Häufig gestellte Fragen

FAQ
Ich habe eine elektronische Rechnung erhalten – was nun?

Um die erhaltene E-Rechnung öffnen zu können, benötigen Sie lediglich den Acrobat Reader von Adobe. Damit können Sie alle E-Rechnungen ohne Probleme öffnen.

Was kostet die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand?

Die Kosten einer Umstellung auf E-Invoicing richtet sich nach der Zielsetzung und nach den Systemen und Prozessen, die erneuert, bzw. erstellt werden müssen. Auch die Bandbreite der zu nutzenden Services spielt dabei eine Rolle.

Warum sollte ich für den elektronischen Rechnungsaustausch einen Dienstleister nutzen?

Technische Dienstleister sind immer dann sinnvoll, wenn man Prozesse verbinden und normieren muss, um nationale und internationale Richtlinien einzuhalten und selbst nicht das nötige Know-How besitzt. Mit Hilfe dieser Experten lassen sich nicht rein die steuerrechtlichen Bedürfnisse abdecken, sondern es stehen meist auch zahlreiche Zusatzservices zur Verfügung. Dazu zählen z.B. die Archivierung von Daten, die Datenkonvertierung und-validierung, gemischte Wahlmöglichkeiten (Papier und elektronische Rechnungen) und ganz besonders wichtig: die Prozesssicherheit.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD konforme Rechnung?

Schwierig ist die Erstellung der passenden XML Datei, diese muss sämtliche Rechnungsdaten gemäß der europäischen Norm EN 16931-1 enthalten. Hierfür erforderlich sind spezielles Fachwissen und entsprechende Werkzeuge für die Erstellung und die Einbettung der Daten in das PDF.

Und so funktoniert’s bei faktoora! Zugferd Rechnung erstellen Video-Youtube

Was muss ich als öffentlicher Auftraggeber oder Zulieferer tun?

Der Verband E-Rechnung empfiehlt allen Unternehmen sich einen auf E-Invoicing spezialisierten Partner/Anbieter zu suchen, um technische Schwierigkeiten und finanzielle Posten zu überwinden. Denn diese Provider können den Rechnungssendern und -empfängern eine sicherere und umweltschonendere Alternative des elektronischen Rechnungsaustausches bieten.

Wie stelle ich auf E-Invoicing um?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: Selber machen oder auf einen Dienstleister zurückgreifen. Das ZUGFeRD-Format steht jedem Unternehmen kostenlos als Download zur Verfügung und kann ohne externen Dienstleister genutzt werden. Es gibt jedoch Fälle, in denen die Hilfe von einem Experten empfehlenswert ist und obendrein nützlich sein kann.

Um was geht es beim E-Rechnungsgesetz?

Das E-Rechnungsgesetz hat als Ziel ein datenübergreifendes E-Invoicing-Modell zu schaffen. Hier sollen nationale und internationale Standards erfüllt werden können „[…] und [es soll] sich (neben der Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen) auch für den einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen eignen.“ (https://www.verband-e-rechnung.org/e-rechnungsgesetz/)

Ab November 2020 ist die E-Rechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern Pflicht. Ausgenommen sind Direktaufträge, die unter einem Wert von 1000€ netto bleiben.

Was bedeutet FACTUR-X?

Während ZUGFeRD in der Version 1.0 noch ein “deutsches Format” war, wurde bei der Version 2.0 eng mit dem französischen “Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques“ (FNFE-MPE) zusammengearbeitet, um das französische Rechnungsformat FACTUR-X und ZUGFeRD 2.0 anzugleichen. Beide Formate bilden die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931-1 ab und sind technisch identisch.

Welche Unterschiede gibt es zwischen ZUGFeRD 1.0 und ZUGFeRD 2.0?

ZUGFeRD 1.0 folgte noch nicht der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der europäischen Norm EN 16931-11 und wird somit nicht von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert.

ZUGFeRD 2.0 stellt eine elektronische Rechnung dar, welche die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der europäischen Norm EN 16931-11 darstellen kann.

Brauche ich ZUGFeRD überhaupt?

Wenn Sie Rechnungen an große Firmen oder öffentliche Träger stellen, werden Sie um die Erstellung elektronischer Rechnungen zum ZUGFeRD Format nicht herumkommen. Sind Ihre Kunden vornehmlich kleine Betriebe, die keine elektronische Rechnungsverarbeitung haben, steht es Ihnen natürlich frei, weiterhin „klassische“ Rechnungen zu erstellen.

Während öffentliche Träger ab 2020 verpflichtet sind, Rechnung nur noch im ZUGFeRD Format zu akzeptieren, ist es Konzernen weitgehend freigestellt. In der Praxis verlangen allerdings schon jetzt viele große Firmen von Ihren Zulieferern Rechnungen ausschließlich im ZUGFeRD Format.

Sie haben noch Fragen?

Dann rufen Sie uns an! ZUGFeRD, XRechnung, ZRE und OZG-RE sind herausfordernde Themen. Wir helfen Ihnen dabei und erklären die Abläufe. Haben Sie keine Scheu!

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