faktoora – Die einfache Art, XRechnungen an ZREs zu senden

ZRE ist eines der beiden Portale, die vom Bund angeboten werden, um XRechnungeen zu übermitteln (das andere ist OZG-RE). Das Akronym ZRE steht für “Zentrales Rechnungseingangsportal”.

Welches Portal ist das richtige?

Das ZRE ist für die unmittelbare Bundesverwaltung zuständig und muss zwingend genutzt werden bei allen Rechnungen, die an Bundesministerien, oberste Bundesbehörden, Bundesober-, Bundesmittel- und Bundesunterbehörden gestellt werden.
Das Gleiche gilt für alles Landes- und Bezirksbehörden. Dafür gibt es je ein eigenes ZRE pro Bundesland. Stellen Sie also Rechnungen gegen diese Behörden, müssen Sie sich im entsprechenden ZRE registrieren lassen, um Rechnungen einzustellen.

Die Leitweg-ID weist den Weg

Trotz der etwas sperrigen Portallandschaft gibt es ein einfaches Schema: Die Leitweg-ID definiert eindeutig, welches Portal zu verwenden ist. Entscheidend ist der erste Nummernblock (die ersten 3 Ziffern der Leitweg-ID):

  • 991-… müssen immer im ZRE hochgeladen werden.
  • 992-… sind Rechnungen an mittelbare Behörden, die sich für die Lösung OZG-RE entschieden haben und daher dort hochgeladen werden müssen
  • 993-… sind Rechnungen an mittelbare Behörden, die Ihre Rechnungen über ein eigenes (nicht OZG-RE)-Portal entgegennehmen. Den entsprechenden Übermittlungsweg muss der Rechnungsempfänger vorgeben.

So erfolgt die Prüfung:

Das ZRE und das OZG-RE übernimmt die Prüfung des Formats und der Pflichtfelder und übermittelt die Rechnung nach der Validierung mittels Leitweg-ID an den entsprechenden Empfänger.
Aber Vorsicht: Eine technisch korrekte XRechnung garantiert nicht, dass sie auch vom Empfänger akzeptiert wird. Der Empfänger kann naämlich noch weitere Pflicht- und Informationsfelder definieren, die über den Standard der XRechnung hinaus gehen. Es ist daher wichtig, die tatsächlichen Anforderungen im Einzelfall zu prüfen.

Praxis-Tipp: 

Damit eine XRechnung vom ZRE oder OZG-RE verarbeitet wird, ist es notwendig, dass die Rechnung vorab auf Formatfehler überprüft wird. Erstellen Sie Ihre Rechnungen über faktoora, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung immer korrekt sind und verarbeitet werden. Wir kennen auch die spezifischen Anforderungen der meisten Empfänger und helfen Ihnen korrekte Rechnungen zu erstellen.

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Alles Rund um XRechnungen

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Auf faktoora finden Sie zahlreiche informative Blogartikel, mit denen Ihr Team immer bestens qualifiziert und auf dem Laufenden ist. Durch unsere Inhalte können Sie sich stets auf dem neuesten Stand der Dinge halten und wissen genau, worauf es ankommt!

Häufig gestellte Fragen

Ich habe eine elektronische Rechnung erhalten – was nun?

Um die erhaltene E-Rechnung öffnen zu können, benötigen Sie lediglich den Acrobat Reader von Adobe. Damit können Sie alle E-Rechnungen ohne Probleme öffnen.

Was kostet die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand?

Die Kosten einer Umstellung auf E-Invoicing richtet sich nach der Zielsetzung und nach den Systemen und Prozessen, die erneuert, bzw. erstellt werden müssen. Auch die Bandbreite der zu nutzenden Services spielt dabei eine Rolle.

Warum sollte ich für den elektronischen Rechnungsaustausch einen Dienstleister nutzen?

Technische Dienstleister sind immer dann sinnvoll, wenn man Prozesse verbinden und normieren muss, um nationale und internationale Richtlinien einzuhalten und selbst nicht das nötige Know-How besitzt. Mit Hilfe dieser Experten lassen sich nicht rein die steuerrechtlichen Bedürfnisse abdecken, sondern es stehen meist auch zahlreiche Zusatzservices zur Verfügung. Dazu zählen z.B. die Archivierung von Daten, die Datenkonvertierung und-validierung, gemischte Wahlmöglichkeiten (Papier und elektronische Rechnungen) und ganz besonders wichtig: die Prozesssicherheit.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD konforme Rechnung?

Schwierig ist die Erstellung der passenden XML Datei, diese muss sämtliche Rechnungsdaten gemäß der europäischen Norm EN 16931-1 enthalten. Hierfür erforderlich sind spezielles Fachwissen und entsprechende Werkzeuge für die Erstellung und die Einbettung der Daten in das PDF.

Und so funktoniert’s bei faktoora! Zugferd Rechnung erstellen Video-Youtube

Was muss ich als öffentlicher Auftraggeber oder Zulieferer tun?

Der Verband E-Rechnung empfiehlt allen Unternehmen sich einen auf E-Invoicing spezialisierten Partner/Anbieter zu suchen, um technische Schwierigkeiten und finanzielle Posten zu überwinden. Denn diese Provider können den Rechnungssendern und -empfängern eine sicherere und umweltschonendere Alternative des elektronischen Rechnungsaustausches bieten.

Wie stelle ich auf E-Invoicing um?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: Selber machen oder auf einen Dienstleister zurückgreifen. Das ZUGFeRD-Format steht jedem Unternehmen kostenlos als Download zur Verfügung und kann ohne externen Dienstleister genutzt werden. Es gibt jedoch Fälle, in denen die Hilfe von einem Experten empfehlenswert ist und obendrein nützlich sein kann.

Kundenstimmen

Bruno Sabia

Geschäftsführer, dellen-x-press

“Wir stellen sehr viele Rechnungen im ZUGFeRD Format an die BMW AG. Mit faktoora geht das sehr schnell und einfach. Faktoora hat uns hervorragend unterstützt bei der Abklärung der Anforderungen mit BMW AG.”

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