Rechnungsanhänge bei Rechnungen an die Deutsche Bahn

Die Deutsche Bahn verlangt in vielen Fällen rechnungsbegründende Unterlagen von den Lieferanten. Dies können Stundenzettel, Leistungsnachweise, Fotos oder ähnliche Unterlagen sein. Diese sind auch bei einer XRechnung verpflichtend mit einzureichen. Auch wenn fehlende Anhänge nicht zur einer direkten Ablehnung der Rechnung bei der Eingangsprüfung führen, werden Rechnungen spätestens bei der Prüfung durch die Fachabteilung zurückgewiesen.

Welche Anhänge akzeptiert die Deutsche Bahn?

Die Deutsche Bahn akzeptiert die Formate PDF, CSV, PNG, JPEG. Weitere Anhänge  zu einer PDF oder Verweise auf andere Dokumente sind nicht zulässig. 

Wie müssen Rechnungsanhänge übermittelt werden? 

Alle Anhänge müssen in der XRechnung enthalten sein. Die Anhänge sind in die XML Struktur der XRechnung einzubetten und dürfen nicht als separate Dateianhänge in der Email übertragen werden. Die Bahn akzeptiert ausschließlich Emails mit genau einem XML Anhang. Eine Email mit einer XRechnung und einem Stundenzettel als PDF wird also direkt bei der Eingangsprüfung zurückgewiesen.

Alle Anhänge müssen base64 kodiert in die XRechnung eingebettet und übertragen werden. Bei größeren Anhängen ist es wichtig die Dateigröße vor der Einbettung zu reduzieren, da auch bereits die Kodierung in base64 die Größe der Anhänge um bis zu 50% erhöht. Ein PDF mit 2MB kann damit die XRechnung um bis zu 3MB vergrößern. Da die Übertragung an die Deutsche Bahn über Email erfolgt sind nicht nur die Grenzen für die maximale Emailgröße der Deutschen Bahn zu beachten (50MB) sondern auch die Größenbeschränkungen des eigenen Emailservers.

Vorsicht: wenn Sie viele Rechnungen mit Anhängen an die Deutsche Bahn versenden, kann dies sehr schnell dazu führen, dass der Speicher ihres Postfachs erschöpft ist und keine neuen Emails mehr empfangen werden können. Prüfen Sie regelmäßig den Ordner mit den gesendeten Emails und löschen Sie die verschickten Rechnungen, um Speicherplatz freizugeben. Weitere Informationen von der Deutschen Bahn zu diesem Thema finde Sie hier.

Praxis-Tipp:

Mit faktoora können Sie Ihre Anhänge einfach und bequem einbetten und die XRechnung direkt über uns an die Deutsche Bahn senden. Wir stellen sicher, dass die Formate korrekt integriert sind und die Email ankommt. Bei Bedarf können Sie sich auch eine Kopie der eingereichten Rechnung per Mail senden lassen.