -
File-Upload & Web-Oberfläche für einfache Nutzung ohne Integration
Laden Sie Rechnungen einfach hoch oder nutzen Sie unsere intuitive Web-Oberfläche
Beispiel:
Ein Unternehmen mit internationalen Lieferanten nutzt faktoora, um Rechnungen aus verschiedenen Eingangskanälen zentral zu empfangen und automatisch zu verarbeiten.
Rechnungen prüfen & validieren – Fehler vermeiden, Klarheit schaffen
Eingehende Rechnungen enthalten oft Fehler – fehlende Pflichtangaben, falsche Beträge oder ungültige Formate. Ohne automatisierte Prüfung bleibt das oft unentdeckt, bis es zu Verzögerungen kommt.
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Automatische Validierung für XRechnung & ZUGFeRD
Prüfen Sie Rechnungen auf Konformität mit gesetzlichen Anforderungen -
Detaillierte Fehlerreports mit klaren Handlungsempfehlungen
Erhalten Sie präzise Informationen zu Fehlern und wie sie zu beheben sind -
Flexible Rückmeldung an Lieferanten
Automatische Fehlerberichte oder individuelle Nachrichten bei Problemen
Beispiel:
Ein Unternehmen erhält regelmäßig Rechnungen mit falschen Beträgen. faktoora erkennt Abweichungen automatisch und sendet eine Rückmeldung an den Lieferanten, sodass Korrekturen sofort erfolgen können.
Rechnungen freigeben & bezahlen – Mehr Kontrolle, weniger Verzögerungen
Oft verzögern sich Zahlungen, weil Rechnungen intern erst geprüft und freigegeben werden müssen. Ohne klare Workflows bleiben Rechnungen zu lange unbearbeitet, was Skontoverluste oder Mahngebühren verursacht.
Mit faktoora läuft der Prozess effizient:
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Mehrstufige Freigabeprozesse
Flexible Genehmigungsstufen für mehr Sicherheit -
Direkte Zahlungsfreigabe per Klick
Ohne zusätzlichen manuellen Aufwand -
Zugriffsrechte & Rollenmanagement
Steuerung, wer Rechnungen einsehen oder freigeben darf
Beispiel:
In einem Unternehmen prüft die Buchhaltung Rechnungen, während die Finanzleitung die Zahlung freigibt. Mit faktoora können Rechnungen erst angenommen und dann separat zur Zahlung freigegeben werden.
Smarte Automatisierung & Integration in bestehende Systeme
Viele bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme sind nicht für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen ausgelegt. Sie können zwar Rechnungen speichern, aber oft fehlen Validierungsmechanismen, Visualisierungsmöglichkeiten und eine standardkonforme Verarbeitung.
Mit der faktoora API lässt sich dieser Prozess nahtlos in bestehende Systeme integrieren – als vorgelagerter Schritt, bevor Rechnungen weiterverarbeitet oder verbucht werden:
Beispiel:
Ein Unternehmen nutzt faktoora als vorgeschaltete Validierungsinstanz, um elektronische Rechnungen automatisch zu prüfen und visuell darzustellen, bevor sie ins bestehende ERP-System übernommen werden. Dadurch werden fehlerhafte Rechnungen frühzeitig erkannt, und manuelle Prüfungen entfallen.
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Validierung elektronischer Rechnungen (XRechnung & ZUGFeRD)
Prüfen, ob eine Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht -
Visualisierung von strukturierten Rechnungsformaten
Darstellung in einer verständlichen, menschenlesbaren Ansicht -
Automatische Erkennung von Fehlern
Rechnungen mit fehlenden oder fehlerhaften Angaben direkt identifizieren
Mobil arbeiten – Rechnungen von überall verwalten
Nicht immer sind alle Entscheider vor Ort, wenn Rechnungen geprüft oder freigegeben werden müssen. Verzögerungen bei der Genehmigung führen oft zu verpassten Zahlungsfristen und unnötigen Mahngebühren.
- Validierung elektronischer Rechnungen (XRechnung & ZUGFeRD) Prüfen, ob eine Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht
- Visualisierung von strukturierten Rechnungsformaten Darstellung in einer verständlichen, menschenlesbaren Ansicht
- Automatische Erkennung von Fehlern Rechnungen mit fehlenden oder fehlerhaften Angaben direkt identifizieren
Beispiel:
Ein Unternehmen nutzt faktoora als vorgeschaltete Validierungsinstanz, um elektronische Rechnungen automatisch zu prüfen und visuell darzustellen, bevor sie ins bestehende ERP-System übernommen werden. Dadurch werden fehlerhafte Rechnungen frühzeitig erkannt, und manuelle Prüfungen entfallen.
