Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist ein entscheidender Aspekt der Digitalisierung und des elektronischen Geschäftsverkehrs. In Europa hat die Europäische Union (EU) einheitliche Standards und Verordnungen eingeführt, um den grenzüberschreitenden Austausch von elektronischen Rechnungen zu erleichtern. Dieser Artikel gibt einen Überblick über den Stand der elektronischen Rechnungsstellung in Europa, insbesondere im Hinblick auf landesspezifische Regelungen und Standards. Anschließend wird der globale Kontext betrachtet, indem auf die Formate und Spezifikationen eingegangen wird, die in großen Volkswirtschaften eingesetzt werden.
Elektronische Rechnungsstellung in Europa
EU-Richtlinien und Verordnungen
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber in den EU-Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Verordnung (EU) 1025/2018 legt die Europäische Norm EN 16931-1 für die elektronische Rechnungsstellung fest, die einen gemeinsamen Standard für den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen in der EU gewährleistet.
Landesspezifische Regelungen und Standards
Deutschland: In Deutschland ist das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU, das XRechnung-Format, als nationaler Standard für die öffentliche Verwaltung anerkannt. XRechnung basiert auf der Europäischen Norm EN 16931-1 und ermöglicht den Austausch von elektronischen Rechnungen in standardisierter Form.
Frankreich: In Frankreich ist die Verwendung von elektronischen Rechnungen im B2G-Bereich (Business-to-Government) seit 2017 schrittweise eingeführt worden. Die französische Norm für elektronische Rechnungen ist die „Facture-X“, die auf der EN 16931-1 basiert.
Italien: Italien hat mit dem „FatturaPA“-Format ein nationales Standardformat für elektronische Rechnungen eingeführt. Seit 2019 sind alle Unternehmen, die in Italien ansässig sind, verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-, B2C- und B2G-Bereich auszustellen.
Spanien: In Spanien gibt es mehrere elektronische Rechnungsformate, darunter FACeB2B und FACe für den B2G-Bereich. Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931-1.
Elektronische Rechnungsstellung weltweit
Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt auch außerhalb Europas immer mehr an Bedeutung. Im Folgenden werden wir uns die Stand der elektronischen Rechnung in einigen der größten Volkswirtschaften der Welt ansehen.
USA: Die USA haben keine landesweite Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung. Es gibt jedoch einige Bundesstaaten, die Gesetze oder Verordnungen erlassen haben, die die Verwendung von elektronischen Rechnungen fördern. Das bekannteste Beispiel ist der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN), der digitale Signaturen und elektronische Aufzeichnungen rechtlich bindend macht.
China: China hat die Verwendung von elektronischen Rechnungen stark gefördert, um die Effizienz und Transparenz von Geschäftsabläufen zu verbessern. Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Rechnungen, darunter Papier-, digitale und spezielle elektronische Rechnungen. Die Regierung hat auch eine Vielzahl von Verordnungen und Standards erlassen, um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen sicher und zuverlässig sind.
Japan: In Japan sind elektronische Rechnungen seit 2003 gesetzlich anerkannt. Die Regierung hat verschiedene Verordnungen und Standards erlassen, um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen sicher und zuverlässig sind. Es gibt auch eine branchenweite Initiative, die die Verwendung von elektronischen Rechnungen fördert und Unternehmen dabei unterstützt, den Übergang von Papierrechnungen zu elektronischen Rechnungen zu vollziehen.
Indien: Indien hat die Verwendung von elektronischen Rechnungen ebenfalls stark gefördert, um die Transparenz und Effizienz von Geschäftsabläufen zu verbessern. Seit 2017 müssen bestimmte Unternehmen in Indien elektronische Rechnungen ausstellen. Die Regierung hat auch verschiedene Standards und Verordnungen erlassen, um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen sicher und zuverlässig sind.
Brasilien: Brasilien hat seit 2006 eine Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung. Seitdem wurden die Anforderungen und Standards ständig verbessert. Die brasilianische Regierung hat auch eine branchenweite Initiative zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung ins Leben gerufen.
In Bezug auf die Formate und Spezifikationen von elektronischen Rechnungen gibt es weltweit eine Vielzahl von Standards. Die bekanntesten sind wohl das Universal Business Language (UBL) und das Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport (EDIFACT). UBL wird von vielen Ländern in Europa und Asien verwendet, während EDIFACT vor allem in Nordamerika und Europa verbreitet ist. Es gibt jedoch auch viele andere Standards und Formate, wie beispielsweise XML, die in verschiedenen Teilen der Welt verwendet werden.
Die Zukunft der elektronischen Rechnung in Europa
Die Zukunft der elektronischen Rechnung liegt in der Standardisierung und Harmonisierung der Rechnungsformate. EN16931 ist ein europäischer Standard, der eine einheitliche elektronische Rechnungsstellung für den grenzüberschreitenden Handel in der EU vorschreibt. Die Verwendung dieses Standards soll den Handel innerhalb Europas erleichtern und dazu beitragen, die Wirtschaft effizienter und nachhaltiger zu gestalten.
Der EN16931-Standard legt die einheitlichen Rechnungsformate und -inhalte fest, die in der EU verwendet werden müssen. Dies umfasst unter anderem die Strukturierung und Gestaltung von Rechnungsdaten, wie beispielsweise die Angabe von Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, etc. Die Verwendung dieses Standards soll die Kompatibilität von Rechnungen zwischen verschiedenen Ländern und Systemen sicherstellen.
Die Einführung von EN16931 in der gesamten EU soll schrittweise erfolgen. Bis April 2020 waren alle öffentlichen Auftraggeber in der EU verpflichtet, elektronische Rechnungen im EN16931-Format akzeptieren zu können. Seitdem wird der Standard stufenweise auch für den privaten Sektor verpflichtend. Ab April 2021 müssen alle öffentlichen und privaten Organisationen in der EU elektronische Rechnungen im EN16931-Format akzeptieren und ausstellen können.
Insgesamt wird die Einführung von EN16931 dazu beitragen, die elektronische Rechnungsstellung in der EU zu vereinfachen und zu standardisieren. Es wird erwartet, dass dies zu einer höheren Effizienz und Kostenersparnis für Unternehmen führt und den grenzüberschreitenden Handel in Europa erleichtert. Darüber hinaus wird der Standard dazu beitragen, die Umweltbelastung durch Papierabfälle zu verringern und die Nachhaltigkeit der Wirtschaft zu fördern.
