Die elektronische Rechnung – Jetzt Pflicht für B2B in Deutschland
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, Rechnungen im elektronischen Format auszustellen und zu empfangen.
Warum sich jetzt mit elektronischen Rechnungen beschäftigen?
Die Digitalisierung im Rechnungswesen schreitet voran – und mit ihr steigen die gesetzlichen Anforderungen. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, Rechnungen im elektronischen Format auszustellen und zu empfangen. Das bedeutet: Klassische PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten sind nicht mehr ausreichend.
Diese Pflicht ist nicht nur eine regulatorische Maßnahme, sondern auch eine Chance: Digitale Rechnungen sparen Zeit, reduzieren Fehler und ermöglichen eine effizientere Buchhaltung. Unternehmen, die jetzt umstellen, profitieren von mehr Automatisierung und sind langfristig für kommende gesetzliche Änderungen gerüstet.
XRechnung
ZUGFeRD
EN 16931
PEPPOL
Welche Fristen und Vorgaben gelten?
Ab 1. Januar 2025
Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Ab 1. Januar 2026
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € sind verpflichtet, Rechnungen in elektronischem Format auszustellen.
Für alle anderen Unternehmen
Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen wird schrittweise ausgeweitet.
Wichtiger Hinweis zur Zustimmung
Der Rechnungsempfänger muss nicht mehr zustimmen – alle B2B-Rechnungen in Deutschland müssen im strukturierten Format versendet werden.
Noch unsicher, ob Sie betroffen sind?
Welche Formate sind erlaubt?
Damit Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, müssen sie strukturiert sein und sich maschinell verarbeiten lassen.
XRechnung
Standardformat für Behörden und Unternehmen in Deutschland
ZUGFeRD
Kombiniert maschinenlesbare Daten mit einer visuellen Darstellung
Weitere Formate
Standardformat für Behörden und Unternehmen in Deutschland
Wichtig
Einfache PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten sind nicht mehr zulässig!
Warum lohnt sich die Umstellung auf elektronische Rechnungen?
-
Weniger manuelle Arbeit
Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren den Verwaltungsaufwand. -
Schnellere Zahlungen
Rechnungen werden direkt verarbeitet, geprüft und automatisch freigegeben.
-
Geringere Fehlerquote
Strukturierte Daten verhindern Tippfehler und sorgen für eine fehlerfreie Verarbeitung. -
Bessere Compliance
Sie erfüllen nicht nur die aktuellen Vorgaben, sondern sind auch auf kommende Änderungen vorbereitet.w
Wie faktoora Sie unterstützt
Für Unternehmen mit manuellen Prozessen (Word/Excel)
- Einfache Erstellung & Verwaltung von Rechnungen – Kein technisches Know-how erforderlich.
- Import von Rechnungspositionen aus Excel – Ideal für Unternehmen mit vielen Rechnungszeilen.
- Anlagen direkt in die elektronische Rechnung einbetten – Keine separate Dokumentenverwaltung nötig.
- Flexible Freigabeworkflows – Rechnungen durchlaufen einen genehmigten Prozess.
- Buchung auf Kostenstellen & Branchenfelder – Ideal für spezifische Branchenanforderungen.
Für Unternehmen mit bestehenden ERP-Systemen
- Nahtlose Integration über unsere REST API – Elektronische Rechnungen direkt aus Ihrem ERP-System.
- Direkter Versand von Ausgangsrechnungen – Kein manuelles Versenden mehr.
- GoBD konforme Archivierung – Wir übernehmen die Archivierung der erstellten Rechnungen.
Für Unternehmen mit alten ERP-Systemen – Integration ohne externe API
Nicht jedes Unternehmen kann oder will eine API-Anbindung nutzen. Deshalb bieten wir eine alternative Lösung:
- Datenexport & Verarbeitung über Pipelines – Transformation in das richtige Format.
- Reibungslose Anpassung an bestehende Prozesse – Kein direkter Eingriff in Ihr ERP-System.
- Sofortiger Zugang zur E-Rechnung ohne Systemmigration.
VIDA – Der nächste Schritt zur vollständigen Digitalisierung
Damit Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, müssen sie strukturiert sein und sich maschinell verarbeiten lassen.
Was bedeutet das konkret?
- Elektronische Rechnungen werden zur Norm in der gesamten EU.
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen (UStVA) werden automatisch aus Rechnungsdaten generiert.
- Mehrwertsteuerbetrug soll durch Echtzeit-Meldesysteme minimiert werden.
Mehrwertsteuerbetrug soll durch Echtzeit-Meldesysteme minimiert werden.
