Questions fréquentes

Trouvez des réponses à vos questions sur les factures électroniques et faktoora.

• Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

  Une facture électronique est un jeu de données XML conforme à la loi et lisible par machine, qui contient toutes les mentions obligatoires prévues par la directive européenne 2014/55/UE et s'importe automatiquement dans les systèmes ERP (par ex. SAP, MS Dynamics). Les formats courants comme XRechnung (B2G), ZUGFeRD Extended (B2B) et les standards internationaux comme Peppol BIS/UBL permettent une validation efficace, une signature numérique (XAdES) et un archivage à valeur probante conforme aux GoBD (§ 146 AO ; règles allemandes de tenue et d'archivage des documents comptables numériques, fondées sur le code fiscal allemand). Grâce à des workflows s'appuyant sur l'OCR et la RPA, vous réduisez vos frais d'impression et d'affranchissement, limitez les erreurs et gagnez en transparence dans le traitement de vos factures. Vous trouverez d'autres conseils pratiques sur l'archivage conforme aux GoBD et sur la directive européenne sur les pages de la Commission européenne

• Quels formats existe-t-il pour les factures électroniques ?

  Les formats de factures électroniques reposent sur la norme européenne EN 16931, qui définit les exigences de contenu. Les formats techniques proprement dits sont UBL (Universal Business Language) et CII (Cross Industry Invoice), deux structures de données XML destinées aux informations de facturation structurées. Sur cette base, des spécifications d'application concrètes comme XRechnung et ZUGFeRD en Allemagne standardisent ces formats dans des contextes précis :

  • XRechnung est la spécification obligatoire pour les factures électroniques adressées aux acheteurs publics en Allemagne. Techniquement, elle repose sur UBL ou CII.
  • ZUGFeRD est un format hybride qui associe un PDF/A-3 à un jeu de données CII intégré. Il est surtout utilisé en B2B.

  À l'international, c'est surtout UBL qui est utilisé dans le cadre du réseau Peppol, un standard européen pour l'échange structuré de données de facturation. Pour en savoir plus sur Peppol, consultez peppol.org, et sur CII, unece.org.

• Qu'est-ce qu'une XRechnung ?

  XRechnung est la spécification obligatoire en Allemagne pour les factures électroniques adressées aux acheteurs publics. Elle repose sur la norme européenne EN 16931 et se compose exclusivement de données XML structurées. Contrairement à ZUGFeRD, qui contient en plus un PDF visuel, XRechnung renonce entièrement à toute mise en page et à toute présentation. Ses particularités : l'indication obligatoire d'un Leitweg-ID (identifiant de routage) pour adresser l'administration destinataire et l'intégration des pièces justificatives directement dans le XML. La transmission passe généralement par des plateformes comme la plateforme centrale de réception des factures de l'État fédéral allemand, par téléversement ou par e-mail. Les XRechnung sont exigées de toutes les entreprises qui facturent des marchés passés par des organismes publics au niveau fédéral ou des Länder. faktoora veille à ce que toutes les exigences soient remplies automatiquement et à ce que la version actuelle de XRechnung soit toujours utilisée.

• Qu'est-ce qu'une facture ZUGFeRD ?

  ZUGFeRD est un format de facture hybride qui associe un document PDF/A-3 à un jeu de données XML intégré. Il repose sur la norme européenne EN 16931 et convient particulièrement à l'échange de factures électroniques en B2B. La partie visuelle sert à l'affichage et à l'archivage, tandis que les données XML structurées peuvent être traitées automatiquement. Contrairement à XRechnung, purement structurée, ZUGFeRD permet une présentation personnalisée de la facture tout en satisfaisant aux exigences applicables aux factures électroniques. Plusieurs profils sont pris en charge, par exemple ZUGFeRD Basic ou Extended, selon le niveau de détail souhaité. ZUGFeRD n'est pas imposé par les acheteurs publics, mais il est très répandu dans le secteur privé et pris en charge par de nombreux systèmes ERP et logiciels comptables. faktoora génère automatiquement des factures ZUGFeRD valides selon le profil actuel et permet d'y intégrer des pièces justificatives supplémentaires.

• Que signifie PDF/A et pourquoi est-ce important ?

  PDF/A est un format normalisé ISO pour l'archivage à long terme de documents numériques. Il garantit que tous les contenus, comme les polices, les couleurs ou les images, sont entièrement intégrés et que le document peut être affiché à tout moment sans modification. Une facture reste ainsi lisible et juridiquement exploitable même après de nombreuses années. Pour les factures électroniques, PDF/A est surtout pertinent avec ZUGFeRD. On y utilise le format PDF/A-3, qui contient en outre un fichier XML dans le même document. La facture est ainsi à la fois lisible visuellement et exploitable par machine. PDF/A répond aux exigences des GoBD (règles allemandes de tenue et d'archivage des documents comptables numériques) et convient à un archivage à valeur probante.

• Que signifie EN 16931 ?

  EN 16931 est la norme européenne pour les factures électroniques en B2G et en B2B. Elle définit les données qu'une facture électronique doit contenir, la structure dans laquelle elle est transmise et les règles de contrôle à appliquer. L'objectif est un standard uniforme et lisible par machine pour l'échange de factures au sein de l'UE. La norme définit un modèle de données dit sémantique, indépendant du format technique. Des mises en œuvre techniques comme UBL et CII ont été développées sur cette base. Les spécifications d'application nationales comme XRechnung ou ZUGFeRD sont des CIUS (Core Invoice Usage Specifications), qui adaptent EN 16931 aux exigences juridiques et organisationnelles concrètes de certains pays ou secteurs. XRechnung est la CIUS du secteur public en Allemagne et repose techniquement sur UBL ou CII. ZUGFeRD est une autre CIUS, utilisée en Allemagne surtout en B2B et fondée sur CII. Les deux formats mettent en œuvre les exigences d'EN 16931, mais diffèrent par leur structure et leur champ d'application.

• Qu'est-ce que Peppol et comment cela fonctionne-t-il ?

  Peppol est un réseau utilisé à l'international pour l'échange sécurisé et standardisé de documents commerciaux structurés comme les factures électroniques, les bons de commande ou les bons de livraison. Initié à l'origine par l'UE, il s'est depuis imposé dans le monde entier, notamment en Allemagne, aux Pays-Bas, en Norvège, en Australie, à Singapour et au Japon. Peppol repose sur des formats de données uniformes comme UBL et sur un protocole de transport défini. Chaque participant est joignable via un identifiant Peppol unique et communique par l'intermédiaire de points d'accès (Access Points) certifiés. La transmission est chiffrée, traçable et indépendante des systèmes utilisés. Le SMP Peppol (Service Metadata Publisher), qui gère la joignabilité des destinataires, en est un autre élément.

  Un grand avantage de Peppol est l'interopérabilité mondiale sans interfaces bilatérales. Entreprises et administrations peuvent échanger directement des factures structurées dans le monde entier. Peppol est en outre une brique technique centrale des futures exigences européennes comme ViDA (VAT in the Digital Age), qui vise la facturation électronique obligatoire et la déclaration des données par transaction.

  faktoora est un fournisseur Peppol certifié et permet ainsi l'envoi et la réception sans accroc via le réseau Peppol.

• À partir de quand mon entreprise est-elle tenue d'utiliser la facture électronique en B2B, et cela vaut-il aussi pour les petites entreprises ?

  Depuis le 1er janvier 2025, les entreprises en Allemagne doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques en B2B. Cette règle concerne toutes les entreprises établies en Allemagne, quels que soient leur taille, leur secteur ou leur forme juridique. Les professions libérales, les sociétés de personnes et les associations exerçant une activité économique sont également concernées, dès lors qu'elles exercent une activité d'entreprise et sont redevables de la TVA en Allemagne ou, en tant que preneurs, ont droit à la déduction de la TVA. La base légale est le § 14 UStG (loi allemande sur la TVA) dans sa version issue du Wachstumschancengesetz (loi allemande sur les opportunités de croissance). L'obligation de facture électronique déjà en vigueur dans le secteur public, introduite dès 2020 par la E-Rechnungsverordnung (règlement allemand sur la facture électronique) pour XRechnung en B2G, est ainsi étendue au B2B. L'obligation d'émettre des factures électroniques est mise en place progressivement. Depuis 2025, seule la réception est obligatoire. L'obligation d'émission s'applique à partir de 2026 aux grandes entreprises et sera étendue à toutes d'ici 2028. Des régimes transitoires existent pour les factures qui ne doivent pas être émises sous forme électronique, par exemple :

  • Factures de faible montant inférieures à 250 euros (§ 33 UStDV, règlement d'application de la loi allemande sur la TVA)
  • Titres de transport et justificatifs similaires (§ 34 UStDV)
  • Exceptions pour les ventes au comptant et les prestations aux particuliers (B2C)

  Au sens de la loi, les factures électroniques doivent être conformes à la norme EN 16931, par exemple sous forme de XRechnung ou de ZUGFeRD avec un fichier XML structuré.

• Puis-je continuer à envoyer des factures PDF ?

  Depuis 2025, il ne suffit plus en Allemagne d'envoyer de simples factures PDF en B2B. Selon le § 14 UStG (loi allemande sur la TVA), les factures électroniques doivent être conformes à la norme EN 16931, c'est-à-dire établies par ex. au format XRechnung ou ZUGFeRD avec des données XML structurées. Un PDF sans données structurées ne répond pas à cette exigence et n'est pas admis dans ce contexte. Une facture papier, en revanche, n'est formellement pas une facture électronique et reste donc admise dans certains cas exceptionnels, par exemple pour les factures de faible montant ou pendant les périodes transitoires de l'obligation d'émission. Autrement dit : le papier peut être autorisé là où le PDF n'est expressément plus reconnu.

  Nous veillons à ce que toutes les factures que vous créez avec faktoora répondent aux exigences légales. Vous choisissez le format, nous nous occupons de la structure, de la validation et de la conformité.

• L'obligation de facture électronique s'applique-t-elle aussi aux petites entreprises ?

  Oui. L'obligation de facture électronique s'applique aussi aux petites entreprises, dès lors qu'elles exercent une activité d'entreprise et fournissent des prestations à d'autres entreprises en Allemagne. Ce qui compte n'est pas la taille de l'entreprise, mais le fait qu'une prestation B2B soit fournie en Allemagne. L'obligation de facture électronique concerne donc aussi les petites entreprises relevant du § 19 UStG (régime allemand de franchise en base de TVA), dès qu'elles facturent d'autres entreprises.

  Les petites entreprises ne sont pas exemptées de l'obligation de réception et doivent, depuis 2025, pouvoir recevoir des factures électroniques au format structuré (par ex. XRechnung ou ZUGFeRD). Pour l'émission, un régime transitoire s'applique au plus tard jusqu'en 2028. Mais en passant tôt à la facture électronique, vous bénéficiez de moins de ruptures de support et de processus automatisés.

• Les fichiers PDF peuvent-ils être convertis automatiquement en factures électroniques ?

  Non. Les fichiers PDF ne peuvent pas être convertis automatiquement en factures électroniques valides, car ils ne contiennent pas de données structurées. Une conversion par OCR (reconnaissance de texte) est techniquement possible, mais pas assez fiable pour satisfaire aux exigences de la norme EN 16931. L'OCR reconnaît les contenus de manière purement visuelle, mais ne peut pas les affecter sémantiquement à des champs obligatoires comme BT-20 ou BT-126. En outre, les règles de validation ou les mentions fiscales obligatoires ne peuvent pas être déduites de manière fiable. La création de factures électroniques nécessite des données sources structurées, issues par exemple d'un système ERP ou d'une saisie directe dans faktoora. Traiter des PDF par OCR n'est pas une stratégie de numérisation durable, mais un contournement sujet aux erreurs.

• Quelle est la différence entre UBL et CII ?

  UBL (Universal Business Language) et CII (Cross Industry Invoice selon UN/CEFACT) sont deux formats XML de représentation des factures électroniques structurées. Tous deux satisfont aux exigences de la norme EN 16931 et servent de socle technique à des standards de facturation nationaux comme XRechnung ou Peppol BIS. La différence tient à l'approche :

  • UBL est plus ouvert, plus simple et plus répandu en Europe du Nord et de l'Ouest. Il est utilisé par exemple aux Pays-Bas, au Danemark ou dans le réseau Peppol.
  • CII est sémantiquement plus strict et provient de l'UN/CEFACT. Il privilégie la clarté formelle, mais il est en contrepartie plus complexe à mettre en œuvre. Pour XRechnung, l'Allemagne utilise en partie CII, tout comme ZUGFeRD.

  L'existence des deux formats s'explique par des raisons historiques et politiques. Avec EN 16931, l'UE voulait imposer des contenus uniformes, mais a sciemment admis deux variantes techniques afin que les standards nationaux puissent s'appuyer dessus avec souplesse.

• Peppol, est-ce de l'EDI ?

  Peppol n'est pas de l'EDI classique comme EDIFACT ou ANSI X12, mais une infrastructure moderne d'échange structuré de documents reposant sur des standards ouverts. Alors que l'EDI traditionnel repose le plus souvent sur des formats propriétaires, des connexions bilatérales et des interfaces individuelles, Peppol utilise des formats standardisés comme UBL ainsi qu'un système ouvert, interconnecté à l'échelle européenne, avec des identifiants Peppol uniques.

  L'EDI offre des avantages comme un haut degré d'automatisation des processus, une intégration directe des systèmes et un échange rapide des données. Il est toutefois souvent coûteux à mettre en place, exigeant en maintenance et peu interopérable. C'est précisément là qu'intervient Peppol : il réduit la complexité, diminue les coûts d'intégration et assure l'interopérabilité entre entreprises, administrations et pays.

  Peppol peut remplacer entièrement l'EDI classique dans de nombreux cas d'usage, notamment pour la transmission de factures structurées en B2B et en B2G. Pour des scénarios EDI très spécifiques dans l'industrie, l'EDI classique reste en partie pertinent, mais Peppol offre une alternative pérenne et standardisée à tous ceux qui souhaitent échanger leurs factures numériquement de manière interopérable, conforme à la loi et économique.

• Puis-je établir des factures avec des prix TTC ?

  Non. Selon la norme EN 16931, les factures doivent toujours être établies avec des prix hors taxes. La TVA doit être indiquée séparément. Une présentation en prix TTC sans ventilation n'est pas admise, car les factures électroniques structurées doivent être traitées automatiquement et contrôlées sans ambiguïté sur le plan fiscal.

  Cette règle s'applique quel que soit le format utilisé, qu'il s'agisse de XRechnung, de ZUGFeRD ou d'un autre schéma conforme à EN 16931. Même si la partie PDF de ZUGFeRD contient des informations supplémentaires, les règles relatives aux prix hors taxes s'imposent pour le fichier XML lisible par machine.

• Comment indiquer une retenue de garantie ?

  Une retenue de garantie doit figurer dans une facture électronique de manière structurée et traçable. Le montant ne doit pas simplement être déduit du total ni être mentionné uniquement en texte libre. La retenue est au contraire présentée comme une ligne de facture distincte, avec une quantité négative et un prix unitaire positif. Exemple : « Retenue de garantie de 5 % selon contrat », quantité moins un, prix unitaire 500 euros. La retenue réduit ainsi visiblement le montant à payer et respecte les exigences de la norme EN 16931. Dans la facture finale, cette ligne n'est pas reprise : le montant retenu devient alors intégralement exigible. Les prix unitaires négatifs ne sont pas autorisés dans XRechnung, seules les quantités négatives le sont. Cette modélisation est lisible par machine, validable et acceptée également par des acheteurs publics comme la Deutsche Bahn.

• Comment fonctionnent les factures d'annulation ?

  En facturation électronique, une facture d'annulation est identifiée par le TypeCode 381. Ce type correspond à un avoir et s'utilise lorsqu'une facture déjà émise doit être annulée en tout ou en partie. Les montants sont alors présentés comme des valeurs négatives, généralement au moyen de quantités négatives. Une référence à la facture d'origine, par exemple via le numéro et la date de la facture, est recommandée pour que le rattachement soit traçable automatiquement.

  À l'inverse, le TypeCode 384 désigne une facture dont le montant total est négatif. Il s'utilise par exemple lorsqu'un crédit ou une remise accordée après coup est facturé sans qu'une facture existante soit annulée. Il s'agit alors d'une nouvelle facture à effet négatif, et non d'une facture d'annulation classique.

  En pratique : si vous souhaitez corriger ou annuler une facture, utilisez le TypeCode 381. Si vous souhaitez facturer un crédit sans référence à une facture précise, le TypeCode 384 est le bon choix. Les deux variantes sont conformes à EN 16931 et prises en charge par XRechnung et ZUGFeRD.

  Mise en pratique : dans faktoora, utilisez la fonction « Facture d'annulation » ou « Avoir » dans le menu d'une facture existante pour créer automatiquement une facture d'annulation avec la bonne référence. Le rattachement est ainsi garanti chez le destinataire et auprès des autorités.

• Qu'est-ce qui fait foi sur le plan fiscal : le PDF ou les données XML ?

  Sur le plan fiscal, seules les données XML structurées d'une facture électronique font foi. Cela vaut aussi bien pour XRechnung que pour ZUGFeRD. Avec ZUGFeRD, le PDF sert uniquement à la présentation visuelle et n'a aucune portée fiscale ou juridique au sens des GoBD (règles allemandes de tenue et d'archivage des documents comptables numériques) ou de la loi allemande sur la TVA (Umsatzsteuergesetz). C'est le jeu de données XML conforme à EN 16931 qui fait référence pour le traitement automatique, le contrôle par le destinataire et l'archivage.

  Même pour une facture hybride comme ZUGFeRD, seule la composante XML détermine la validité fiscale. Les entreprises doivent donc veiller à ce que les données XML soient archivées de manière correcte, complète et inaltérable.

• Que faut-il archiver selon les GoBD ?

  Selon les GoBD (règles allemandes de tenue et d'archivage des documents comptables numériques), tous les documents pertinents sur le plan fiscal doivent être archivés de manière complète, inaltérable, exploitable par machine et traçable. Pour les factures électroniques, cela signifie qu'il faut archiver le jeu de données XML structuré, et pas seulement le PDF visuel. Cela vaut qu'il s'agisse d'une XRechnung ou d'une facture ZUGFeRD.

  Avec ZUGFeRD, le PDF contient certes la présentation visuelle, mais c'est l'intégralité du PDF/A-3 avec sa partie XML intégrée qui doit être archivée, car c'est la seule façon de satisfaire aux exigences d'exhaustivité et d'exploitabilité par machine. Avec XRechnung, seul le fichier XML fait foi et doit être conservé dans son état d'origine.

  En outre, toutes les informations associées, comme les rapports de contrôle, les mentions de validation et les accusés de réception, doivent également être conservées de manière traçable et sécurisée. La durée de conservation est en principe de dix ans.

• Que faut-il traiter à la réception d'une facture électronique ?

  À la réception d'une facture électronique, c'est avant tout le jeu de données XML structuré conforme à EN 16931 qui doit être traité. Il contient toutes les informations pertinentes sur le plan fiscal, comme le montant de la facture, les taux de TVA, les lignes, les données de livraison, l'émetteur et le destinataire. La mise en page visuelle, par exemple un PDF joint, n'est pas déterminante.

  Le système destinataire doit pouvoir lire, contrôler et archiver automatiquement les données XML. Cela inclut la validation de l'exactitude technique, par ex. la présence et le remplissage correct des champs obligatoires comme le numéro de facture ou le taux de TVA. Les factures erronées doivent être rejetées ou assorties d'une mention de contrôle. En outre, les documents intégrés de manière facultative, comme les justificatifs de prestation ou les métrés, devraient être exploités ou archivés.

  Pour un traitement conforme aux GoBD (règles allemandes de tenue et d'archivage des documents comptables numériques), il faut aussi veiller à documenter le déroulement du contrôle, par exemple au moyen de mentions de validation ou de commentaires. C'est la seule façon de garantir la traçabilité lors d'un contrôle fiscal.

• Quelle version de XRechnung est valable ?

  Pour XRechnung, c'est toujours la version actuelle publiée par le centre allemand de coordination des standards informatiques (KoSIT) qui s'applique. La KoSIT détermine de manière centralisée quelle version est actuellement obligatoire. Seules les factures conformes à ce standard en vigueur sont acceptées par les acheteurs publics. Les anciennes versions perdent régulièrement leur validité et ne doivent alors plus être utilisées. faktoora veille à ce que la version autorisée soit toujours utilisée automatiquement. Vous trouverez la version de XRechnung actuellement en vigueur directement auprès de la KoSIT.

• Comment facturer des prestations en pourcentage ?

  Dans de nombreux secteurs, la facturation en pourcentage est une pratique courante, par exemple pour les factures d'acompte dans le bâtiment, la construction d'installations ou les prestations de conception selon la HOAI (barème allemand des honoraires des architectes et ingénieurs). Les prestations partielles réalisées sont alors facturées en pourcentage, par exemple 80 % d'une ligne. Les factures électroniques conformes à EN 16931 (donc au format ZUGFeRD ou XRechnung) ne permettent toutefois pas d'indiquer directement un pourcentage. La norme exige pour chaque ligne une quantité concrète et un prix unitaire. Une indication comme « 80 % » n'est donc pas admise.

  La solution : la prestation en pourcentage est exprimée par le calcul via la quantité. Exemple : pour 80 % d'une ligne avec l'unité « pièce », saisissez la quantité 0.8. La facture reste ainsi conforme à la norme, lisible par machine et contrôlable automatiquement.

• Comment joindre des pièces justificatives à une facture ?

  Les pièces justificatives comme les métrés ou les justificatifs de prestation peuvent être téléversées directement dans le formulaire de facture. faktoora intègre systématiquement ces fichiers dans le XML, quel que soit le format. Avec XRechnung comme avec ZUGFeRD, les pièces jointes sont transmises dans le XML, encodées en base64. C'est ce que prescrit XRechnung, et c'est une bonne pratique éprouvée avec ZUGFeRD pour garantir que toutes les informations pertinentes sont transmises et archivées de manière complète, lisible par machine et à valeur probante. Les liens externes ne sont pas nécessaires et ne sont de toute façon pas pris en charge par de nombreux systèmes destinataires.

• Que signifient les champs BT ?

  Les champs BT (Business Terms) sont des champs de données clairement définis dans la norme EN 16931, qui sert de base à XRechnung et à ZUGFeRD. Chaque champ BT précise quelle information doit y être saisie et sous quel format, par exemple BT-20 pour la date de facture ou BT-126 pour le montant total. Cette structure univoque permet le contrôle automatique et le traitement automatisé des factures électroniques. Elle simplifie en même temps la coordination entre les parties, puisqu'il est clair où chaque information est attendue.

• Puis-je établir des factures de travaux ?

  Oui. Avec faktoora, vous pouvez établir des factures de travaux avec les types de facture 875 (facture d'acompte), 876 (facture partielle) et 877 (facture finale). Ces codes de type font partie de la norme EN 16931 et indiquent l'objet de la facture. Pour une facture de travaux complète et vérifiable, vous pouvez téléverser les documents requis, comme les métrés ou les justificatifs de prestation, directement dans le formulaire de facture. Ils sont automatiquement intégrés au XML en tant que pièces jointes. Pour les factures finales, tous les acomptes versés précédemment doivent être indiqués correctement afin que la facture électronique soit complète et traçable.

• Puis-je établir des factures avec des GLN/GTIN ?

  Oui. Dans faktoora, vous pouvez établir des factures contenant toutes les données GS1 pertinentes. Vous pouvez indiquer des GLN aussi bien pour le destinataire des marchandises que pour le destinataire de la facture, enregistrer votre propre GLN et attribuer des GTIN au niveau des lignes. Ces fonctions répondent à des exigences essentielles du commerce de détail et du standard GS1, et sont particulièrement importantes dans la distribution, où une identification claire des produits et des partenaires commerciaux est indispensable. faktoora prend entièrement en charge ces informations dans le cadre de ZUGFeRD et de XRechnung.

• Puis-je utiliser faktoora sans connexion à un logiciel ?

  Oui. Vous pouvez utiliser faktoora sans aucune connexion à un logiciel. Avec l'interface web dans votre navigateur, vous créez des factures électroniques directement en ligne, sans installation ni interface. La plateforme s'utilise de manière autonome et offre toutes les fonctions pour créer, valider et archiver des factures conformes à XRechnung ou ZUGFeRD. Une API REST est également disponible pour l'intégration à vos systèmes.

• Combien coûte faktoora ?

  faktoora propose trois formules clairement structurées, adaptées à chaque taille d'entreprise et à chaque usage. Chaque client commence par une période d'essai gratuite d'un mois, sans piège d'abonnement. La période d'essai prend fin automatiquement, aucune résiliation n'est nécessaire.

  La formule Business à 29 € par mois permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques conformes aux normes ZUGFeRD ou XRechnung. Elle est ainsi idéale pour les PME orientées B2B qui veulent facturer de manière sûre sur le plan juridique et efficace.

  Pour les entreprises à fort volume, aux exigences complexes ou équipées d'un ERP, la formule Premium à 129 € par mois offre la spécification complète selon EN 16931. Avec connexion API, pièces jointes, codes de type complexes et traitement automatisé.

  Pour des besoins spécifiques, comme un account manager dédié, une garantie SLA ou des intégrations sur mesure, nous proposons en outre la formule Enterprise, au prix sur demande.

  Tous les prix s'entendent par mois, hors TVA.

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  Essayez faktoora gratuitement pendant 30 jours, sans résiliation nécessaire.

• Puis-je créer des factures automatiquement via une API ?

  Oui. faktoora propose une API REST performante pour la création, l'envoi et la réception automatisés de factures électroniques conformes à EN 16931. L'API est spécialement conçue pour les volumes de factures élevés et une intégration simple dans les systèmes existants, par exemple les ERP ou les solutions de gestion électronique de documents. Le traitement de lots entiers de factures en batch est également possible. faktoora est donc idéal pour les entreprises qui souhaitent numériser leurs processus de facturation de manière évolutive et efficace. Vous trouverez la documentation complète de l'API ici : https://docs.faktoora.com/

• faktoora prend-il en charge les processus de validation ?

  Oui. faktoora prend en charge des processus de validation structurés, aussi bien pour la création que pour la réception de factures. Les factures sortantes peuvent par exemple être établies selon le principe des quatre yeux : un responsable de projet prépare la facture et la comptabilité donne la validation finale. Pour les factures entrantes, des mécanismes de contrôle basés sur des règles permettent d'accepter ou de rejeter les factures automatiquement ou manuellement. Des niveaux de validation supplémentaires peuvent en outre être définis pour répondre à des exigences de conformité spécifiques. faktoora met particulièrement l'accent sur des workflows intelligents, qui s'adaptent avec souplesse aux processus existants et assurent transparence et contrôle tout au long du processus de facturation.

  Pour en savoir plus sur le processus de traitement des factures entrantes, consultez notamment : https://faktoora.com/wissensdatenbank/eingangsrechnungspruefung/

• Puis-je envoyer des factures directement depuis faktoora ?

  Avec faktoora, vous pouvez envoyer vos factures de manière flexible. L'envoi est possible par e-mail via notre serveur de messagerie, via votre propre serveur SMTP ou via le réseau Peppol. Vous pouvez aussi télécharger la facture électronique finalisée et l'envoyer manuellement. Le mode d'envoi adapté dépend des exigences du destinataire et de vos processus internes. Vous trouverez un guide de configuration de l'envoi SMTP dans notre base de connaissances, sous Configurer et envoyer via SMTP.

• Comment envoyer des factures avec faktoora ?

  Avec faktoora, vous pouvez envoyer vos factures de manière flexible. L'envoi est possible par e-mail via notre serveur de messagerie, via votre propre serveur SMTP ou via le réseau Peppol. Vous pouvez aussi télécharger la facture électronique finalisée et l'envoyer manuellement. Le mode d'envoi adapté dépend des exigences du destinataire et de vos processus internes. Vous trouverez un guide de configuration de l'envoi SMTP dans notre base de connaissances, sous Configurer et envoyer via SMTP.

• Les factures entrantes sont-elles aussi traitées ?

  Oui. faktoora prend en charge la réception de factures électroniques au format EN 16931, c'est-à-dire ZUGFeRD comme XRechnung. La réception est possible par e-mail, par téléversement ou via le réseau Peppol. Les e-mails peuvent être envoyés à une boîte de réception faktoora ou reçus via votre propre compte IMAP. Les factures entrantes sont traitées automatiquement, validées sur le plan structurel et du contenu, et mises en forme visuellement. En cas d'erreur, l'expéditeur reçoit immédiatement un rapport d'erreurs détaillé. Vous pouvez en outre n'autoriser que des expéditeurs approuvés grâce à une liste blanche. Une fois le contrôle réussi, vous pouvez rejeter ou valider les factures manuellement, ou les payer directement via l'intégration bancaire. Pour en savoir plus, consultez Contrôle des factures entrantes.

• Existe-t-il une intégration DATEV pour l'expert-comptable ?

  Oui. faktoora propose une intégration directe à DATEV Unternehmen Online via le DATEV Rechnungsdatenservice. Les factures entrantes comme sortantes peuvent être transmises automatiquement à l'expert-comptable. Toutes les données comptables pertinentes sont transmises au bon format, y compris les données des pièces et les pièces jointes. La connexion évite les saisies manuelles et assure une transmission propre vers la comptabilité. faktoora est un partenaire d'interface officiellement référencé sur la place de marché DATEV : https://www.datev.de/web/de/marktplatz/datev-schnittstellen-anbieter/

• Puis-je utiliser mes propres modèles de facture ?

  Oui. L'utilisation de modèles de facture personnalisés en plus de la mise en page standard est incluse dans toutes les formules. Si vous souhaitez faire créer votre propre mise en page de facture ou faire adapter une mise en page existante, nous le proposons comme prestation sur demande. Techniquement, la mise en page est surtout pertinente pour ZUGFeRD, car un PDF mis en forme y est envoyé avec les données XML structurées. Pour les XRechnung pures, en revanche, seul le fichier XML est transmis : la mise en page ne joue alors plus aucun rôle, puisque seules les données structurées servent au traitement et au contrôle.

• Plusieurs utilisateurs peuvent-ils utiliser un même compte ?

  Oui. À partir de la formule Premium, plusieurs utilisateurs peuvent être créés avec des droits individuels. Vous pouvez ainsi gérer les rôles de manière ciblée, par exemple pour la saisie, le contrôle ou la validation des factures. C'est particulièrement utile pour les entreprises qui ont des processus de validation définis ou des exigences de conformité. Toutes les actions sont journalisées de manière auditable. Il est en principe aussi possible que plusieurs personnes partagent un même identifiant, par exemple pour les remplacements pendant les congés. En cas d'utilisation simultanée d'un même compte par plusieurs collaborateurs, faktoora décline toutefois toute responsabilité pour d'éventuelles incohérences de données.

• Puis-je aussi établir des factures avec un numéro fiscal étranger ?

  Oui. faktoora permet de créer des factures électroniques avec un numéro fiscal étranger ou un numéro de TVA intracommunautaire (VAT ID), aussi bien pour l'émetteur que pour le destinataire de la facture. Vous pouvez établir des factures transfrontalières conformes à EN 16931, par exemple pour des livraisons intracommunautaires ou des prestations à des clients professionnels étrangers. L'existence, dans un cas concret, d'une obligation de facture électronique en Allemagne dépend du cadre fiscal. Pour toute question sur l'utilisation d'un numéro fiscal étranger ou sur la bonne facturation à l'étranger, nous vous conseillons volontiers. Utilisez pour cela notre formulaire de contact : https://faktoora.com/contact

• Combien de temps prend l'intégration de l'API ?

  La durée d'intégration de l'API eInvoicing de faktoora dépend fortement du système connecté, de la profondeur d'intégration, des ressources de développement disponibles et de la structure interne des données. En pratique, comptez 4 à 8 semaines pour une mise en œuvre complète jusqu'à la mise en production. Nous misons délibérément sur des concepts éprouvés et connus et proposons une interface claire et bien documentée pour une intégration simple. Vous trouverez une présentation technique des processus et des champs de données sur https://docs.faktoora.com/docs/getting-started. Pour toute question sur l'intégration ou la correspondance des champs de données, nous vous conseillons volontiers directement via faktoora.com/kontakt.

• Comment fonctionne l'archivage de mes données ?

  Chez faktoora, les factures électroniques sont archivées conformément aux GoBD (règles allemandes de tenue et d'archivage des documents comptables numériques) et à valeur probante. En mode à valeur probante, les factures ne peuvent plus être modifiées après leur création, afin de garantir l'inaltérabilité exigée par les GoBD. L'utilisateur peut exporter ses données à tout moment, par exemple pour son propre archivage ou pour des sauvegardes externes. Toutes les données sont stockées sur nos serveurs dans le respect de la protection des données. Pour en savoir plus sur la sécurité de vos données, consultez notre SLA : https://faktoora.com/sla