XRechnung: Abschlags-, Teil- und Schlussabrechnungen

Die elektronische Rechnung (XRechnung) definiert unterschiedliche Rechnungstypen je nach Anwendungsfall. Für die automatische Verarbeitung der Rechnungen ist es notwendig die richtigen Rechnungstypen zu kennen und korrekt anzugeben in der XRechnung. Jeder Rechnungstyp wird über einen 2 oder 3-stelligen Code im Feld BT-3 definiert. Eine vollständige Übersicht aller Rechnungstypen finden Sie hier. Da die XRechnung nicht alle Arten von Rechnungen unterstütz, haben wir hier die erlaubten Typen zusammengestellt.

Inhaltsverzeichnis

Die wichtigsten Rechnungsarten im Überblick

Gemäß Vorgaben der KoSIT sollen bei einer XRechnung die folgenden Typen verwendet werden:

  • TypeCode: 326 – Teilrechnung (eigentlich: Teilschlussrechnung)
    Die Teilrechnung ist eine normale Rechnung mit der eine oder mehrere erbrachte Leistungsposten abgerechnet werden. Dies ist meisten der Fall bei längeren Projekten oder z.B. gestaffelten Warenlieferungen. Im Gegensatz zu einer Abschlagsrechnung, die unabhängig von der bereits erbrachten Leistung ist, werden mit einer Teilrechnung nur tatsächlich erbrachte Leistungen abgerechnet mit allen damit verbundenen Gewährleistungspflichten.
  • TypeCode: 380 – Rechnung
    Dieser Typ beschreibt den „Normalfall“ einer Waren- oder Handelsrechnung und ist der gebräuchlichste Typ für die meisten Rechnungen.
  • TypeCode: 381 – Gutschrift
    Eine Gutschrift ist steuerrechtlich eine Rechnung, die -im Gegensatz zur Rechnung- vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Nicht zu verwechseln ist die Gutschrift mit einer Rechnungskorrektur die landläufig auch als „Gutschrift“ bezeichnet wird.
  • TypeCode: 384 – Rechnungskorrektur
    Eine Rechnungskorrektur (oder auch Stornorechnung) wird erstellt, wenn eine Rechnung falsch erstellt wurde oder die Leistung nicht vollständig oder mangelhaft erbracht wurde und damit der Rechnungsbetrag reduziert werden muss. Eine Rechnungskorrektur muss sich dabei immer auf eine bereits erstellte Rechnung beziehen.
  • TypeCode: 389 – Selbstfakturierte Rechnung
    Eine selbstfakturierte Rechnung wird vom Kunden ausgestellt. Der Lieferant erhält eine Rechnungskopie und die Zahlung von dem Kunde.

Für die Abrechnung von Bauleistungen müssen gemäß §§ 14 und 16 VOB/B folgende Rechnungstypen verwendet werden.

  • TypeCode: 875 – Abschlagsrechnung (Bauleistung)
    Eine Abschlagsrechnung für Bauleistung. Eine Abschlagsrechnung hat nicht dieselbe Verbindlichkeit wie eine Teilschluss- oder Schlussrechnung.
  • Typecode: 876 – Teilschlussrechnung (Bauleistung)
    Eine Teilschlussrechnung hat denselben Charakter wie eine Schlussrechnung. Mit einer Teilschlussrechnung werden bereits geleistet Arbeiten im Rahmen einer Teilabnahme abgerechnet.
  • TypeCode: 877 – Schlussrechnung (Bauleistung)
    Grundlage für die Schlussrechnung ist die Fertigstellung und die Abnahme der vereinbarten Leistungen zzgl. etwaiger Nachforderungen.

Vorsicht: Rechnungstypen haben teilweise unterschiedliche Anforderungen

Je nach Rechnungstyp können einzelne Angaben in Form und Inhalt verpflichtend werden, wie z.B. die Referenz auf die Originalrechnung bei einer Rechnungskorrektur oder die Aufstellung der Positionen gemäß Leistungsverzeichnis (z.B. GAEB) bei einer Bauleistung.

Rechnungen an die Deutsche Bahn: welche XRechnungen müssen erstellt werden?

Bei größeren Bauprojekten mit der Deutschen Bahn werden die Rechnungstypen 875-877 verwendet. Je nach Vereinbarung werden Abschlagsrechnungen (875) gestellt oder -wenn es eine Zwischenabnahme gibt- auch Teilschlussrechnungen (876).

Sicherheitseinbehalte der Deutschen Bahn werden nicht in den Rechnungspositionen angegeben, sondern als Informationsfeld in der Rechnung   kodiert. Getätigte Abschlagszahlungen müssen in der Schlussrechnung (877) entsprechend zum Abzug gebracht werden. 

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