Rechnungen an die Deutsche Bahn: was sie jetzt wissen sollten

Die Deutsche Bahn akzeptiert Rechnungen nur noch als XRechnung. Die XRechnung ist eine Anpassung der europäischen Spezifikation EN16931 an die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber in Deutschland. Seit dem 27.11.2020 ist damit auch die Deutsche Bahn verpflichtet, Rechnungen in diesem Format von Ihren Zulieferern einzufordern. Zusätzlich zu den Anforderungen die in der Spezifikation der XRechnung definiert sind, hat die Bahn weitere Anforderungen definiert, die es zu beachten gilt.

Spezifische Anforderungen der Deutschen Bahn 

Zusätzlich zu den Pflichtfeldern, die für die elektronische Rechnung in Deutschland gelten, fordert die Bahn, den Ansprechpartner der internen Fachabteilung zu definieren, der für die Bestellung bei der Bahn zuständig ist. Während der Ansprechpartner auf Verkäuferseite bereits als Pflichtfeld in der Spezifikation gefordert wird, ist der Käuferkontakt lediglich eine fachliche Vorgabe der DB AG.

Die Positionsnummerierung in der Rechnung ist in 10er Intervallen anzugeben, d.h. die erste Position ist mit 10 zu bezeichnen und nicht mit 1. Zusätzlich werden zukünftig auch klare Referenzierungen der Rechnungspositionen auf die Positionsnummer der Bestellungen gefordert.

Skonti dürfen nicht mehr als Freitext angegeben werden sondern müssen entsprechend der Vorgaben der XRechnung kodiert werden. Die kodierten Skonti müssen im Element PaymentTerms übergeben werden. 

Es ist abzusehen, dass die Bahn auch in Zukunft schrittweise weitere Anforderungen definiert, um die interne Verarbeitung zu verbessern. Es bietet sich an die Anforderungen regelmäßig abzugleichen, um sicherzustellen, dass Rechnungen weiterhin akzeptiert werden.

Was muss ich noch beachten bei XRechnungen an die Deutschen Bahn? 

Folgende Punkte sind zusätzlich zu beachten, wenn Sie Rechnungen an die Bahn stellen:

  • Achten Sie darauf, dass alle Anhänge in die XRechnung eingebettet übermittelt werden. Mehr zu diesem Thema finden sie hier.

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Umsatzsteueridentifikation korrekt eingetragen ist. Das korrekte Feld ist SpecifiedTaxRegistration.ID (BT-31/32) mit der schemeID „VA“. Dies gilt auch für die USt-IdNr der Deutschen Bahn AG auf Käuferseite.

  • Geben sie immer auch die korrekte Bestellnummer der Deutschen Bahn an. Eine Rechnung darf sich ausschließlich auf eine Bestellnummer beziehen. Sammelrechnungen über mehrere Bestellungen sind nicht erlaubt. Der korrekte Weg ist dann pro Bestellnummer eine separate Rechnung zu stellen.

  • Gutschriften und Rabatte müssen immer als solchen ausgewiesen werden. Es ist nicht erlaubt Positionen mit Negativbeträgen zu verwenden. Eine Gutschrift ist mit dem eindeutigen TypeCode 381 oder 384 (BT-3) zu bezeichnen. Rabatte sind in BG-20/21 einzutragen.

  • Abschlagszahlungen können in BT-113 aufsummiert übertragen werden. Beachten Sie dabei die Art der Rechnung (Teilrechnung, Abschlussrechnung) korrekt anzugeben (BT-3).

Wie kann ich die Rechnung an die Deutsche Bahn senden?

Zur Zeit erlaubt die Bahn die Übertragung der Rechnung ausschließlich per Email an e-invoicing@deutschebahn.com. Eine Übertragung über Peppol ist momentan noch nicht möglich. Nach dem Einreichen erhalten Sie eine Meldung der Deutschen Bahn, ob Ihre Rechnung akzeptiert wurde oder abgewiesen wurde. Im Falle einer Ablehnung ist der Prüfbericht im Anhang der Email zu finden.

Vorsicht: Rechnungen welche die semantische Eingangsprüfung nicht bestanden haben, werden auch nicht weiterverarbeitet. Es obliegt dem Rechnungssteller den Prüfbericht auszuwerten, die Fehler zu korrigieren und die Rechnung erneut einzureichen.

Praxis-Tipp:

Nutzen Sie faktoora für Ihre Rechnungen an die Deutsche Bahn. Wir garantieren Ihnen die Akzeptanz der Rechnungen durch die Deutsche Bahn. Und wenn doch mal eine Rechnungen abgelehnt wird, stehen wir mit Rat und Tat zur Seite. Wir stellen sicher, dass jeder Ihrer Rechnungen den Weg zur Deutschen Bahn findet. Skoni und Abschlagszahlungen geben Sie einfach in unserem Rechnungseditor ein, wir machen den Rest.