Digitale Rechnungserstellung – Effizient, gesetzeskonform und flexibel
Erstellen Sie elektronische Rechnungen einfach, sicher und gesetzeskonform – genau so, wie es zu Ihrem Unternehmen passt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland B2B-Rechnungen in elektronischem Format ausstellen
Das bedeutet: Klassische PDF-Rechnungen sind nicht mehr ausreichend. Stattdessen müssen Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt werden, das den europäischen Standard EN16931 erfüllt.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt diese Pflicht bereits seit 2020 gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV).
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die den europäischen Standard EN16931 erfüllt. Dieser Standard definiert die rechtlichen und technischen Anforderungen, damit Rechnungen strukturiert und automatisiert verarbeitet werden können.
Damit eine Rechnung als elektronische Rechnung anerkannt wird, muss sie in einem konformen Format vorliegen. Die gängigsten Formate, die den EN16931-Standard erfüllen, sind:
CII (Cross Industry Invoice)
Ein XML-Format für den internationalen Rechnungsdatenaustausch.
UBL (Universal Business Language)
Ein weit verbreitetes XML-Format für digitale Geschäftsprozesse in Europa.
ZUGFeRD (Extended Profile)
Ein hybrides Format mit einer PDF-Darstellung und eingebettetem XML.
Diese Formate stellen sicher, dass Rechnungen gesetzeskonform, standardisiert und automatisiert verarbeitbar sind – sowohl für nationale als auch internationale Geschäftspartner.
Warum ist die digitale Rechnungserstellung wichtig?
Die Rechnungserstellung ist der erste Schritt im gesamten Rechnungsprozess. Wenn Rechnungen nicht direkt elektronisch, standardisiert und fehlerfrei erstellt werden, entstehen Verzögerungen beim Empfänger, Zahlungen verzögern sich und rechtliche Risiken steigen.
Mit faktoora erstellen Sie rechtskonforme elektronische Rechnungen in den Formaten CII, UBL und ZUGFeRD – online oder vollautomatisch über unsere API. Unsere Lösung ermöglicht nicht nur die Erstellung, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Rechnungen den richtigen Formaten, Anforderungen und individuellen Geschäftspartnerprofilen entsprechen.
Für Unternehmen mit bestehenden ERP-Systemen
- Gesetzliche Sicherheit Erstellen Sie Rechnungen direkt im vorgeschriebenen Format
- Weniger Aufwand & Fehler Kein manuelles Abtippen, keine Übertragungsfehler
- Schnellerer ZahlungsflussElektronische Rechnungen werden beim Empfänger automatisch verarbeitet
- Flexible Nutzung Online-Erstellung oder API-Anbindung für automatisierte Prozesse
Rechnungen erstellen – So flexibel wie Ihr Unternehmen
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an die Rechnungserstellung. Mit faktoora haben Sie drei flexible Möglichkeiten, um elektronische Rechnungen einfach, sicher und gesetzeskonform zu erstellen.
Direkt online – Rechnungen über unsere Plattform erstellen
Für Unternehmen, die Rechnungen ohne technische Integration erstellen möchten, bietet faktoora eine intuitive Benutzeroberfläche. Damit lassen sich Rechnungen direkt online erfassen, verwalten und freigeben.
- Einfache DateneingabeAlle Rechnungsdetails wie Referenzen, Zahlungsbedingungen und Rabatte strukturiert erfassen
- Vielfältige Rechnungstypen Erstellung von Teil-, Abschluss- und Abschlagsrechnungen
- Flexible Versandoptionen Rechnung herunterladen, per Mail oder PEPPOL direkt über faktoora versenden
- Freigabe-WorkflowsIntegrierte Prüf- und Genehmigungsprozesse für mehr Sicherheit und Kontrolle
- Automatische Generierung EN16931-konforme Rechnungen in CII, UBL oder ZUGFeRD
Ideal für: Unternehmen jeder Größe – von kleinen Betrieben bis hin zum Mittelstand mit klar definierten Freigabeprozessen.
Per API – Automatisierte Rechnungsstellung mit maximaler Effizienz
Für Unternehmen, die eine vollständige Automatisierung ihrer Rechnungsprozesse anstreben, bietet faktoora eine leistungsstarke REST API.
- Direkte Anbindung an Ihr ERP-SystemRechnungen werden direkt aus Ihren bestehenden Prozessen generiert
- Automatischer Rechnungsversand Versand über E-Mail, PEPPOL oder Anbindung an eigene Mailserver
- Webhook-IntegrationAutomatische Status-Updates und Benachrichtigungen über Rechnungsverarbeitung
- Konform mit gesetzlichen Anforderungen Rechnungen immer im aktuellen Standard ohne manuellen Anpassungsaufwand
Ideal für: Unternehmen, die elektronische Rechnungen direkt in ihre digitalen Workflows integrieren möchten.
// Beispiel API-Aufruf zum Erstellen einer Rechnung
fetch('https://api.faktoora.de/v1/invoices', {
method: 'POST',
headers: {
'Content-Type': 'application/json',
'Authorization': 'Bearer YOUR_API_KEY'
},
body: JSON.stringify({
recipient: {
name: "Musterfirma GmbH",
address: "Musterstraße 123, 12345 Berlin"
},
items: [
{
description: "Produktbeschreibung",
quantity: 2,
price: 100.00,
vatRate: 19
}
],
// weitere Rechnungsdetails...
})
}) Über Pipelines – Automatische Verarbeitung für Unternehmen ohne API-Integration
Nicht jedes Unternehmen kann oder möchte eine API-Anbindung nutzen. Deshalb bieten wir eine Lösung für Unternehmen, die ein hohes Rechnungsvolumen haben, aber keine direkte Systemintegration ermöglichen können.
- Datenverarbeitung über PipelinesRechnungsdaten werden automatisch abgeholt, transformiert und in EN16931-konforme Formate überführt
- Skalierbare LösungFür Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen
- Kein direkter Eingriff ins ERP-SystemKeine Anpassungen an bestehende Software erforderlich
Ideal für: Unternehmen mit älteren Systemen oder individuellen Abläufen, die nicht direkt angebunden werden können.
Flexibilität und Anpassbarkeit für jede Rechnungsanforderung
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die Rechnungsstellung – sei es durch unterschiedliche Rechnungsarten, spezifische Felder oder branchenspezifische Besonderheiten. Mit faktoora können Sie Ihre Rechnungen genau so erstellen, wie es Ihre Prozesse erfordern.
Rechnungsarten – Für jede Situation die passende Lösung
Nicht jede Rechnung ist gleich. Mit faktoora können Sie verschiedene Rechnungstypen erstellen und verwalten:
- StandardrechnungenKlassische Rechnungen für einmalige Lieferungen oder Dienstleistungen
- Teilrechnungen & Abschlussrechnungen Für Projekte oder Aufträge, die über mehrere Phasen abgerechnet werden
- Abschlagszahlungen Ideal für Bau- und Dienstleistungsverträge mit mehreren Zahlungsstufen
Beispiel:
Ein Bauunternehmen arbeitet an einem langfristigen Projekt und stellt monatlich Abschlagsrechnungen für bereits erbrachte Leistungen. Nach Projektabschluss wird eine Schlussrechnung mit allen offenen Posten erstellt.
Maximale Flexibilität bei Rechnungsdetails
Viele Unternehmen benötigen spezifische Angaben auf ihren Rechnungen, um den Abgleich mit internen Systemen oder Einkaufsprozessen zu erleichtern. faktoora ermöglicht:
- Rabatte auf PositionsebeneIndividuelle Preisnachlässe für einzelne Artikel oder Dienstleistungen
- Vielfältige ReferenzfelderBestellnummern, Projektnummern, Kostenstellen und mehr
Beispiel für Rechnungsdetails:
Ein Industriezulieferer versendet Rechnungen an verschiedene Geschäftspartner mit unterschiedlichen Anforderungen. Während ein Kunde eine Bestellnummer pro Rechnung erwartet, benötigt ein anderer eine Referenz auf jeder einzelnen Position.
Intelligente Verwaltung von Geschäftspartnern
Nicht jeder Kunde benötigt die gleichen Rechnungsdetails. faktoora ermöglicht es, individuelle Vorgaben für Geschäftspartner zu hinterlegen, um Rechnungen automatisch korrekt zu erstellen:
- Rechnungsprofile auf GeschäftspartnerebeneAutomatische Anpassung an bevorzugte Rechnungsfelder pro Kunde
- Individuelle ZahlungsbedingungenBerücksichtigung von Skonti, Ratenzahlungen oder verlängerten Zahlungszielen
Beispiel:
Ein Unternehmen hat internationale Kunden, die Rechnungen in verschiedenen Formaten benötigen (XRechnung, ZUGFeRD oder UBL). Mit faktoora kann für jeden Geschäftspartner ein passendes Rechnungsprofil hinterlegt werden.
Branchenlösungen & Spezialfunktionen
Nicht jede Branche arbeitet mit einfachen Standardrechnungen. faktoora bietet Lösungen für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen:
Baubranche & Großrechnungen
Spezielle Funktionen für Unternehmen mit umfangreichen Rechnungslisten
- Excel-Import für RechnungspositionenPerfekt für Unternehmen mit umfangreichen Rechnungslisten
- Effiziente Verarbeitung großer MengenKeine manuelle Eingabe mehr nötig
Beispiel:
Ein Bauunternehmen erstellt monatlich Hunderte von Rechnungen aus einer Excel-Liste mit Material- und Leistungspositionen. faktoora ermöglicht den direkten Import der Daten in die elektronische Rechnung.
Rechnungsversand & Zahlungseingang – Flexibel und zuverlässig
Die Erstellung einer Rechnung ist nur der erste Schritt – ebenso wichtig ist, dass sie schnell und zuverlässig beim Empfänger ankommt und rechtzeitig bezahlt wird. Mit faktoora haben Sie volle Kontrolle über den Rechnungsversand und den Zahlungseingang.
Rechnungen versenden – So, wie es für Sie passt
Nicht jedes Unternehmen nutzt den gleichen Weg, um Rechnungen zu versenden. faktoora ermöglicht Ihnen:
- Herunterladen & selbst versendenRechnungen als EN16931-konforme Datei exportieren und per E-Mail oder auf dem gewünschten Kanal versenden.
- Direkter Versand über faktooraVersand der Rechnung automatisiert per E-Mail oder über das PEPPOL-Netzwerk.
- Eigener angebundener Mailserver Versand über Ihren eigenen SMTP-Server für maximale Kontrolle und Branding.
Beispiel:
Ein Dienstleister versendet Rechnungen über seinen eigenen Mailserver, damit alle Rechnungen mit der unternehmenseigenen Domain versandt werden.
Zahlungseingang verfolgen & automatisiert nachfassen
Eine verschickte Rechnung ist erst dann erledigt, wenn sie bezahlt wurde. Mit faktoora behalten Sie den Zahlungseingang im Blick
- Überblick über offene PostenSehen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden.
- Automatische ZahlungserinnerungenVersenden Sie freundliche Zahlungserinnerungen vor Fälligkeit.
- Flexibles MahnwesenDefinieren Sie individuelle Mahnstufen und versenden Sie Mahnungen automatisch oder manuell.
Beispiel:
Ein Handelsunternehmen stellt viele Rechnungen mit unterschiedlichen Zahlungszielen aus. faktoora erinnert Kunden automatisch vor Fälligkeit und versendet eine Mahn-E-Mail, wenn eine Rechnung überfällig ist.
Intelligente Verwaltung von Geschäftspartnern
Nicht jeder Kunde benötigt die gleichen Rechnungsdetails. faktoora ermöglicht es, individuelle Vorgaben für Geschäftspartner zu hinterlegen, um Rechnungen automatisch korrekt zu erstellen:
- Rechnungsprofile auf GeschäftspartnerebeneAutomatische Anpassung an bevorzugte Rechnungsfelder pro Kunde
- Individuelle ZahlungsbedingungenBerücksichtigung von Skonti, Ratenzahlungen oder verlängerten Zahlungszielen
Beispiel:
Ein Unternehmen hat internationale Kunden, die Rechnungen in verschiedenen Formaten benötigen (XRechnung, ZUGFeRD oder UBL). Mit faktoora kann für jeden Geschäftspartner ein passendes Rechnungsprofil hinterlegt werden.
