Diese 13 Elemente muss Ihre Rechnung enthalten

Sie müssen eine Rechnung schreiben? Dann sollten Sie sicherstellen, dass die Rechnung auch diese Elemente enthält (Die nicht unterstrichenen Elemente können bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto weggelassen werden, siehe auch unten).

Inhaltsverzeichnis

Gewöhnliche Rechnung über 250 Euro brutto:

1. Rechnungsersteller:
Ihr vollständiger Firmenname mit Anschrift. Privatleute nennen ihren Namen samt Anschrift.

2. Rechnungsempfänger:
der vollständige Firmenname mit Anschrift des Empfängers der Rechnung (die Rechnungsadresse) 

3. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ((USt-IdNr., fürs EU-Ausland)

  • Bei einer Gutschrift: Steuernummer oder USt-IdNr. des Empfängers
  • Kleinunternehmer und Privatleute siehe unten.

4. das Wort “Rechnung” und die fortlaufende Rechnungsnummer:
Die dürfen Sie individuell vergeben, sie muss jedoch eine fortlaufende Zahlenreihe enthalten. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Sie dient dazu, eine Rechnung eindeutig einer bestimmten Lieferung oder Leistung zuordnen zu können.

5. das Rechnungsdatum.
Das ist stets das Datum, an die Rechnung ausgestellt worden ist. Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der erbrachten Leistung gestellt werden.

6. Zeitpunkt bzw. Zeitraum der der Lieferung oder Leistung. 

7. Art und Umfang der erbrachten Lieferung oder Leistung

8. den Einzelbetrag jeder Lieferung oder Leistung.
Insbesondere müssen Lieferungen und Leistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen separat aufgeführt werden

9. vereinbarte Minderungen des Rechnungsbetrags (Skonto)

10. den Rechnungsbetrag gesamt netto

11. den anzuwendenden Umsatzsteuersatz und den auf den Rechnungsbetrag entfallenden Steuerbetrag

12. den Rechnungsbetrag gesamt brutto

13. Das Zahlungsziel, bis wann die Rechnung bezahlt sein muss.
Laut BGB ist eine Rechnung sofort fällig, üblich im geschäftlichen Verkehr sind 7-14 Tage. Wird ein Skonto angeboten, so gehört es ebenfalls hierhin.

Eine Unterschrift ist nicht nötig, Rechnungen sind auch ohne Unterschrift gültig.

XRechnung z.B. für öffentliche Auftraggeber

Sie müssen z.B. für einen öffentlichen Auftraggeber wie die Bundeswehr oder Deutsche Bahn eine XRechnung schreiben? Dann müssen Sie zusätzlich die Leitwert-ID angeben und die Rechnung in einem bestimmten (nämlich dem XML-)Format übermitteln. PDFs oder Papierrechnungen sind nicht zulässig. Mehr Infos hier

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro?

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (!) reichen die oben unterstrichenen Elemente aus:

  • Ihr Name und Anschrift als Rechnungsaussteller
  • Datum der Rechnung
  • Menge und Art der erbrachten Lieferungen und/oder Leistungen
  • Umsatzsteuersatz bzw. Steuerbefreiungsgrund
  • Gesamtbetrag brutto

Sie sind Privatperson oder Kleinunternehmer? 

Dann berechnen Sie Ihre Lieferungen und Leistungen ohne Umsatzsteuer. Statt Umsatzsteuerbeträge auszuweisen, müssen Sie auf jeder Rechnung durch einen Verweis auf § 19 UStG kenntlich machen, dass keine Steuer ausgewiesen wird. Es gibt demzufolge dann natürlich auch keine Differenzierung von brutto und netto.

Rechnungen ins EU-Ausland:

Prüfen Sie, ob Sie und der Rechnungsempfänger beide umsatzsteuerpflichtig sind. 

  • Wenn nicht, schreiben Sie die Rechnung identisch wie im Inland.
  • Wenn ja, dann greift das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren: Nicht mehr der Rechnungsaussteller, sondern der Rechnungsempfänger muss die Umsatzsteuer abführen. Sie schreiben also eine Netto-Rechnung und ergänzen einen entsprechenden Hinweis, z.B. so: “Hinweis nach 14a Abs. 5 Satz 2 UStG: Nach § 13b UStG sind Sie als Leistungsempfänger Schuldner der Umsatzsteuer.
  • Im EU-Ausland schreiben Sie außer der eigenen auch die Umsatzsteuer-ID des Leistungsempfängers auf die Rechnung.
  • Bei Drittslandsunternehmen schreiben Sie statt oder zusätzlich zur eigenen Unsatzsteuer-ID die Steuernummer

Übrigens: Wenn der Rechnungssteller irrtümlicherweise eine Auslandsrechnung mit Umsatzsteuer stellt, dann muss sie doppelt abgeführt werden – vom Empfänger und vom Rechnungssteller. (Die Rechnung kann aber korrigiert werden.)

Nicht vorgeschrieben, aber nützlich

… sind die folgenden Informationen auf Ihrem Rechnungsformular:

  • Kontoverbindung(en), an die der Rechungsempfänger zahlen kann
  • eine Telefonnummer und eine Mailadresse für Rückfragen

So sind Sie auf der sicheren Seite

Das Stellen von Rechnungen unterliegt zahlreichen Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen. Fehler  bei der Rechnungsstellung können sehr teuer werden. Stets auf der sicheren Seite sind Sie mit einer professionellen Rechnungs-Software – z.B. mit Faktoora. Die “kann” sogar zuverlässig die XRechnung.

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