Créer une XRechnung : à partir d’un PDF, de Word ou d’un logiciel
On ne crée pas une XRechnung en convertissant un PDF existant, mais en saisissant dès le départ les données de facturation de manière structurée et en générant à partir d’elles un fichier XML conforme à la norme XRechnung. Il existe pour cela trois solutions pratiques : un outil en ligne ou un générateur de XRechnung pour les factures ponctuelles, un logiciel de facturation pour l’activité courante et une API pour la création automatique à partir de votre ERP. Word et le PDF ne servent plus que de document visuel, pas de facture électronique.
Qu’est-ce qu’une XRechnung
La XRechnung est la norme allemande pour les factures électroniques, fondée sur la norme européenne EN 16931. Sur le plan technique, il s’agit d’un simple fichier XML en syntaxe UBL ou UN/CEFACT CII. Elle ne contient aucune mise en page, uniquement des données : numéro de facture, date, vendeur, acheteur, lignes, taux de taxe, totaux et informations de paiement, chacune dans un champ précisément défini.
Selon le § 14, al. 1 UStG (loi allemande sur la TVA), une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré et qui permet un traitement électronique. C’est exactement ce que fait la XRechnung. Un PDF ne répond pas à cette définition, même s’il est envoyé par e-mail. La version actuellement en vigueur est XRechnung 3.0 (version 3.0.2), qui restera valable au moins jusqu’au 31 juillet 2027 selon la KoSIT (xeinkauf.de).
Pourquoi on ne peut pas simplement convertir un PDF
Le souhait est compréhensible : la facture PDF existe déjà, il suffirait donc d’en faire une XRechnung. Cela échoue en raison d’une différence fondamentale entre les deux formats.
Présentation contre enregistrement de données
Un PDF est conçu pour l’œil humain. Il définit où se trouve tel texte sur la page, mais pas ce qu’il signifie. Pour un programme, « 19 % » dans un PDF n’est d’abord qu’une chaîne de caractères à une certaine position. Une XRechnung, en revanche, indique explicitement : ceci est le taux de TVA de la catégorie S pour la ligne 1. Lors de la conversion, cette signification doit d’abord être devinée.
Erreurs typiques lors de la conversion
Quiconque extrait des données d’un PDF par reconnaissance de texte ou à l’aide d’un convertisseur se heurte toujours aux mêmes problèmes :
- Des champs obligatoires manquent. Le PDF ne contient souvent ni référence acheteur (BT-10), ni adresse électronique du vendeur et de l’acheteur, ni coordonnées complètes. La XRechnung exige ces informations, qu’un modèle Word ne prévoit généralement pas.
- La logique fiscale est mal déduite. Les taux de taxe sont visibles dans le PDF, mais ne sont pas codés de manière univoque pour chaque ligne. En cas de taux mixtes ou de lignes exonérées, l’affectation dérape facilement.
- Les totaux ne concordent pas. Les écarts d’arrondi entre les lignes, le montant de la taxe et le montant total provoquent des erreurs lors de la validation.
- Les identifiants sont confondus. La Leitweg-ID, le numéro de client et le numéro de commande se retrouvent dans le mauvais champ.
De plus, de nombreuses informations d’une facture électronique, comme les catégories de taxe, les remises au niveau des lignes ou les conditions de paiement, ne peuvent pas être reconstituées de manière fiable à partir d’un PDF. C’est pourquoi faktoora non plus ne convertit pas automatiquement une simple facture PDF en XRechnung. L’exception est un PDF qui contient déjà un XML intégré, comme une facture ZUGFeRD : les données structurées y sont déjà présentes et peuvent être lues.
Quand la « conversion d’un PDF en facture électronique » existe malgré tout
Certains outils promettent de convertir un PDF en facture électronique. Techniquement, ils extraient le contenu, puis vous laissent vérifier et compléter les champs. Cela peut fonctionner ponctuellement, mais ne constitue pas un processus durable et fiable. Si vous choisissez cette voie, faites-le uniquement avec une validation, un rapprochement des totaux et un contrôle manuel des champs obligatoires avant l’envoi. Sinon, vous risquez des rejets chez le destinataire et des retouches en comptabilité.
Pourquoi Word ne produit pas de facture électronique
Créer une facture électronique avec Word revient en réalité à créer un document de mise en page. Word ne connaît ni les champs de la norme EN 16931, ni les listes de codes pour les unités ou les catégories de taxe, ni les règles de contrôle des totaux. L’export au format PDF n’y change rien. Word peut tout au plus servir d’aide-mémoire pour le contenu de vos factures. La véritable facture électronique doit être produite dans un programme qui enregistre les données de manière structurée.
Les solutions pour créer une XRechnung comparées
| Solution | Adaptée pour | Avantages | Limites |
|---|---|---|---|
| Outil en ligne, générateur de XRechnung | Factures ponctuelles, premiers pas | Rapide, sans installation | Souvent pas de gestion des clients et des articles, beaucoup de saisie manuelle |
| Logiciel de facturation | Envoi régulier de factures | Données de base, modèles, validation, envoi, archivage | Nécessite de configurer les clients et les produits |
| API | ERP, boutique en ligne, logiciel interne, gros volumes | Création automatique sans rupture de support | Développement nécessaire pour l’intégration |
| Conversion d’un PDF ou d’un document Word | Cas exceptionnels | Utilise les documents existants | Source d’erreurs, retouches manuelles |
Outil en ligne et générateur de XRechnung
Un générateur de XRechnung est un formulaire dans le navigateur dans lequel vous saisissez les données de facturation. À la fin, vous obtenez un fichier XML. Cela suffit si vous n’envoyez qu’occasionnellement une XRechnung à une administration. Assurez-vous que l’outil génère la version actuelle XRechnung 3.0 et contrôle le fichier avant le téléchargement.
Logiciel de facturation
Dès que vous facturez régulièrement, un logiciel qui gère les clients, les produits et les numéros de facture devient rentable. Dans faktoora, lorsque vous créez une facture électronique, vous choisissez le format, par exemple XRechnung ou ZUGFeRD, et l’interface vous demande les informations nécessaires étape par étape. Avant l’envoi, la facture est contrôlée selon la norme EN 16931. L’envoi par e-mail ou via Peppol et l’archivage sont pris en charge par la facturation sortante.
API pour l’intégration à votre système
Si vos données de facturation proviennent déjà d’un ERP, d’une boutique en ligne ou d’une application interne, la saisie manuelle est inutile. Via l’API REST de faktoora, vous transmettez les données au format JSON ; faktoora génère la XRechnung, la contrôle et, si vous le souhaitez, la transmet. L’accès à l’API est inclus à partir de l’offre Premium.
Comment créer une XRechnung étape par étape
- Créer les données de base. Votre entreprise avec adresse, numéro de TVA intracommunautaire (USt-IdNr.) ou numéro fiscal, coordonnées bancaires et coordonnées de contact.
- Saisir les clients. Nom, adresse et adresse électronique à laquelle la facture doit être envoyée.
- Indiquer la référence acheteur. Pour les administrations, il s’agit de la Leitweg-ID que vous recevez du donneur d’ordre. Pour les entreprises, utilisez une référence convenue, par exemple le numéro de commande.
- Saisir les lignes. Désignation, quantité, unité, prix unitaire et taux de taxe pour chaque ligne.
- Choisir le format et contrôler. Sélectionner XRechnung, lancer la validation et corriger les messages d’erreur.
- Envoyer et archiver. Par e-mail, via Peppol ou via le portail du donneur d’ordre. C’est le fichier XML qui fait foi ; c’est lui qui doit être archivé.
XRechnung ou ZUGFeRD ?
Pour les donneurs d’ordre publics de l’État fédéral, la E-Rechnungsverordnung (règlement sur la facture électronique) impose en principe la XRechnung ; d’autres formats ne sont autorisés que s’ils sont conformes à la norme européenne. Dans les échanges entre entreprises, ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1 est également autorisé en plus de la XRechnung, à l’exception des profils MINIMUM et BASIC-WL. ZUGFeRD associe un PDF lisible à un XML intégré. L’article ZUGFeRD ou XRechnung ? explique quel format convient dans quel cas.
Ce qui s’applique aux petites entreprises
Depuis le 1er janvier 2025, toutes les entreprises établies en Allemagne doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Pour l’émission, des délais de transition s’appliquent : jusqu’à fin 2026, vous pouvez encore émettre des factures papier ou PDF, et jusqu’à fin 2027 si votre chiffre d’affaires de l’année précédente ne dépasse pas 800 000 euros. À partir du 1er janvier 2028, la facture électronique est obligatoire pour tous dans les échanges B2B nationaux.
Des exceptions subsistent : selon la circulaire du BMF (ministère fédéral des Finances) du 15 octobre 2025, les petites entreprises au sens du § 19 UStG et les factures jusqu’à 250 euros peuvent toujours être émises sous forme de facture « autre » (BMF). Les petites entreprises doivent toutefois elles aussi pouvoir recevoir des factures électroniques. Depuis 2025, les seuils des petites entreprises sont de 25 000 euros de chiffre d’affaires l’année précédente et de 100 000 euros l’année en cours.
Questions fréquentes
Puis-je convertir un PDF en XRechnung ?
Pas de manière fiable. Un PDF ne contient que la présentation, pas de données structurées. Les convertisseurs doivent deviner le contenu, et des champs obligatoires manquent souvent. Il est plus sûr de créer directement la facture au format XRechnung.
Qu’est-ce qu’un générateur de XRechnung ?
Un formulaire en ligne qui génère, à partir de vos saisies, un fichier XML conforme à la norme XRechnung. Pour des factures ponctuelles, cela suffit ; pour un envoi régulier, un logiciel avec gestion des clients et des articles est plus pratique.
Puis-je créer une facture électronique avec Word ?
Non. Word produit un document de mise en page, qui reste une facture « autre » même au format PDF. Pour une facture électronique, il vous faut un programme qui génère les données de manière structurée au format XML.
Quelle est la version actuelle de la XRechnung ?
XRechnung 3.0, dans sa version 3.0.2. La KoSIT a annoncé qu’elle resterait valable au moins jusqu’au 31 juillet 2027. Une version 4.0 est en préparation.
En tant que petite entreprise, dois-je créer des XRechnungen ?
Pas obligatoirement dans les échanges avec des entreprises : les petites entreprises peuvent continuer à émettre des factures « autres ». Les factures adressées aux administrations fédérales doivent toutefois en règle générale être électroniques, et vous devez dans tous les cas pouvoir recevoir des factures électroniques.