Datenschutzerklärung

Allgemein

Wir messen dem Datenschutz große Bedeutung bei. Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geschieht unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen unsere Internetseite sowie die faktoora-Plattform anbieten zu können. Gem. Art. 13 DSGVO beschreiben wir in dieser Erklärung, welche Daten wir in welcher Art, zu welchem Zweck und in welchem Umfang verwenden und welche Wahlmöglichkeiten und Rechte Sie im Zusammenhang mit der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Abschnitt 2 betrifft unsere Internetseite, Abschnitt 3 die Nutzung der faktoora-Plattform. Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO finden in keinem Bereich statt.

1. Verantwortliche Stelle

Für die Einhaltung des Datenschutzes auf unserer Seite ist die faktoora GmbH, vertreten durch Dr. Peter Schenkel, Amselweg 1, 89231 Neu-Ulm, verantwortlich.

Für datenschutzrechtliche Anfragen stehen wir Ihnen gern unter privacy@faktoora.com zur Verfügung.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

PROLIANCE GmbH
www.datenschutzexperte.de
Leopoldstr. 21
80802 München
datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

Bitte nennen Sie bei der Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzbeauftragten das Unternehmen, auf welches sich Ihre Anfrage bezieht. Bitte sehen Sie davon ab, Ihrer Anfrage sensible Informationen wie z. B. eine Ausweiskopie beizufügen.

2. Datenerfassung auf unserer Internetseite

a) Server-Logfiles

Insoweit Sie unsere Internetseite https://faktoora.com aufrufen, werden automatisch Informationen durch Ihren Browser an den Server unserer Internetseite übertragen. Die Speicherung dieser Informationen erfolgt nur kurzzeitig in Server-Protokollen; diese werden nicht dauerhaft gespeichert, sondern im Rahmen der automatischen Log-Rotation fortlaufend überschrieben.

Dies umfasst folgende Daten:

• Ihre IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs,
• Name und URL der von Ihnen aufgerufenen Datei,
• Website, von der aus der Aufruf erfolgt (Referrer-URL),
• Informationen zu dem von Ihnen verwendeten Browser sowie Betriebssystems,
• gegebenenfalls Kennungen Ihres Internetzugangs, die aus der IP-Adresse hervorgehen.

Diese Daten werden zum Zwecke der Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus und einer komfortablen Nutzung unserer Internetseite sowie zur Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität verwendet.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse folgt aus den vorgenannten Zwecken.

Die Daten werden nicht dazu verwendet, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

b) Kommunikation per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail anschreiben, verarbeiten wir zumindest Ihre E-Mail-Adresse sowie die Angaben in Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage einen bestehenden oder angebahnten Vertrag betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Zu unseren Anfrageformularen siehe Punkt j.

Wir löschen Ihre Daten nach Bearbeitung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

c) Verarbeitung von Kunden- und Vertragsdaten

Bei Geschäftsanbahnung, Vertragsabschluss und Vertragserfüllung verwenden wir Ihre hierzu notwendigen personenbezogenen Daten zu diesem Zweck gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Eine Datenübermittlung an Dritte erfolgt nur dann und insoweit diese zur vertragsgemäßen Erfüllung erforderlich ist, z. B. wenn ein Kreditinstitut zur Zahlungsabwicklung beauftragt wurde.

Die Löschung dieser personenbezogenen Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen Gewährleistungsfristen bzw. nach Ende gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).

Zur Nutzung der faktoora-Plattform mit eigenem Nutzerkonto siehe Abschnitt 3.

Bei jeder Registrierung, Bestellung oder anderen verbindlichen Handlung auf unserer Website speichern wir Ihre IP-Adresse sowie Tag und Zeit. Dies erfolgt zu Ihrem Schutz sowie gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO aus unserem berechtigten Interesse an der Beweisbarkeit einer Anspruchsentstehung sowie zur Vorbeugung von Missbrauch oder unbefugter Nutzung unseres Systems.

d) Verarbeitung durch Zahlungsdienstleister

Bei kostenpflichtigen Leistungen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Zahlungsdaten (Konto-, Kreditkarten-, und andere Bankdaten) auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Dies geschieht zum Zwecke der Vertragsdurchführung (Zahlungsabwicklung/Buchhaltung). Insoweit erforderlich werden Ihre Zahlungsdaten für die Zahlungstransaktion sowie zur Abrechnung an Dienstleister (Kreditinstitute, Zahlungsdienstleister, unseren Steuerberater) übermittelt bzw. direkt von diesen verarbeitet.

Ihre Zahlungsdaten werden für die Dauer des bestehenden Vertragsverhältnisses gespeichert. Unsere Abrechnungsunterlagen (Rechnungen und Zahlungsbelege) bewahren wir nach § 147 Abs. 3 AO 8 Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO); im Übrigen werden die Zahlungsdaten nach vollständiger Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht.

e) Cookies und Speicherung auf Ihrem Endgerät

Unsere Internetseite verwendet Cookies und vergleichbare Speichertechniken (z. B. Local Storage und Session Storage Ihres Browsers). Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Wir unterscheiden dabei:

• Notwendige Speicherung: Sie ist erforderlich, damit die Seite funktioniert und sicher betrieben werden kann. Dazu gehören der Schutz unserer Formulare vor automatisiertem Missbrauch, die Speicherung Ihrer Auswahl in den Datenschutz-Einstellungen sowie – wenn Sie die Sprache ausdrücklich wählen – ein Cookie, das diese Sprachwahl für bis zu ein Jahr speichert und für alle Angebote unter faktoora.com gilt, einschließlich unserer Anwendung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
• Statistik: Auswertung der Nutzung unserer Seite (Google Analytics, siehe Punkt f; Sitzungskennung der Nutzungsmessung im Hilfebereich, siehe Punkt k).
• Marketing: Messung des Erfolgs unserer Werbeanzeigen und Kampagnen (Google Ads, siehe Punkt g; Kampagnenzuordnung, siehe Punkt i).

Die Kategorien „Statistik“ und „Marketing“ setzen wir ausschließlich nach Ihrer Einwilligung ein. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Solange Sie nicht eingewilligt haben, werden die entsprechenden Dienste nicht geladen; es findet insoweit auch keine Verbindung zu deren Servern statt.

Sie können Ihre Auswahl jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen. Klicken Sie dazu auf den Link „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite. Die Änderung wirkt sofort. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Unabhängig davon können Sie gespeicherte Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Ihre Entscheidung selbst speichern wir mit Zeitstempel im Local Storage Ihres Browsers, um sie bei weiteren Besuchen berücksichtigen und nachweisen zu können. Ändern sich die eingesetzten Dienste oder Zwecke, fragen wir Sie erneut.

f) Google Analytics

Nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Statistik“ nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ohne Ihre Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen.

Zweck der Verarbeitung ist die statistische Auswertung und fortlaufende Verbesserung unseres Angebots. Dabei werden pseudonyme Nutzungsprofile gebildet und Cookies verwendet. Erfasst werden insbesondere:

• Datum und Uhrzeit des Aufrufs,
• aufgerufene Seiten und deren Adressen,
• Website, von der aus der Aufruf erfolgt (Referrer-URL),
• Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem,
• ungefährer Standort (abgeleitet aus der IP-Adresse).

Google Analytics 4 speichert die IP-Adresse nicht dauerhaft; sie wird zur groben Standortbestimmung genutzt und anschließend verworfen. Ereignisdaten werden nach 2 Monaten, nutzerbezogene Daten nach 14 Monaten gelöscht; bei erneuter Aktivität beginnt die Frist für nutzerbezogene Daten neu. Die Cookies (_ga, ga*) haben eine Laufzeit von bis zu zwei Jahren. Eine Verarbeitung in den USA durch die Google LLC kann nicht ausgeschlossen werden. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Wir setzen den Google Consent Mode v2 ein. Ihre Auswahl wird an Google übermittelt und steuert, ob und in welchem Umfang Daten verarbeitet werden dürfen.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die „Cookie-Einstellungen“ widerrufen. Zusätzlich können Sie die Erfassung durch das von Google bereitgestellte Browser-Add-on unterbinden: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

g) Google Ads Conversion-Tracking

Nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Marketing“ nutzen wir das Conversion-Tracking von Google Ads, einem Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Zweck ist ausschließlich die Erfolgsmessung unserer Werbeanzeigen: Wir möchten nachvollziehen, über welche Anzeige eine Anfrage oder Registrierung zustande gekommen ist. Dazu werden die Klick-Kennung der Anzeige (z. B. "gclid") sowie das Absenden eines Formulars an Google übermittelt.

Eine personalisierte Werbung oder ein Remarketing führen wir über unsere Website nicht durch. Das entsprechende Einwilligungssignal („ad_personalization“) bleibt technisch deaktiviert, auch wenn Sie in die Kategorie „Marketing“ einwilligen.

Dabei setzt Google ein Cookie zur Zuordnung von Conversions (z. B. „_gcl_au“, Speicherdauer bis zu 90 Tage). Google verarbeitet die Conversion-Daten als eigener Verantwortlicher; es gelten die Datenschutzbedingungen von Google Ads für Verantwortliche (Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms). Die Klick-Kennung speichern wir auf unserer Website nur für die Dauer der Browsersitzung.

Für die Übermittlung in die USA gilt das unter Punkt f) Ausgeführte entsprechend. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die „Cookie-Einstellungen“ widerrufen.

h) Cloudflare Turnstile

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Eingaben („Bots“) und Spam setzen wir Cloudflare Turnstile ein, einen Dienst der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, bzw. der Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München.

Dabei werden technische Informationen Ihres Browsers und Ihre IP-Adresse an Cloudflare übermittelt und dort ausgewertet, um zu unterscheiden, ob die Eingabe von einem Menschen stammt. Cloudflare Turnstile verwendet keine Cookies zur Wiedererkennung und erstellt keine Werbeprofile.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, missbrauchsfreien Betrieb unserer Formulare gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO; für den technisch erforderlichen Zugriff auf Ihr Endgerät gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die Verarbeitung erfolgt nur auf Seiten mit Formularen.

Soweit dabei Daten an die Cloudflare, Inc. in den USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, unter dem Cloudflare zertifiziert ist, sowie ergänzend der EU-Standardvertragsklauseln.

Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

i) Zuordnung von Anfragen zu Werbekampagnen

Nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Marketing“ speichern wir während Ihres Besuchs im Session Storage Ihres Browsers, über welchen Weg Sie zu uns gefunden haben:

• Kampagnen-Parameter aus der aufgerufenen Adresse (z. B. „utm_source“, „utm_medium“, „utm_campaign“) sowie Klick-Kennungen wie „gclid“, „fbclid“ oder „msclkid“,
• die Website, von der aus Sie zu uns gelangt sind,
• die zuerst aufgerufene Seite, den Zeitpunkt des ersten Seitenaufrufs sowie die innerhalb des Besuchs aufgerufenen Seiten.

Diese Angaben werden ausschließlich in Ihrem Browser gehalten und automatisch gelöscht, sobald Sie den Browser-Tab schließen oder Ihre Einwilligung widerrufen. Erst wenn Sie ein Formular absenden, werden sie zusammen mit Ihrer Anfrage an uns übermittelt und in unserem eigenen System gespeichert (siehe Punkt j). Eine Übermittlung an Dritte findet dabei nicht statt.

Zweck ist die Erfolgsmessung unserer eigenen Marketingmaßnahmen. Rechtsgrundlage für die Speicherung auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO; die Auswertung der mit Ihrer Anfrage übermittelten Angaben stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Ohne Ihre Einwilligung findet keine Speicherung statt.

j) Kontakt-, Beratungs- und Testanfragen

Wenn Sie unser Anfrageformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (je nach Formular: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer, Thema und Ihre Nachricht) sowie die unter Punkt i) genannten Zuordnungsdaten, Ihre IP-Adresse, die Browserkennung und den Zeitpunkt des Absendens.

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie – bei einer Testregistrierung – die Einrichtung Ihres Zugangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO hinsichtlich der Speicherung von IP-Adresse und Zeitpunkt zu Nachweis- und Missbrauchsschutzzwecken.

Ihre Anfrage wird in unserem eigenen Kundenverwaltungssystem gespeichert und dort für die Dauer der Bearbeitung sowie einer sich gegebenenfalls anschließenden Geschäftsbeziehung aufbewahrt. Kommt keine Geschäftsbeziehung zustande, löschen wir die Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Ein Passwort, das Sie bei einer Testregistrierung vergeben, wird ausschließlich zur Einrichtung Ihres Zugangs verwendet und nicht in unserem Kundenverwaltungssystem gespeichert.

k) Nutzungsmessung im Hilfebereich

Um unseren Hilfebereich zu verbessern, erfassen wir auf den Hilfeseiten, welche Artikel aufgerufen, welche Suchbegriffe eingegeben und ob von dort aus Kontakt zu uns aufgenommen wird. Suchbegriffe werden vor der Speicherung um E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und längere Ziffernfolgen bereinigt. Die Ereignisse werden ausschließlich an unser eigenes System übermittelt und in Server-Protokollen gespeichert, die im Rahmen der automatischen Log-Rotation fortlaufend überschrieben werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung unseres Hilfeangebots. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Statistik“ speichern wir zusätzlich eine zufällige Sitzungskennung im Session Storage Ihres Browsers, um die Ereignisse eines Besuchs zusammenzuführen; sie wird beim Schließen des Tabs gelöscht (§ 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Ohne Einwilligung erfassen wir die Ereignisse ohne Kennung. Erstellen Sie aus dem Hilfebereich heraus ein Support-Ticket (Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht), übermitteln wir mit dem Ticket die Sitzungskennung und die zuvor aufgerufenen Hilfeartikel, um Ihr Anliegen schneller bearbeiten zu können (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

l) Hosting

Unsere Internetseite wird bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland als Auftragsverarbeiter gehostet.

m) E-Rechnungs-Validator

Unser öffentlicher E-Rechnungs-Validator prüft hochgeladene E-Rechnungen auf Formatkonformität. Wenn Sie dort freiwillig Ihre E-Mail-Adresse angeben, um Informationen zu faktoora zu erhalten, speichern wir sie in unserem selbst betriebenen System für Kundenkommunikation. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Wir speichern die Adresse, bis Sie sich abmelden oder die Löschung verlangen; Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder an privacy@faktoora.com.

3. Nutzung der faktoora-Plattform

Dieser Abschnitt gilt, wenn Sie ein Nutzerkonto bei faktoora anlegen und die Plattform nutzen.

a) Rollen

Für die Daten Ihres Nutzerkontos und Ihres Vertragsverhältnisses mit uns ist die faktoora GmbH Verantwortlicher. Daten, die Sie als Geschäftskunde in der Plattform über Dritte verarbeiten (z. B. Rechnungsempfänger, Lieferanten, Kontakte), verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach Ihrer Weisung auf Grundlage unserer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung; verantwortlich ist insoweit Ihr Unternehmen.

b) Verarbeitete Daten und Zwecke

• Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Berechtigungen) zur Kontoverwaltung, Anmeldung und Zugriffssteuerung. Die Anmeldung erfolgt über einen von uns selbst betriebenen Identity Provider; Passwörter werden dort ausschließlich gehasht gespeichert. Alternativ kann die Anmeldung per Single Sign-on über den Identity Provider Ihrer Organisation erfolgen (z. B. Microsoft Entra ID).
• Rechnungs- und Kontaktdaten zur Erstellung, Zustellung, Verwaltung und Speicherung von Rechnungen während der Vertragslaufzeit.
• Nutzungsdaten (Anmeldezeitpunkte, Aktivitätsprotokolle, Sitzungsdaten) zur Sicherheitsüberwachung und für einen manipulationserkennbaren Audit-Trail. Aktivitäts- und Audit-Protokolle zu Ihrem Konto verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
• API-Protokolle (Anfragen und Antworten an unsere Programmierschnittstelle einschließlich IP-Adresse) zur Sicherheit, für den Support und zur Nachvollziehbarkeit der Nutzung. Soweit sie Daten Ihres Unternehmens enthalten, verarbeiten wir sie als Auftragsverarbeiter nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
• Zahlungsdaten zur Abonnementverwaltung (Kartennummern speichern wir nicht) sowie – wenn Sie ein Bankkonto verbinden – Banktransaktionen zur Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen und – wenn Sie Überweisungen aus faktoora auslösen – die Überweisungsdaten.
• Eingangsrechnungsdateien, wenn die automatische Datenerfassung für Ihr Konto aktiviert ist.
• Produkt-Kommunikation: Registrierungs- und Abonnement-Ereignisse (E-Mail-Adresse, Registrierungsdatum, Tarif) übermitteln wir an unsere selbst betriebenen Systeme für Kundenverwaltung und Kundenkommunikation, um Sie zu Ihrem Konto und zu unserem Angebot zu informieren. Der Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse für Informationen zu unserem Angebot können Sie jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen – über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder an privacy@faktoora.com.

c) Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für Kontoverwaltung, Rechnungsfunktionen, Abonnement und Support.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO für die Aufbewahrung unserer eigenen Buchhaltungs- und Abrechnungsunterlagen nach Handels- und Steuerrecht (§ 147 AO, § 257 HGB). Übermittlungen an Steuerbehörden im E-Rechnungsverkehr (z. B. VeriFactu in Spanien, KSeF in Polen) nehmen wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Kunden vor.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO für Sicherheitsüberwachung, Fehlererkennung, Plattformstabilität und Produkt-Kommunikation; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Plattform und in der Information unserer Kunden.

d) Support-Zugriff auf Ihr Konto

Autorisierte Support-Mitarbeiter von faktoora können vorübergehend auf Ihr Konto zugreifen, um Support zu leisten, Probleme zu untersuchen oder in Ihrem Auftrag zu beheben. Dieser Zugriff ist auf berechtigtes Personal beschränkt, zeitlich begrenzt und wird in einem manipulationserkennbaren Audit-Log protokolliert. Soweit dabei Daten Ihres Unternehmens betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung als Auftragsverarbeitung nach Ziffer 11 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

e) KI-gestützte Funktionen

KI-gestützte Funktionen sind optional. Bei der automatischen Datenerfassung aus Eingangsrechnungen wird die hochgeladene Datei an einen spezialisierten Dienstleister übermittelt. Bei der KI-gestützten Dokumentensuche wird nur die eingegebene Suchanfrage an einen externen KI-Dienst übermittelt; Dokumente und sonstige Daten verbleiben bei uns. Die Suchanfrage enthält nur dann personenbezogene Daten, wenn Sie solche eingeben. Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt.

f) Speicherdauer

4. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Ihre personenbezogenen Daten übermitteln wir an Dritte nur, soweit Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO), dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (lit. b), wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (lit. c) oder dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist und Ihre Interessen nicht überwiegen (lit. f).

Für den Betrieb der Plattform setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

Weitere Empfänger:

Die jeweils aktuelle Übersicht finden Sie auch in unserem Trust Center unter trust.faktoora.com. Binden Sie selbst Buchhaltungs-, ERP- oder CRM-Systeme an (z. B. DATEV, Xero, Bexio, HubSpot), übermitteln wir Daten dorthin auf Ihre Weisung.

Unsere eigene Verarbeitung findet in der EU statt. Soweit ein Dienstleister Daten außerhalb der EU verarbeitet oder von dort auf Daten zugreifen kann – siehe die Angaben in der Tabelle –, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) oder der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Daten aus der Plattform geben wir nicht zu Werbezwecken weiter; auf der Website übermitteln wir Daten zur Erfolgsmessung von Anzeigen nur nach Ihrer Einwilligung (Abschnitt 2 g).

5. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Für Abschluss und Durchführung eines Nutzungsvertrags sowie für die Bearbeitung von Anfragen sind die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben jedoch erforderlich; ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen bzw. die Anfrage nicht bearbeiten. Die unter Punkt 2 a) genannten Verbindungsdaten werden technisch bedingt verarbeitet.

6. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die von uns verarbeiteten Daten, die Zwecke, Empfänger, Speicherdauer und Herkunft.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Ausnahmen nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – in der Plattform auch per Self-Service-Export (CSV und PDF, teilweise XLSX; JSON auf Anfrage).
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, etwa über die „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite.
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Direktwerbung, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an privacy@faktoora.com oder an unseren Datenschutzbeauftragten. Einige Rechte können Sie zudem direkt in der Plattform ausüben (Export, Bearbeitung, Löschung des Kontos). Wir beantworten Anfragen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats; bei komplexen Anfragen kann sich die Frist um zwei weitere Monate verlängern, worüber wir Sie informieren.

7. Datensicherheit

Diese Seite und die faktoora-Plattform nutzen zum Schutz der Übertragung eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt und ein Schloss-Symbol anzeigt.

Darüber hinaus haben wir technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen – darunter Festplattenvollverschlüsselung der Produktionsserver, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Mehrfaktor-Authentifizierung für Infrastrukturzugänge und einen manipulationserkennbaren Audit-Trail. Weitere Informationen finden Sie in unserem Trust Center.

8. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 29.10.2026.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Vorgaben oder unsere Leistungen ändern. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail oder in der Plattform.

Unsere Datenschutzerklärung steht Ihnen unter https://faktoora.com/datenschutz jederzeit zur Einsicht und zum Ausdrucken zur Verfügung.