Elektronische Rechnungsstellung hat sich in den letzten Jahren zu einem wesentlichen Bestandteil des Geschäftslebens entwickelt, insbesondere durch steigende regulatorische Anforderungen und die Einführung neuer Formate in Deutschland. Dabei tritt ein wiederkehrendes Problem auf: Ablehnungen von ZUGFeRD-Rechnungen bei bestimmten staatlichen Auftraggebern und Portalen wie dem Zentralen Rechnungseingang (ZRE), obwohl diese als akzeptiertes Format angekündigt werden. Doch was steckt wirklich hinter dieser Problematik?
ZUGFeRD und XRechnung: Ein Verständnis der Formate
ZUGFeRD, der Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, ist ein hybrides Format. Es liefert sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Rechnungsinformationen und ist in verschiedenen Profilen verfügbar, darunter Extended, Basic und XRechnung. Jedes Profil weist eine unterschiedliche Detailtiefe und Flexibilität in den Rechnungsinformationen auf, was zu einer weitreichenden Anwendung und Akzeptanz in der Geschäftswelt geführt hat.
Demgegenüber steht das XRechnungsformat, ein rein maschinenlesbares Format, das speziell entwickelt wurde, um den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland gerecht zu werden. Im Gegensatz zu ZUGFeRD setzt XRechnung auf standardisierte und strikt definierte Datensätze und bietet daher weniger Flexibilität.
Das Kommunikationsproblem
Staatliche Auftraggeber und Portale wie das Zentrale Rechnungseingang (ZRE) oder der Öffentliche Auftraggeber geben oft an, ZUGFeRD-Rechnungen zu akzeptieren. Allerdings spezifizieren sie in der Regel nicht, dass sie das ZUGFeRD-Profil XRechnung meinen. Diese fehlende Präzision in der Kommunikation führt zu Missverständnissen und Ablehnungen von Rechnungen, die im ZUGFeRD-Extended-Profil eingereicht werden, da sie nicht den spezifischen Anforderungen des XRechnungsformats entsprechen.
Der Einfluss der EN16931
Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung basieren auf der Norm EN16931, die die Basis für die elektronische Rechnungsstellung in Europa bildet. Sie definiert einen gemeinsamen Rahmen für die semantischen Datenmodelle von Rechnungsinhalten und fördert damit Interoperabilität. Allerdings sind die beiden Formate unterschiedlich stringent in der Anwendung der Norm. Während XRechnung streng an die EN16931 angelehnt ist, bietet ZUGFeRD in seinem Extended-Profil eine größere Flexibilität und geht über die Anforderungen der Norm hinaus.
Unsere Unterstützung für Ihr Unternehmen
Die elektronische Rechnungsstellung kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere im Kontext regulatorischer Anforderungen. Ein genaues Verständnis der Anforderungen und die Wahl des richtigen Rechnungsformats und -profils sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen von öffentlichen Auftraggebern und Portalen akzeptiert werden.
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