GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Zusammengefasst besagt sie, dass elektronisch erstellte Belege für mindestens die nächsten 10 Jahre unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und für das Finanzamt verfügbar digital aufbewahrt werden müssen. Hält man sich nicht daran oder weist die Dokumentation Lücken auf, riskiert man, dass die Angaben vom Finanzamt bei einer Betriebsprüfung nicht anerkannt werden und die Steuern geschätzt werden. Das kann dann sehr teuer werden.
Eine besondere Bedeutung kommt vor allem der Unveränderbarkeit zu. Viele Selbstständige und kleine Unternehmen erstellen ihre Belege in Word- oder Excel-Dokumenten. Diese erfüllen nicht die Richtlinien der GoBD, da sie jederzeit verändert werden können.
Gleiches gilt für eingehende Belege. So müssen Rechnungen in dem elektronischen Format abgelegt werden, in dem sie eingegangen sind. Erhalten Sie die Rechnung in Form eines PDF-Anhangs an einer Email müssen Sie die PDF ablegen, ist die Rechnung jedoch im Text der E-Mail, müssen Sie die E-Mail selbst speichern. Ausdrucken und Abheften erfüllt die GoBD nicht!
