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Die Kosten einer Umstellung auf E-Invoicing richtet sich nach der Zielsetzung und nach den Systemen und Prozessen, die erneuert, bzw. erstellt werden müssen. Auch die Bandbreite der zu nutzenden Services spielt dabei eine Rolle.

Schwierig ist die Erstellung der passenden XML Datei, diese muss sämtliche Rechnungsdaten gemäß der europäischen Norm EN 16931-1 enthalten. Hierfür erforderlich sind spezielles Fachwissen und entsprechende Werkzeuge für die Erstellung und die Einbettung der Daten in das PDF.

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Der Verband E-Rechnung empfiehlt allen Unternehmen sich einen auf E-Invoicing spezialisierten Partner/Anbieter zu suchen, um technische Schwierigkeiten und finanzielle Posten zu überwinden. Denn diese Provider können den Rechnungssendern und -empfängern eine sicherere und umweltschonendere Alternative des elektronischen Rechnungsaustausches bieten.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: Selber machen oder auf einen Dienstleister zurückgreifen. Das ZUGFeRD-Format steht jedem Unternehmen kostenlos als Download zur Verfügung und kann ohne externen Dienstleister genutzt werden. Es gibt jedoch Fälle, in denen die Hilfe von einem Experten empfehlenswert ist und obendrein nützlich sein kann.

Das E-Rechnungsgesetz hat als Ziel ein datenübergreifendes E-Invoicing-Modell zu schaffen. Hier sollen nationale und internationale Standards erfüllt werden können „[…] und [es soll] sich (neben der Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen) auch für den einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen eignen.“ (https://www.verband-e-rechnung.org/e-rechnungsgesetz/)

Ab November 2020 ist die E-Rechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern Pflicht. Ausgenommen sind Direktaufträge, die unter einem Wert von 1000€ netto bleiben.

Während ZUGFeRD in der Version 1.0 noch ein “deutsches Format” war, wurde bei der Version 2.0 eng mit dem französischen “Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques“ (FNFE-MPE) zusammengearbeitet, um das französische Rechnungsformat FACTUR-X und ZUGFeRD 2.0 anzugleichen. Beide Formate bilden die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931-1 ab und sind technisch identisch.

ZUGFeRD 1.0 folgte noch nicht der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der europäischen Norm EN 16931-11 und wird somit nicht von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert.

ZUGFeRD 2.0 stellt eine elektronische Rechnung dar, welche die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der europäischen Norm EN 16931-11 darstellen kann.

Wenn Sie Rechnungen an große Firmen oder öffentliche Träger stellen, werden Sie um die Erstellung elektronischer Rechnungen zum ZUGFeRD Format nicht herumkommen. Sind Ihre Kunden vornehmlich kleine Betriebe, die keine elektronische Rechnungsverarbeitung haben, steht es Ihnen natürlich frei, weiterhin „klassische“ Rechnungen zu erstellen.

Während öffentliche Träger ab 2020 verpflichtet sind, Rechnung nur noch im ZUGFeRD Format zu akzeptieren, ist es Konzernen weitgehend freigestellt. In der Praxis verlangen allerdings schon jetzt viele große Firmen von Ihren Zulieferern Rechnungen ausschließlich im ZUGFeRD Format.

Derzeitig werden gut 80% der elektronischen Rechnungen als PDF versendet. In Zukunft jedoch sind Rechnungen im PDF-Format nicht mehr genügend, da nur noch ein strukturierter Datensatz als elektronische Rechnung anerkannt wird.

Dieses elektronische Rechnungsformat ist dafür da, einen Rechnungstransfer zwischen Behörden, Unternehmen und Verbrauchern zu ermöglichen und so strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und
-empfänger einheitlich darzustellen. Dabei können die Rechnungen auch an Empfänger ohne automatisierte Verarbeitungsmöglichkeiten gesendet werden, im Gegensatz zur XRechnung.

Eine ZUGFeRD-Rechnung kann per E-Mail versendet und optional ausgedruckt werden. Die XML-Datei lässt sich in das vorhandene Rechnungswesen einspielen, was bilaterale Absprachen zwischen den Parteien unnötig macht.

ZUGFeRD ermöglicht eine weitgehend automatisierte Verarbeitung von Rechnungen. Insbesondere für große Firmen und öffentliche Träger entstehen damit umfangreiche Einsparungen bei den Kosten für die Buchhaltung.