ZUGFeRD

ZUGFeRD Rechnungen erstellen

Immer mehr Auftraggeber akzeptieren nur noch ZUGFeRD-konforme Rechnungen. Bei staatlichen Einrichtungen sind sie bereits Standard. Sie müssen eine solche Rechnung erstellen? faktoora macht es Ihnen leicht.

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Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein elektronisches Rechnungsformat, das von Verbänden, Ministerien und Unternehmen in Deutschland entwickelt wurde, mit dem Ziel, die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen effizienter zu gestalten.

Eine ZUGFeRD konforme Rechnung besteht aus einem speziellen PDF Format (PDF/A-3), in dem die Rechnungsdaten für die automatisierte Verarbeitung (als XML Datei) eingebettet sind. ZUGFeRD ersetzt damit also die „klassische“ Papierrechnung durch ein PDF zur Archivierung inklusive der Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Das vereinfacht sowohl die Erfassung als auch die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung von Rechnungen.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung ?

Bei der XRechnung handelt es sich um ein bestimmtes Datenformat (XML), das von Maschinen gut, von Menschen nur schlecht gelesen werden kann. Bei der klassischen, formlosen PDF-Rechnung ist es genau umgekehrt: Menschen können sie gut lesen, Maschinen nicht. ZUGFeRD vereint die Vorteile beider Formate: Äußerlich ist es ein PDF, in dem neben dem sichtbaren Text aber auch ein XML steckt – nämlich die XRechnung. ZUGFeRD ist also kein anderes Format, sondern eine in einem PDF verpackte XRechnung. 

 

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So erstellen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung:

Mit faktoora ist es so einfach wie noch nie, ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen: Zusätzlich zur XRechnung wählen Sie als Rechnungsformat einfach ZUGFeRD 1.0, 2.0 oder 2.1. Fertig!

Der einzige Unterschied: Bei ZUGFeRD braucht man nicht zwingend eine Leitungs-ID.

Wer mal XRechnung, mal ZUGFeRD benötigt, der muss sich bei faktoora nicht mal umgewöhnen. Wenn Sie eine XRechnung erstellen, ist bei faktoora nämlich ZUGFeRD immer mit dabei. (Die XRechnung allein wäre ja für den Bearbeiter nur schlecht lesbar.) Nur beim Versand an den Kunden gibt man an, was von beiden man versenden will: nur die XRechnung oder mit PDF (= ZUGFeRD). 

So einfach kann das gehen!

 

Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns einfach an – wir helfen Ihnen gerne.

Wir sind für Sie da

Sie müssen nicht alles selbst herausfinden – wir bieten Ihnen Unterstützung in jeder Phase.

Preisgekrönter Kundensupport

Unser kompetentes Supportteam  steht Ihnen jederzeit per E-Mail oder Telefon zur Verfügung, um Ihnen bei allen  Fragen behilflich zu sein.

faktoora Service

Durch eine individuelle Einarbeitung können Sie schnell und effizient in unser System arbeiten. 

Wissenswertes

Auf faktoora finden Sie zahlreiche informative Blogartikel, mit denen Ihr Team immer bestens qualifiziert und auf dem Laufenden ist. Durch unsere Inhalte können Sie sich stets auf dem neuesten Stand der Dinge halten und wissen genau, worauf es ankommt!

Kundenstimmen

Bruno Sabia

Geschäftsführer, dellen-x-press

“Wir stellen sehr viele Rechnungen im ZUGFeRD Format an die BMW AG. Mit faktoora geht das sehr schnell und einfach. Faktoora hat uns hervorragend unterstützt bei der Abklärung der Anforderungen mit BMW AG.”

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Verena Thönert
Slotosch Natursteinaufbereitung GmbH
“Lieber Herr Ernst, lieber Herr Schenkel, nach so einem tollen Jahr, in dem ich so viele Rechnungen mit Ihrem Programm erstellt habe, möchte ich mich noch einmal bei Ihnen für den super guten Service bei Ihnen bedanken. Sie hatten immer ein offenes Ohr für mich und meine Herausforderungen und haben immer zeitnah eine Lösung gefunden. Vielen Dank für den außergewöhnlich guten Service bei Ihnen – ich freu mich schon darauf im nächsten Jahr mit Ihnen gemeinsam die neuen Herausforderungen zu meistern! Ich wünsche Ihnen eine besinnliche Weihnachtszeit und einen gute Rutsch ins Neue Jahr. Viele Grüße aus Hamburg sendet Ihnen Verena Thönert”
Nina Barlian
Buchhaltung, Grünkontor GmbH
“Ich habe mich auf die Suche begeben, eine möglichst einfache Lösung für die Erstellung von XRechnungen zu finden. Deshalb bin ich auf faktoora gestoßen. Der Support ist großartig und wir habe keine Probleme mehr beim Erstellen von Rechnungen an Behörden und die Deutsche Bahn.”
Dr. Oliver Schwarz
Sales Manager Nippon Genetics Europe
“Wir haben eine Lösung für die Erstellung von XRechnungen gesucht, die wir per Schnittstelle in unser System integrieren können, und haben faktoora gefunden. Die Integration der API war einfach und der fachliche und technische Support immer lösungsorientiert, schnell und kompetent. Alle unsere Rechnungen werden seitdem problemlos akzeptiert.”
Jörg Sommer
F.-Martin Steifensand Büromöbel GmbH
“Wir haben nach einer Möglichkeit gesucht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber aus unserem ERP heraus zu erstellen. Die Einbindung der faktoora eInvoicing API hat super funktioniert und alle Rechnungen werden problemlos angenommen. Und wenn einmal Probleme auftreten löst der Support diese schnell und zuverlässig.”

Alles rund um XRechnungen

Häufig gestellte Fragen

Ich habe eine elektronische Rechnung erhalten – was nun?

Um die erhaltene E-Rechnung öffnen zu können, benötigen Sie lediglich den Acrobat Reader von Adobe. Damit können Sie alle E-Rechnungen ohne Probleme öffnen.

Was kostet die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand?

Die Kosten einer Umstellung auf E-Invoicing richtet sich nach der Zielsetzung und nach den Systemen und Prozessen, die erneuert, bzw. erstellt werden müssen. Auch die Bandbreite der zu nutzenden Services spielt dabei eine Rolle.

Warum sollte ich für den elektronischen Rechnungsaustausch einen Dienstleister nutzen?

Technische Dienstleister sind immer dann sinnvoll, wenn man Prozesse verbinden und normieren muss, um nationale und internationale Richtlinien einzuhalten und selbst nicht das nötige Know-How besitzt. Mit Hilfe dieser Experten lassen sich nicht rein die steuerrechtlichen Bedürfnisse abdecken, sondern es stehen meist auch zahlreiche Zusatzservices zur Verfügung. Dazu zählen z.B. die Archivierung von Daten, die Datenkonvertierung und-validierung, gemischte Wahlmöglichkeiten (Papier und elektronische Rechnungen) und ganz besonders wichtig: die Prozesssicherheit.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD konforme Rechnung?

Schwierig ist die Erstellung der passenden XML Datei, diese muss sämtliche Rechnungsdaten gemäß der europäischen Norm EN 16931-1 enthalten. Hierfür erforderlich sind spezielles Fachwissen und entsprechende Werkzeuge für die Erstellung und die Einbettung der Daten in das PDF.

Und so funktoniert’s bei faktoora! Zugferd Rechnung erstellen Video-Youtube

Was muss ich als öffentlicher Auftraggeber oder Zulieferer tun?

Der Verband E-Rechnung empfiehlt allen Unternehmen sich einen auf E-Invoicing spezialisierten Partner/Anbieter zu suchen, um technische Schwierigkeiten und finanzielle Posten zu überwinden. Denn diese Provider können den Rechnungssendern und -empfängern eine sicherere und umweltschonendere Alternative des elektronischen Rechnungsaustausches bieten.

Wie stelle ich auf E-Invoicing um?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: Selber machen oder auf einen Dienstleister zurückgreifen. Das ZUGFeRD-Format steht jedem Unternehmen kostenlos als Download zur Verfügung und kann ohne externen Dienstleister genutzt werden. Es gibt jedoch Fälle, in denen die Hilfe von einem Experten empfehlenswert ist und obendrein nützlich sein kann.

Wenn es dringend ist: Wir helfen bei der ersten XRechnung bis zum Versand

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