XRechnungen an die Deutsche Bahn: neue Anforderungen und Informationen für Lieferanten

Rahmenvertragsnummer und Projektreferenz

Die Deutsche Bahn dreht weiter an den Anforderungen: seit kurzer Zeit wird immer häufiger die Angabe der Rahmenvertragsnummer und/oder der Projektreferenz verlangt. Diese müssen in den Feldern BT-12 (Vertragsnummer) und BT-11 (Projektreferenz) übertragen werden. 

Beide Felder sind gemäß EN16931 optional und es obliegt dem jeweiligen Rechnungsempfänger diese Angaben verpflichtend zu deklarieren.

Die Projektreferenz beinhaltet Angaben zum Name (BT-11-0) und zur Nummer des Projektes (BT-11). Die XRechnung sieht für die Projektreferenz konzeptionell lediglich einen „Identifier.Type“ gemäß ISO 15000-5:2014 Anhang B vor. Da jede XRechnung EN16931 konform sein muss, sind aber dennoch in jedem Fall beide Felder verpflichtend zu setzen.

Adressierung von Rechnungen an Tochtergesellschaften der Deutschen Bahn

[aktualisiert am 14.04.2022]

Seit kurzer Zeit kontrolliert die Deutsche Bahn Rechnungen auf die korrekte Bezeichnung des Empfängers (BT-44) und die Angabe des Regionalbereiches. Ist der Empfänger nicht korrekt angegeben, wird die Rechnung automatisch abgelehnt. Zulässig in BT-44 sind ausschließlich die juristischen Bezeichnungen der Tochterfirmen (z.B. DB Services GmbH). Der Regionalbereich ist nach der korrekten Bezeichnung mit einem Spiegelstrich („-„) anzuhängen. 

Beispiel: eine Rechnung an den Regionalbereich Südost der DB Services GmbH wird korrekt adressiert (BT-44) an „DB Services GmbH – Regionalbereich Südost“. Andere Schreibweisen wie z.B. „DB Services RG Südost GmbH“ oder „DB Services Südost GmbH“ werden automatisiert abgelehnt.

Leitweg-ID und Regionalbereiche

Die Deutsche Bahn untergliedert sich in mehrere Konzernunternehmen für unterschiedliche Fachbereiche, wie z.B. DB Services GmbH, DB Energie GmbH, DB Netz AG uvm. 

Viele der Konzernunternehmen gliedern sich in Regionalbereiche (Mitte/Südwest, Nord, Nordost, Süd, Südost, West). Für alle Unternehmen der Deutschen Bahn und über alle Regionalbereiche hinweg gilt jedoch dieselbe Leitweg-ID 992-90009-96 für die Adressierung der Rechnung (BT-10). Unabhängig von der Leitweg-ID sind dennoch die korrekten Konzernunternehmen und Regionalbereiche zusätzlich anzugeben.

Praxis-Tipp:

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