Elektronische Rechnungen werden bei Faktoora GoBD-konform und revisionssicher archiviert. Im revisionssicheren Modus sind Rechnungen nach der Erstellung nicht mehr veränderbar, um die Unveränderbarkeit nach GoBD sicherzustellen. Ein Export der Daten ist jederzeit durch den Nutzer möglich, zum Beispiel für die eigene Archivierung oder externe Backups. Alle Daten werden datenschutzkonform auf unseren Servern gespeichert. Weitere Informationen zu unserer Datensicherheit finden Sie in unserem SLA: https://faktoora.com/dokumente/service-level-agreement/

Die Integrationsdauer der faktoora eInvoicing API hängt stark vom angebundenen System, der Integrationstiefe, den verfügbaren Entwicklungsressourcen und der internen Datenstruktur ab. In der Praxis sollte für eine vollständige Umsetzung bis zum produktiven Go-Live mit 4 bis 8 Wochen gerechnet werden. Wir setzen bewusst auf bewährte und bekannte Konzepte und bieten eine klare, gut dokumentierte Schnittstelle für eine einfache Integration. Eine technische Übersicht zu Abläufen und Datenfeldern finden Sie unter https://docs.faktoora.com/docs/getting-started. Bei Fragen zur Integration oder Abstimmung von Datenfeldern beraten wir Sie gerne direkt unter faktoora.com/kontakt.

Ja. Faktoora unterstützt die Erstellung elektronischer Rechnungen mit ausländischer Steuernummer oder internationaler VAT ID sowohl für Rechnungsaussteller als auch für Rechnungsempfänger. Sie können grenzüberschreitende Rechnungen nach EN 16931 erstellen, zum Beispiel bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Leistungen an ausländische Geschäftskunden. Ob in einem konkreten Fall eine Pflicht zur elektronischen Rechnung in Deutschland besteht, hängt von den steuerlichen Rahmenbedingungen ab. Bei Fragen zur Verwendung einer ausländischen Steuernummer oder zur richtigen Rechnungsstellung ins Ausland beraten wir Sie gerne. Nutzen Sie dafür unser Kontaktformular unter https://faktoora.com/kontakt/

Ja. Ab dem Enterprise-Tarif können mehrere Nutzer mit individuellen Berechtigungen angelegt werden. So lassen sich Rollen gezielt steuern, etwa für Erfassung, Prüfung oder Freigabe von Rechnungen. Das ist besonders relevant für Unternehmen mit definierten Freigabeprozessen oder Compliance-Anforderungen. Alle Aktionen werden audit-sicher protokolliert. Grundsätzlich ist es auch möglich, dass sich mehrere Personen ein Login teilen, zum Beispiel bei Urlaubsvertretungen. Bei gleichzeitiger Nutzung eines Benutzerkontos durch mehrere Mitarbeitende übernimmt Faktoora jedoch keine Haftung für eventuelle Dateninkonsistenzen.

Ja. Neben dem Standardlayout bietet Faktoora die Möglichkeit, individuelle Rechnungsvorlagen bereitzustellen. Diese Funktion ist optional und kostenpflichtig und richtet sich an Unternehmen, die besonderen Wert auf ein eigenes Rechnungsdesign legen. Technisch ist dies vor allem bei ZUGFeRD relevant, da dort ein gestaltetes PDF zusammen mit den strukturierten XML-Daten versendet wird. Bei reinen XRechnungen hingegen wird nur die XML-Datei übermittelt, das Layout spielt dabei keine Rolle mehr, da ausschließlich die strukturierten Daten für die Verarbeitung und Prüfung verwendet werden.

Ja. Faktoora bietet eine direkte Integration in DATEV Unternehmen Online über den DATEV Rechnungsdatenservice. Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen können automatisiert an den Steuerberater übergeben werden. Dabei werden alle buchhaltungsrelevanten Daten im richtigen Format übermittelt, inklusive Belegdaten und Anhängen. Die Anbindung spart manuellen Aufwand und sorgt für eine saubere Übergabe in die Finanzbuchhaltung. Faktoora ist offiziell gelisteter Schnittstellenpartner im DATEV Marktplatz unter https://www.datev.de/web/de/marktplatz/datev-schnittstellen-anbieter/

Ja. Faktoora unterstützt den Empfang elektronischer Rechnungen im EN16931 Format, also sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. Der Empfang ist möglich per E-Mail, Upload oder über das Peppol-Netzwerk. E-Mails können an ein Faktoora-Postfach gesendet oder über ein eigenes IMAP-Konto empfangen werden. Eingehende Rechnungen werden automatisch verarbeitet, strukturell und inhaltlich validiert und visuell aufbereitet. Bei Fehlern erhält der Absender unmittelbar einen detaillierten Fehlerbericht. Zusätzlich können nur autorisierte Absender über Whitelisting zugelassen werden. Nach erfolgreicher Prüfung lassen sich Rechnungen manuell ablehnen, freigeben oder direkt über die Bankintegration bezahlen. Weitere Informationen finden Sie unter Eingangsrechnungsprüfung.

Rechnungen können mit Faktoora flexibel versendet werden. Der Versand ist per E-Mail über unseren Mailserver, über einen eigenen SMTP-Server oder über das Peppol-Netzwerk möglich. Alternativ kann die fertige elektronische Rechnung auch heruntergeladen und manuell versendet werden. Der passende Versandweg richtet sich nach den Anforderungen des Empfängers und Ihren internen Prozessen. Eine Anleitung zur Einrichtung des SMTP-Versands finden Sie in unserer Wissensdatenbank unter SMTP einstellen und versenden.