Peppol ID: Bedeutung, Gültigkeit und Beantragung, so funktioniert Peppol

Peppol kurz erklärt und warum die Peppol ID der zentrale Schlüssel ist

Peppol steht für Pan European Public Procurement OnLine. In der Praxis ist Peppol ein Netzwerk und ein Regelwerk, um elektronische Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine standardisiert und sicher zwischen Firmen auszutauschen. Der entscheidende Unterschied zu Punkt-zu-Punkt Integrationen ist das Betriebsmodell: Du brauchst nicht für jeden Geschäftspartner eine eigene Verbindung. Du brauchst eine Anbindung an einen Peppol Access Point, der Versand und Empfang im Netzwerk übernimmt. (Quelle: https://peppol.org/learn-more/peppol-interoperability-framework/) 

Damit Peppol funktioniert, müssen Absender und Empfänger eindeutig adressierbar sein. Genau dafür gibt es die Peppol ID. Sie ist die Adresse eines Teilnehmers im Peppol Netzwerk und die Grundlage für die automatische Empfängersuche und Zustellung.

Funktionsweise von Peppol in einfachen technischen Bausteinen

Peppol besteht aus vier Kernkomponenten, die du begrifflich sauber trennen solltest:

1. Peppol Access Point
   Der Access Point ist das technische Gateway, über das deine Systeme Dokumente senden und empfangen. Er übernimmt Transport, Prüfungen und Zustellung an den Access Point der Gegenseite.

2. Peppol ID
   Die Peppol ID ist die Teilnehmeradresse. Sie sagt dem Netzwerk, welcher Empfänger gemeint ist, unabhängig davon, welchen Access Point er nutzt.

3. SML, Service Metadata Locator
   Die SML ist der Mechanismus, der anhand der Peppol ID auflöst, in welchem SMP die Zustellinformationen dieses Teilnehmers veröffentlicht sind. OpenPeppol beschreibt diese Rolle explizit als Teil der Discovery Kette.

4. SMP, Service Metadata Publisher
   Ein SMP veröffentlicht die Metadaten eines Teilnehmers: Welche Dokumenttypen und Prozesse er empfangen kann und unter welcher technischen Adresse der Access Point erreichbar ist. Die SMP Spezifikation beschreibt genau diesen Zweck als Lookup Schnittstelle für Service Metadaten. 

Diese vier Bausteine bilden die Standardlogik: Dein Access Point sucht per Peppol ID in der SML den zuständigen SMP, liest dort die Empfangsfähigkeiten und Endpunkte aus und liefert das Dokument an den Access Point des Empfängers.

Was ist eine Peppol ID genau

Eine Peppol ID wird auch Participant Identifier oder Participant ID genannt. Sie besteht aus zwei Teilen:

• einem Scheme, also dem Identifier-Schema, typischerweise als ICD Code nach ISO 6523, zum Beispiel 0088 oder 9930

• dem eigentlichen Identifikatorwert, zum Beispiel GLN oder Umsatzsteuer-ID

Die zulässigen Schemes sind in den offiziellen Peppol Code Lists dokumentiert. (Quelle: https://docs.peppol.eu/edelivery/codelists/v9.4/Peppol%20Code%20Lists%20-%20Participant%20identifier%20schemes%20v9.4.html) 

Typische Beispiele, die in der Praxis häufig genutzt werden:

• 0088: plus GLN als Nummer

• 9930: plus Umsatzsteuer-ID, zum Beispiel DE123456789

Wichtig: Die Peppol ID ist nicht das gleiche wie ein Zertifikat. Sie ist eine Adressierung. Die technische Absicherung erfolgt über das Transportprofil und Zertifikate zwischen Access Points. Die Peppol ID dient der eindeutigen Teilnehmeridentifikation und Discovery.

Was die Peppol ID bedeutet und wofür sie verwendet wird

Eine Peppol ID hat drei konkrete Bedeutungen im Betrieb:

1. Adressierung
   Sie ist die eindeutige Empfängeradresse. Ohne Peppol ID gibt es keine automatisierte Zustellung.

2. Discovery und Routing
   Über die Peppol ID wird die SML Abfrage möglich, die zum zuständigen SMP führt. Dort liegen die Daten, die sagen, wohin gesendet werden muss.

3. Capability Lookup
   Im SMP steht, welche Dokumenttypen und welche Prozesse der Empfänger unterstützt. Das verhindert, dass du Dokumente sendest, die der Empfänger gar nicht annehmen kann. 

Gültigkeit einer Peppol ID, was ist gültig und was nicht

Eine Peppol ID ist im praktischen Sinn gültig, wenn sie im Peppol Netzwerk registriert und auffindbar ist, also wenn sie in der SML referenziert und in einem SMP mit gültigen Metadaten veröffentlicht ist. Du kannst es so formulieren:

• Die Peppol ID existiert als Wert, sobald du sie festlegst.

• Nutzbar im Netzwerk ist sie erst, wenn sie technisch routbar ist, also wenn Discovery und Metadatenpublikation aktiv sind.

Was häufig missverstanden wird: Die Peppol ID wird nicht dadurch ungültig, dass du den Access Point wechselst. In diesem Fall ändert sich in der Regel der veröffentlichte Endpunkt und gegebenenfalls der SMP, aber die Peppol ID kann gleich bleiben, sofern die Registrierung sauber migriert wird.

In offiziellen Dokumenten wird zudem betont, dass veraltete oder deprecated Schemes nicht für neue Teilnehmer genutzt werden sollen. (Quelle: https://www.xoev.de/sixcms/media.php/13/PEPPOL-EDN-Policy-for-use-of-identifiers-4.1.0-2020-03-11.pdf)

Wie du eine Peppol ID bekommst, Schritt für Schritt

Der Weg zur Peppol ID ist in der Praxis ein Registrierungsprozess, nicht nur eine Nummernvergabe. Der Identifikatorwert stammt meist aus bestehenden Identitäten, zum Beispiel GLN oder Umsatzsteuer-ID. Die Peppol ID entsteht durch Kombination mit einem erlaubten Scheme und durch Veröffentlichung im Netzwerk.

1. Passendes Identifier-Schema auswählen
   Wähle ein Scheme, das zu deiner Organisation passt und aktiv ist, zum Beispiel 0088 für GLN oder 9930 für Umsatzsteuer-ID. Prüfe dazu die Peppol Code List. 

2. Den Identifikatorwert klären
   GLN bekommst du typischerweise über die GS1. Umsatzsteuer-ID existiert bereits, wenn du sie nutzt. Wichtig ist Konsistenz, die Peppol ID sollte langfristig stabil bleiben.

3. Access Point Anbindung wählen
   Du brauchst eine technische Anbindung, damit Versand und Empfang möglich sind. Das kann direkt aus dem ERP, über Middleware oder über eine UI Lösung laufen.

4. Registrierung im Netzwerk durchführen
   Hier passiert das Entscheidende: Die Peppol ID wird im SMP veröffentlicht und über die SML für Discovery auffindbar gemacht. Ohne diesen Schritt ist die Peppol ID nicht routbar. 

5. Test und Go Live
   Ein sauberer Test prüft mindestens: Empfangbarkeit, unterstützte Dokumenttypen, korrektes Routing, und dass dein Access Point die richtigen Metadaten nutzt.

Wie du eine Peppol ID prüfst

In der Praxis gibt es zwei technische Prüfarten:

• SMP Lookup, technisch: Ist die Peppol ID routbar und liefert Metadaten.

• Verzeichnis, fachlich: Ist der Teilnehmer im Peppol Directory sichtbar, falls er dort veröffentlicht ist.

Für den operativen Betrieb ist die technische Routbarkeit entscheidend. Sichtbarkeit in einem Directory ist hilfreich, aber nicht der Kern der Zustellung.

Wir sind Peppol SMP und können Peppol IDs registrieren

Als zertifizierter Peppol Service Metadata Publisher und Peppol Access Point Anbieter decken wir die vollständige Peppol Anbindung aus einer Hand ab. Dazu gehören die Registrierung von Peppol IDs im Netzwerk, die Veröffentlichung und der laufende Betrieb der Service Metadaten im SMP sowie der technische Versand und Empfang von Dokumenten über den Access Point. Damit lassen sich sowohl reine Registrierungsanforderungen als auch vollständige End to End Prozesse umsetzen, inklusive Änderungen bei Systemwechseln, Erweiterung um zusätzliche Dokumenttypen und kontrollierte Aktualisierung der hinterlegten Endpunkte und Zertifikate. Die Peppol ID kann auf etablierten Identifikatoren wie GLN oder Umsatzsteuer ID basieren, ergänzt um das passende Participant Identifier Scheme, und wird anschließend so veröffentlicht, dass sie im Peppol Netzwerk eindeutig auflösbar und routbar ist.

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Quellen

1. OpenPeppol Interoperability Framework (Quelle: https://peppol.org/learn-more/peppol-interoperability-framework/) OpenPeppol

2. Peppol SMP Spezifikation, Service Metadata Publishing (Quelle: https://docs.peppol.eu/edelivery/smp/PEPPOL-EDN-Service-Metadata-Publishing-1.3.0-2023-06-05.pdf) Peppol Docs

3. Peppol Code Lists, Participant identifier schemes (Quelle: https://docs.peppol.eu/edelivery/codelists/v9.4/Peppol%20Code%20Lists%20-%20Participant%20identifier%20schemes%20v9.4.html) Peppol Docs

4. FAQ e-rechnung-bund.de zur Peppol Participant ID (Quelle: https://e-rechnung-bund.de/en/faq/what-is-the-peppol-participant-id-and-how-it-can-it-be-requested/) E-Rechnung in der Bundesverwaltung

5. Policy for use of identifiers, Hinweis zu deprecated Schemes (Quelle: https://www.xoev.de/sixcms/media.php/13/PEPPOL-EDN-Policy-for-use-of-identifiers-4.1.0-2020-03-11.pdf) xoev.de