Alles wat uw factuurprocessen nodig hebben.

Facturen ontstaan direct als XRechnung of ZUGFeRD. Het formaat kiest u per ontvanger; verplichte gegevens zoals de Leitweg-ID worden in het invoerscherm opgevraagd. Conform aangemaakt, zonder formaatkennis.

Sjablonen voor de gangbare factuurtypen begeleiden u bij het aanmaken. Ontwerpsjabloon en lay-outkleur kiest u per document – zo begint u nooit met een leeg blad.

Sjablonen en optionele velden per klant vastleggen – bijvoorbeeld dat de ene klant altijd een XRechnung krijgt en de andere altijd een ZUGFeRD-factuur. Eenmaal geconfigureerd, automatisch toegepast.

Extra bijlagen vastleggen voor de aflevering per e-mail of voor documentatie.

De factuur wordt bij de aflevering ook als bijlage toegevoegd, instelbaar per document.

Geselecteerde bestanden zoals prestatiebewijzen of foto's van de goederen worden direct in de e-factuur ingesloten, niet als losse bijlage. Precies zoals grote ontvangers vereisen die extra bestanden alleen binnen de factuur accepteren.

Gestructureerde referenties naar factuuronderbouwende documenten, direct in de XML van de factuur.

Bestelnummer, besteldatum, pakbonnummer, afrekenperiode en leverdatum kunt u per factuurregel vastleggen.

Regels importeren vanuit Excel: kolommen aan de productvelden koppelen, rijen selecteren, klaar. De export werkt op dezelfde manier.

De standaardvaluta stelt u in bij de instellingen; in het factuur- of offertescherm kunt u de valuta per document wijzigen.

faktoora maakt terugkerende facturen aan in het vastgelegde interval en levert ze direct af, met startdatum, einddatum of doorlopend zonder einde. Ideaal voor regelmatige betalingen van gelijke hoogte, zoals lidmaatschapsbijdragen.

Offertes direct in faktoora aanmaken en versturen: met ontwerpsjabloon, regels en vastgelegde productgegevens, inclusief voorbeeld vóór verzending.

Orderbevestigingen bij bestellingen aanmaken en versturen. De bestelde regels zijn daarbij al opgenomen.

Aanmaningen voor achterstallige facturen direct vanuit het factuuroverzicht aanmaken en versturen. De aanmaningsteksten zijn aanpasbaar en de aanmaningsstatus van elke factuur blijft in één oogopslag zichtbaar.

faktoora is gecertificeerd PEPPOL-provider: facturen worden via het PEPPOL-netwerk verzonden en ontvangen, en elke deelnemer is bereikbaar via zijn PEPPOL-ID. Zo verloopt de uitwisseling met overheden en Europese partners via één uniforme, gecertificeerde route.

Facturen direct vanuit faktoora per e-mail afleveren, naar keuze via de faktoora-mailserver of uw eigen SMTP-server. U kunt de kant-en-klare factuur ook downloaden en zelf versturen.

Factuurbestand uploaden, laten controleren en valideren: de factuurgegevens worden geëxtraheerd, verwerkt en met één klik als inkoopfactuur vastgelegd.

Inkomende e-mails worden automatisch doorzocht op XRechnungen, gevalideerd en ingelezen, naar keuze via een door faktoora aangeboden ontvangstadres of uw eigen mailbox via IMAP. Desgewenst ontvangt de afzender het controleresultaat automatisch terug; met een whitelist laat u alleen geautoriseerde afzenders toe.

Voor alle documenten die u in faktoora aanmaakt of ontvangt: personen aan goedkeuringsniveaus toewijzen, termijnen instellen, verplichte goedkeuringen vastleggen – de niveaus worden na elkaar bevraagd en elke stap blijft traceerbaar.

Met de controlemodus ingeschakeld doorlopen facturen vóór verzending een controle: ter goedkeuring indienen, laten controleren en pas daarna definitief versturen – bijvoorbeeld volgens het vier-ogenprincipe.

Inkoop- en verkoopfacturen overdragen als DATEV-, CSV- of XLS-export – af te bakenen op periode, contacten, status en andere criteria. Voor de belastingadviseur is er de directe overdracht naar DATEV Unternehmen Online, inclusief bongegevens en bijlagen.

Zakelijke rekening koppelen en transacties synchroniseren: betalingen worden automatisch aan facturen voorgesteld, waardoor het afletteren sneller gaat. Handmatig vastleggen blijft altijd mogelijk.

Kostenplaatsen centraal aanmaken, facturen toewijzen en het factuuroverzicht gericht op kostenplaats filteren.

Budgetplanning met een eigen dashboard. Via rechten bepaalt u wie inzage heeft.

Alle klantgegevens op één plek: importeren via CSV of synchroniseren vanuit CRM-systemen zoals HubSpot of Pipedrive. De basis voor offertes en facturen.

Per contact vastleggen welke velden op de factuur verschijnen, inclusief individuele betalingsvoorwaarden zoals betalingskorting en betalingstermijnen en voorkeursbetaalwijzen. Eenmaal vastgelegd geldt dit voor elke nieuwe factuur.

Bij het aanmaken van een contact volstaat de bedrijfsnaam: naam, rechtsvorm en adres worden overgenomen uit het handelsregister.

Producten vastleggen met artikelnummer, eenheid, prijs en kosten. Bij het aanmaken van offertes en facturen staan ze direct ter selectie; alle productinformatie wordt overgenomen.

Voorraad per product bijhouden. Desgewenst wordt de voorraad bij facturering automatisch bijgewerkt.

Producten bundelen tot productbundels en gebruiken bij het aanmaken van facturen.

Prijslijsten beheren en aan individuele klanten toewijzen: bijvoorbeeld een vaste hoeveelheidskorting voor een grootafnemer, die automatisch in elke factuur wordt verwerkt.

REST API voor het aanmaken, verzenden en ontvangen van e-facturen volgens EN 16931, inclusief batchverwerking van volledige factuurstapels. API-sleutels en webhooks beheert u direct in de interface.

Projecten aanmaken met contact en details, documenten toewijzen en beheren in het projectoverzicht.

Gebruikers aanmaken met individuele rechten en rollen voor vastleggen, controleren of goedkeuren gericht sturen. Alle activiteiten worden vastgelegd en blijven traceerbaar.

Elke tenant is een volledig bedrijfsprofiel met eigen btw-nummer, Peppol-ID en bankgegevens – gegevens netjes gescheiden, gebruikers centraal beheerd en over tenants heen toewijsbaar, wisselen met één klik.

Uitgaande afleveringen verlopen desgewenst via uw eigen SMTP-server in plaats van via de faktoora-mailserver. De verzending gebeurt in uw naam, inclusief eigen e-mailhandtekening.

Vragen lost u per e-mail op met onze support, inbegrepen in alle tarieven.

Telefonische support voor snelle afhandeling.

Een vast aanspreekpunt dat uw setup en uw processen kent.

Reactietijden en beschikbaarheid contractueel toegezegd: voor bedrijven met bindende eisen.

Gestructureerde onboarding en trainingen voor uw team, zodat de overstap soepel verloopt.

Maatwerkkoppelingen met uw bestaande systemen en tools, gerealiseerd samen met ons team.