Veelgestelde vragen
Vind antwoorden op uw vragen over e-facturen en faktoora.
Wat is een elektronische factuur?
Een elektronische factuur is een wettelijk conforme, machineleesbare XML-dataset die alle verplichte gegevens volgens EU-richtlijn 2014/55/EU bevat en automatisch in ERP-systemen (bijv. SAP, MS Dynamics) wordt geïmporteerd. Gangbare formaten zoals XRechnung (B2G), ZUGFeRD Extended (B2B) en internationale standaarden zoals Peppol BIS/UBL maken efficiënte validatie, een digitale handtekening (XAdES) en onveranderbare archivering volgens de GoBD (§ 146 AO; de Duitse regels voor correcte digitale boekhouding en archivering, op basis van het Duitse belastingwetboek) mogelijk. Met workflows op basis van OCR en RPA verlaagt u druk- en portokosten, beperkt u fouten en krijgt u meer transparantie in de factuurworkflow. Meer praktische tips over GoBD-conforme archivering en de EU-richtlijn vindt u op de pagina's van de Europese Commissie
Welke formaten voor elektronische facturen zijn er?
De formaten voor elektronische facturen zijn gebaseerd op de Europese norm EN 16931, die de inhoudelijke eisen vastlegt. De eigenlijke technische formaten zijn UBL (Universal Business Language) en CII (Cross Industry Invoice), twee op XML gebaseerde datastructuren voor gestructureerde factuurinformatie. Daarop bouwen concrete toepassingsspecificaties zoals XRechnung en ZUGFeRD in Duitsland voort, die deze formaten voor bepaalde contexten standaardiseren:
- XRechnung is de verplichte specificatie voor elektronische facturen aan overheidsopdrachtgevers in Duitsland. Technisch is ze gebaseerd op UBL of CII.
- ZUGFeRD is een hybride formaat dat een PDF/A-3 combineert met een ingebedde CII-dataset. Het wordt vooral in B2B-context gebruikt.
Internationaal wordt vooral UBL gebruikt binnen het Peppol-netwerk, een Europese standaard voor de gestructureerde uitwisseling van factuurgegevens. Meer informatie over Peppol vindt u op peppol.org, over CII op unece.org.
Wat is een XRechnung?
XRechnung is de in Duitsland verplichte specificatie voor elektronische facturen aan overheidsopdrachtgevers. Ze is gebaseerd op de Europese norm EN 16931 en bestaat uitsluitend uit gestructureerde XML-gegevens. Anders dan ZUGFeRD, dat ook een visuele pdf bevat, heeft XRechnung helemaal geen lay-out of weergave. Kenmerkend voor XRechnung zijn de verplichte vermelding van een Leitweg-ID om de ontvangende overheidsinstantie te adresseren en het insluiten van onderbouwende bijlagen direct in de XML. De verzending verloopt doorgaans via platforms zoals het centrale factuurontvangstplatform van de Duitse federale overheid, per upload of e-mail. XRechnungen zijn vereist voor alle bedrijven die opdrachten van overheidsinstanties op federaal of deelstaatniveau factureren. faktoora zorgt ervoor dat automatisch aan alle eisen wordt voldaan en dat steeds de actuele versie van XRechnung wordt gebruikt.
Wat is een ZUGFeRD-factuur?
ZUGFeRD is een hybride factuurformaat dat een PDF/A-3-document combineert met een ingebedde XML-dataset. Het is gebaseerd op de Europese norm EN 16931 en is bijzonder geschikt voor de uitwisseling van elektronische facturen in B2B-context. Het visuele deel dient voor weergave en archivering, terwijl de gestructureerde XML-gegevens machinaal kunnen worden verwerkt. Anders dan de puur gestructureerde XRechnung laat ZUGFeRD een eigen factuurontwerp toe en voldoet het tegelijk aan de eisen voor elektronische facturen. Er worden verschillende profielen ondersteund, bijvoorbeeld ZUGFeRD Basic of Extended, afhankelijk van het gewenste detailniveau. ZUGFeRD wordt niet door overheidsopdrachtgevers voorgeschreven, maar is wijdverbreid in de private sector en wordt ook door veel ERP- en boekhoudsystemen ondersteund. faktoora maakt automatisch geldige ZUGFeRD-facturen volgens het actuele profiel en maakt het mogelijk om extra onderbouwende bijlagen in te sluiten.
Wat betekent PDF/A en waarom is dat belangrijk?
PDF/A is een ISO-gestandaardiseerd formaat voor de langdurige archivering van digitale documenten. Het zorgt ervoor dat alle inhoud, zoals lettertypen, kleuren en afbeeldingen, volledig is ingebed en dat het document altijd ongewijzigd kan worden weergegeven. Zo blijft een factuur ook na vele jaren leesbaar en juridisch bruikbaar. Voor elektronische facturen is PDF/A vooral relevant bij ZUGFeRD. Daar wordt het formaat PDF/A-3 gebruikt, dat daarnaast een XML-bestand in hetzelfde document bevat. Zo is de factuur zowel visueel leesbaar als machinaal verwerkbaar. PDF/A voldoet aan de eisen van de GoBD (de Duitse regels voor correcte digitale boekhouding en archivering) en is geschikt voor onveranderbare, controleerbare archivering.
Wat betekent EN 16931?
EN 16931 is de Europese norm voor elektronische facturen in B2G- en B2B-context. Ze legt vast welke gegevens een elektronische factuur moet bevatten, in welke structuur die wordt verzonden en welke controleregels gelden. Het doel is een uniforme, machineleesbare standaard voor factuuruitwisseling binnen de EU. De norm definieert een zogenaamd semantisch datamodel dat onafhankelijk is van het technische formaat. Op die basis zijn technische uitwerkingen zoals UBL en CII ontwikkeld. Nationale toepassingsspecificaties zoals XRechnung of ZUGFeRD zijn zogenaamde CIUS (Core Invoice Usage Specifications), die EN 16931 afstemmen op concrete juridische en organisatorische eisen van afzonderlijke landen of sectoren. XRechnung is de CIUS voor de publieke sector in Duitsland en is technisch gebaseerd op UBL of CII. ZUGFeRD is een andere CIUS, die in Duitsland vooral in B2B-context wordt gebruikt en op CII is gebaseerd. Beide formaten zetten de eisen van EN 16931 om, maar verschillen in opbouw en toepassingsgebied.
Wat is Peppol en hoe werkt het?
Peppol is een internationaal gebruikt netwerk voor de veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van gestructureerde zakelijke documenten zoals elektronische facturen, bestellingen of pakbonnen. Het is oorspronkelijk door de EU opgezet en inmiddels wereldwijd ingeburgerd, onder meer in Duitsland, Nederland, Noorwegen, Australië, Singapore en Japan. Peppol is gebaseerd op uniforme dataformaten zoals UBL en een vastgelegd transportprotocol. Elke deelnemer is bereikbaar via een unieke Peppol-ID en communiceert via gecertificeerde Access Points. De overdracht is versleuteld, traceerbaar en systeemoverstijgend. Een ander onderdeel is de Peppol SMP (Service Metadata Publisher), die de bereikbaarheid van ontvangers beheert.
Een groot voordeel van Peppol is de wereldwijde interoperabiliteit zonder bilaterale koppelingen. Bedrijven en overheden kunnen gestructureerde facturen wereldwijd rechtstreeks uitwisselen. Peppol is bovendien een centrale technische bouwsteen voor komende EU-regels zoals ViDA (VAT in the Digital Age), dat gericht is op verplichte e-facturen en transactiegebaseerde rapportage.
faktoora is een gecertificeerde Peppol-provider en maakt zo naadloos ontvangen en verzenden via het Peppol-netwerk mogelijk.
Vanaf wanneer ben ik als bedrijf verplicht tot elektronische facturen in B2B, en geldt dat ook voor kleine bedrijven?
Sinds 1 januari 2025 geldt in Duitsland de verplichting om elektronische facturen in B2B-context te kunnen ontvangen. Deze regel geldt voor alle in Duitsland gevestigde bedrijven, ongeacht grootte, sector of rechtsvorm. Ook zelfstandige beroepsbeoefenaars, personenvennootschappen en economisch actieve verenigingen vallen eronder, voor zover zij als ondernemer actief zijn en in Duitsland btw verschuldigd zijn of als afnemer recht hebben op aftrek van voorbelasting. De wettelijke basis is § 14 UStG (de Duitse btw-wet) in de versie van het Wachstumschancengesetz (de Duitse Groeikansenwet). Daarmee wordt de bestaande verplichting tot elektronische facturen in de publieke sector, zoals die in 2020 al door de E-Rechnungsverordnung (het Duitse besluit over e-facturen) werd ingevoerd (voor XRechnung in B2G), nu uitgebreid naar B2B. De verplichting om elektronische facturen uit te reiken wordt gefaseerd ingevoerd. Sinds 2025 is alleen de ontvangst verplicht. De verplichting tot uitreiken geldt vanaf 2026 voor grote bedrijven en wordt tot 2028 naar alle bedrijven uitgebreid. Er bestaan overgangsregelingen voor facturen die niet elektronisch hoeven te worden uitgereikt, bijvoorbeeld:
- Facturen voor kleine bedragen onder 250 euro (§ 33 UStDV, het uitvoeringsbesluit bij de Duitse btw-wet)
- Vervoerbewijzen en vergelijkbare bewijsstukken (§ 34 UStDV)
- Uitzonderingen bij contante verkopen en prestaties aan particulieren (B2C)
Elektronische facturen in de zin van de wet moeten voldoen aan de norm EN 16931, dus bijvoorbeeld als XRechnung of ZUGFeRD met een gestructureerd XML-bestand.
Kan ik nog steeds pdf-facturen versturen?
Sinds 2025 volstaat het simpelweg versturen van pdf-facturen in B2B-context in Duitsland niet meer. Volgens § 14 UStG (de Duitse btw-wet) moeten elektronische facturen voldoen aan de norm EN 16931, dus bijv. zijn opgemaakt in het formaat XRechnung of ZUGFeRD met gestructureerde XML-gegevens. Een pdf zonder gestructureerde gegevens voldoet daar niet aan en is in deze context niet toegestaan. Een papieren factuur is daarentegen formeel geen elektronische factuur en blijft daarom in bepaalde uitzonderingsgevallen toegestaan, bijvoorbeeld bij facturen voor kleine bedragen of tijdens de overgangstermijnen voor de uitreikingsplicht. Dat betekent: papier kan toegestaan zijn waar pdf uitdrukkelijk niet meer wordt erkend.
Wij zorgen ervoor dat alle facturen die u met faktoora maakt aan de wettelijke eisen voldoen. U kiest het formaat, wij zorgen voor structuur, validatie en conformiteit.
Geldt de e-factuurplicht ook voor kleine ondernemers?
Ja. De e-factuurplicht geldt ook voor kleine ondernemers, voor zover zij als ondernemer actief zijn en prestaties leveren aan andere bedrijven in Duitsland. Bepalend is niet de omvang van het bedrijf, maar of er een B2B-prestatie in Duitsland wordt geleverd. Daarmee geldt de verplichting tot elektronische facturen ook voor kleine ondernemers volgens § 19 UStG (de Duitse kleineondernemersregeling), zodra zij facturen aan andere bedrijven sturen.
Kleine ondernemers zijn niet vrijgesteld van de ontvangstplicht en moeten sinds 2025 elektronische facturen in gestructureerd formaat (bijv. XRechnung of ZUGFeRD) kunnen ontvangen. Voor het uitreiken geldt een overgangsregeling tot uiterlijk 2028. Wie echter vroeg overstapt, profiteert van minder mediabreuken en geautomatiseerde processen.
Kunnen pdf-bestanden automatisch worden omgezet in elektronische facturen?
Nee. Pdf-bestanden kunnen niet automatisch worden omgezet in geldige elektronische facturen, omdat ze geen gestructureerde gegevens bevatten. Een omzetting via OCR (tekstherkenning) is technisch mogelijk, maar niet betrouwbaar genoeg om aan de eisen van EN 16931 te voldoen. OCR herkent inhoud puur visueel, maar kan die niet semantisch toewijzen aan verplichte velden zoals BT-20 of BT-126. Bovendien kunnen validatieregels of fiscaal verplichte gegevens niet betrouwbaar worden afgeleid. Voor het maken van elektronische facturen zijn gestructureerde brongegevens nodig, bijvoorbeeld uit een ERP-systeem of via directe invoer in faktoora. Pdf's verwerken via OCR is geen duurzame digitaliseringsstrategie, maar een foutgevoelige noodoplossing.
Wat is het verschil tussen UBL en CII?
UBL (Universal Business Language) en CII (Cross Industry Invoice volgens UN/CEFACT) zijn twee op XML gebaseerde formaten voor de weergave van gestructureerde elektronische facturen. Beide voldoen aan de eisen van de norm EN 16931 en vormen de technische basis voor nationale factuurstandaarden zoals XRechnung of Peppol BIS. Het verschil zit in de aanpak:
- UBL is opener, eenvoudiger opgebouwd en meer verbreid in Noord- en West-Europa. Het wordt bijvoorbeeld in Nederland, Denemarken en in het Peppol-netwerk gebruikt.
- CII is semantisch strenger en komt van UN/CEFACT. Het legt meer nadruk op formele duidelijkheid, maar is daardoor complexer om te implementeren. Duitsland gebruikt voor XRechnung deels CII, net als ZUGFeRD.
Dat er twee formaten bestaan, heeft historische en politieke redenen. De EU wilde met EN 16931 uniforme inhoud voorschrijven, maar heeft bewust twee technische varianten toegelaten, zodat nationale standaarden er flexibel op kunnen voortbouwen.
Is Peppol EDI?
Peppol is geen klassieke EDI zoals EDIFACT of ANSI X12, maar een moderne infrastructuur voor gestructureerde documentuitwisseling via open standaarden. Waar traditionele EDI meestal gebaseerd is op eigen formaten, bilaterale verbindingen en individuele koppelingen, gebruikt Peppol gestandaardiseerde formaten zoals UBL en een open, Europees verbonden systeem met unieke Peppol-ID's.
EDI biedt voordelen zoals een hoge mate van procesautomatisering, directe systeemintegratie en snelle gegevensuitwisseling. Het is echter vaak duur om in te richten, onderhoudsintensief en weinig interoperabel. Precies daar speelt Peppol op in: het vermindert complexiteit, verlaagt integratiekosten en is interoperabel tussen bedrijven, overheden en landen.
Peppol kan klassieke EDI in veel toepassingen volledig vervangen, vooral bij de overdracht van gestructureerde facturen in B2B en B2G. Voor zeer specifieke EDI-scenario's in de industrie blijft klassieke EDI deels relevant, maar Peppol biedt een toekomstbestendig, gestandaardiseerd alternatief voor iedereen die facturen interoperabel, wettelijk conform en kostenefficiënt digitaal wil uitwisselen.
Mag ik facturen met prijzen inclusief btw maken?
Nee. Volgens EN 16931 moeten facturen altijd met nettoprijzen worden opgemaakt. De btw moet apart worden vermeld. Een weergave met brutoprijzen zonder uitsplitsing is niet toegestaan, omdat gestructureerde elektronische facturen machinaal worden verwerkt en fiscaal eenduidig moeten kunnen worden gecontroleerd.
Deze regel geldt ongeacht het gebruikte formaat, of het nu XRechnung, ZUGFeRD of een ander EN 16931-conform schema is. Ook als het pdf-deel van ZUGFeRD aanvullende informatie bevat, gelden voor het machineleesbare XML-bestand bindend de regels voor nettoprijzen.
Hoe moet ik een inhouding als zekerheid vermelden?
Een inhouding als zekerheid moet in een elektronische factuur gestructureerd en navolgbaar worden vermeld. Het bedrag mag niet zomaar van het totaal worden afgetrokken of alleen als vrije tekst worden genoemd. In plaats daarvan wordt de inhouding weergegeven als een eigen factuurregel met een negatieve hoeveelheid en een positieve eenheidsprijs. Voorbeeld: "Inhouding als zekerheid 5 procent volgens contract", hoeveelheid min één, eenheidsprijs 500 euro. Zo verlaagt de inhouding zichtbaar het te betalen bedrag en voldoet ze aan de eisen van EN 16931. In de eindfactuur wordt deze regel niet opnieuw opgenomen; het ingehouden bedrag wordt dan volledig betaalbaar. Negatieve eenheidsprijzen zijn in XRechnung niet toegestaan, alleen negatieve hoeveelheden. Deze opzet is machineleesbaar, valideerbaar en wordt ook geaccepteerd door overheidsopdrachtgevers zoals Deutsche Bahn.
Hoe werken creditfacturen?
Een creditfactuur wordt bij elektronische facturatie aangeduid met TypeCode 381. Dit type staat voor een creditnota en wordt gebruikt wanneer een al uitgereikte factuur geheel of gedeeltelijk moet worden geannuleerd. De bedragen worden daarbij als negatieve waarden weergegeven, meestal via negatieve hoeveelheden. Een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, bijvoorbeeld via het factuurnummer en de factuurdatum, wordt aanbevolen, zodat de koppeling machinaal navolgbaar is.
Daartegenover staat TypeCode 384 voor een factuur met een negatief totaalbedrag. Die wordt gebruikt wanneer bijvoorbeeld een tegoed of een achteraf toegekende korting wordt gefactureerd, zonder dat een bestaande factuur wordt geannuleerd. Het gaat dan om een nieuwe factuur met negatief effect, niet om een klassieke creditfactuur.
In de praktijk geldt: wilt u een factuur corrigeren of intrekken, gebruik dan TypeCode 381. Wilt u een tegoed factureren zonder verwijzing naar een specifieke factuur, dan is TypeCode 384 de juiste keuze. Beide varianten zijn EN 16931-conform en worden door XRechnung en ZUGFeRD ondersteund.
Praktische toepassing: gebruik in faktoora de functie "Creditfactuur" of "Creditnota" in het menu van een bestaande factuur om automatisch een creditfactuur met de juiste verwijzing te maken. Zo is de koppeling bij ontvanger en overheid gegarandeerd correct.
Wat is fiscaal relevant: de pdf of de XML-gegevens?
Fiscaal relevant zijn bij een elektronische factuur uitsluitend de gestructureerde XML-gegevens. Dat geldt zowel voor XRechnung als voor ZUGFeRD. De pdf dient bij ZUGFeRD alleen voor de visuele weergave, maar heeft geen fiscale of juridische betekenis in de zin van de GoBD (de Duitse regels voor correcte digitale boekhouding en archivering) of de Duitse btw-wet (Umsatzsteuergesetz). Bepalend voor de machinale verwerking, de controle door de ontvanger en de archivering is de XML-dataset volgens EN 16931.
Ook bij een hybride factuur zoals ZUGFeRD is alleen de XML-component doorslaggevend voor de fiscale geldigheid. Bedrijven moeten er daarom voor zorgen dat de XML-gegevens correct, volledig en onveranderbaar worden gearchiveerd.
Wat moet er volgens de GoBD worden gearchiveerd?
Volgens de GoBD (de Duitse regels voor correcte digitale boekhouding en archivering) moeten alle fiscaal relevante documenten volledig, onveranderbaar, machinaal verwerkbaar en navolgbaar worden gearchiveerd. Voor elektronische facturen betekent dat: de gestructureerde XML-dataset moet worden gearchiveerd, niet alleen de visuele pdf. Dat geldt ongeacht of het om een XRechnung of een ZUGFeRD-factuur gaat.
Bij ZUGFeRD bevat de pdf weliswaar de visuele weergave, maar gearchiveerd moet de volledige PDF/A-3 met het ingebedde XML-deel worden, omdat alleen zo aan de eisen van volledigheid en machinale verwerkbaarheid wordt voldaan. Bij XRechnung is alleen het XML-bestand bepalend en moet het in de oorspronkelijke staat worden opgeslagen.
Daarnaast moeten alle bijbehorende gegevens, zoals controleverslagen, goedkeuringsnotities en ontvangstbevestigingen, eveneens navolgbaar en veilig worden bewaard. De bewaartermijn bedraagt in principe tien jaar.
Wat moet er worden verwerkt bij de ontvangst van een elektronische factuur?
Bij de ontvangst van een elektronische factuur moet in de eerste plaats de gestructureerde XML-dataset volgens EN 16931 worden verwerkt. Die bevat alle fiscaal relevante inhoud, zoals factuurbedrag, btw-tarieven, factuurregels, leveringsgegevens, factuurafzender en ontvanger. De visuele lay-out, bijvoorbeeld een bijgevoegde pdf, is niet bepalend.
Het ontvangende systeem moet de XML-gegevens machinaal kunnen inlezen, controleren en archiveren. Daartoe hoort ook de validatie op technische juistheid, bijv. of verplichte velden zoals factuurnummer of btw-tarief aanwezig en correct ingevuld zijn. Foutieve facturen moeten worden afgewezen of van een controleopmerking worden voorzien. Daarnaast moeten optioneel ingebedde documenten, zoals prestatiebewijzen of opmetingen, worden verwerkt of gearchiveerd.
Voor een GoBD-conforme verwerking (GoBD: de Duitse regels voor correcte digitale boekhouding en archivering) moet ook worden gegarandeerd dat het controleverloop, bijvoorbeeld via goedkeuringsnotities of opmerkingen, wordt vastgelegd. Alleen zo is de navolgbaarheid bij een belastingcontrole gewaarborgd.
Welke versie van XRechnung is geldig?
Voor XRechnung geldt steeds de actuele versie die is vrijgegeven door het Duitse Coördinatiepunt voor IT-standaarden (KoSIT). Welke versie op dit moment verplicht is, legt de KoSIT centraal vast. Alleen facturen die aan deze geldige standaard voldoen, worden door overheidsopdrachtgevers geaccepteerd. Oudere versies verliezen regelmatig hun geldigheid en mogen dan niet meer worden gebruikt. faktoora zorgt ervoor dat automatisch altijd de toegestane versie wordt gebruikt. De actueel geldige versie van XRechnung vindt u rechtstreeks bij de KoSIT.
Hoe kan ik procentuele prestaties factureren?
In veel sectoren is procentuele facturatie gangbaar, bijvoorbeeld bij termijnfacturen in de bouw, de installatiebouw of bij ontwerpdiensten volgens de HOAI (de Duitse honorariumregeling voor architecten en ingenieurs). Daarbij worden geleverde deelprestaties als percentage gefactureerd, bijvoorbeeld 80 procent van een factuurregel. Elektronische facturen volgens EN 16931 (dus in het formaat ZUGFeRD of XRechnung) ondersteunen echter geen rechtstreekse procentuele vermelding. De norm vereist per factuurregel een concrete hoeveelheid en een eenheidsprijs. Een vermelding als "80 procent" is daarom niet toegestaan.
De oplossing: de procentuele prestatie wordt rekenkundig via de hoeveelheid weergegeven. Voorbeeld: voor 80 procent van een factuurregel met de eenheid "stuk" vult u de hoeveelheid 0.8 in. Zo blijft de factuur normconform, machineleesbaar en automatisch controleerbaar.
Hoe kan ik onderbouwende documenten bij een factuur voegen?
Onderbouwende documenten zoals opmetingen of prestatiebewijzen kunt u direct in het factuurscherm uploaden. faktoora sluit deze bestanden altijd in de XML in, ongeacht het formaat. Zowel bij XRechnung als bij ZUGFeRD worden bijlagen base64-gecodeerd in de XML meegestuurd. Dat is bij XRechnung voorgeschreven en bij ZUGFeRD een beproefde praktijk om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie volledig, machineleesbaar en onveranderbaar wordt verzonden en gearchiveerd. Externe links zijn niet nodig en worden door veel ontvangende systemen sowieso niet ondersteund.
Wat betekenen de BT-velden?
BT-velden (Business Terms) zijn duidelijk gedefinieerde gegevensvelden in de norm EN 16931, die de basis vormt voor XRechnung en ZUGFeRD. Elk BT-veld legt precies vast welke informatie in welk formaat in het betreffende veld moet worden ingevuld, bijvoorbeeld BT-20 voor de factuurdatum of BT-126 voor het totaalbedrag. Deze eenduidige structuur maakt machinale controle en geautomatiseerde verwerking van elektronische facturen mogelijk. Tegelijk vereenvoudigt ze de afstemming tussen de betrokken partijen, omdat duidelijk is waar welke gegevens worden verwacht.
Kan ik bouwfacturen maken?
Ja. Met faktoora kunt u bouwfacturen maken met de factuurtypen 875 (termijnfactuur), 876 (deelfactuur) en 877 (eindfactuur). Deze typecodes maken deel uit van de norm EN 16931 en geven het doel van de factuur aan. Voor een volledige en controleerbare bouwfactuur kunt u de benodigde documenten, zoals opmetingen of prestatiebewijzen, direct in het factuurscherm uploaden. Deze worden automatisch als bijlage in de XML ingesloten. Bij eindfacturen moeten alle eerdere termijnbetalingen correct worden vermeld, zodat de elektronische factuur volledig en navolgbaar is.
Kan ik facturen met GLN's/GTIN's maken?
Ja. In faktoora kunt u facturen maken die alle relevante GS1-gegevens bevatten. U kunt GLN's opgeven voor zowel de goederenontvanger als de factuurontvanger, uw eigen GLN vastleggen en GTIN's toewijzen op het niveau van de factuurregels. Deze functies voldoen aan centrale eisen van de detailhandel en van de GS1-standaard en zijn vooral belangrijk in de retail, waar een duidelijke identificatie van producten en zakenpartners vereist is. faktoora ondersteunt deze gegevens volledig binnen ZUGFeRD en XRechnung.
Kan ik faktoora gebruiken zonder koppeling met andere software?
Ja. U kunt faktoora volledig zonder softwarekoppeling gebruiken. Via de webinterface in de browser maakt u elektronische facturen direct online, zonder installatie of koppeling. Het platform is zelfstandig te gebruiken en biedt alle functies voor het maken, valideren en archiveren van facturen conform XRechnung of ZUGFeRD. Voor systeemintegratie is ook een REST API beschikbaar.
Wat kost faktoora?
faktoora biedt drie overzichtelijke tarieven, passend bij elke bedrijfsgrootte en elke toepassing. Elke klant begint met een gratis proefperiode van een maand, zonder abonnementsval. De proefperiode eindigt automatisch, opzeggen is niet nodig.
Het Business-tarief van € 29 per maand maakt het versturen en ontvangen van normconforme elektronische facturen volgens ZUGFeRD of XRechnung mogelijk. Daarmee is het ideaal voor middelgrote bedrijven met een B2B-focus die rechtszeker en efficiënt willen factureren.
Voor bedrijven met hoge volumes, complexe eisen of ERP-systemen biedt het Premium-tarief van € 129 per maand de volledige specificatie volgens EN 16931. Inclusief API-koppeling, bijlagen, complexe typecodes en geautomatiseerde verwerking.
Voor individuele wensen, zoals een vaste accountmanager, een SLA-garantie of integraties op maat, bieden we daarnaast het tarief Enterprise aan, met prijs op aanvraag.
Alle prijzen gelden per maand, exclusief btw.
Alle functies en prijzen vindt u hier
Kan ik facturen automatisch via een API maken?
Ja. faktoora biedt een krachtige REST API voor het automatisch maken, versturen en ontvangen van elektronische facturen volgens EN 16931. De API is speciaal ingericht op hoge factuurvolumes en eenvoudige integratie in bestaande systemen, zoals ERP- of documentmanagementoplossingen. Ook de verwerking van complete factuurstapels in batch is mogelijk. Daarmee is faktoora ideaal voor bedrijven die hun factuurprocessen schaalbaar en efficiënt willen digitaliseren. De volledige API-documentatie vindt u hier: https://docs.faktoora.com/
Ondersteunt faktoora goedkeuringsprocessen?
Ja. faktoora ondersteunt gestructureerde goedkeuringsprocessen, zowel bij het maken als bij het ontvangen van facturen. Verkoopfacturen kunnen bijvoorbeeld volgens het vierogenprincipe worden gemaakt, waarbij een projectverantwoordelijke de factuur voorbereidt en de boekhouding de definitieve goedkeuring geeft. Voor inkoopfacturen zijn controlemechanismen op basis van regels beschikbaar, waarmee facturen automatisch of handmatig kunnen worden geaccepteerd of afgewezen. Daarnaast kunnen extra goedkeuringsniveaus worden ingesteld om individuele compliance-eisen af te dekken. faktoora legt bijzondere nadruk op slimme workflows die zich flexibel aanpassen aan bestaande processen en zorgen voor transparantie en controle in het hele factuurproces.
Meer informatie over het proces voor inkoopfacturen vindt u onder meer hier: https://faktoora.com/wissensdatenbank/eingangsrechnungspruefung/
Kan ik facturen rechtstreeks vanuit faktoora versturen?
Met faktoora kunt u facturen flexibel versturen. Verzending is mogelijk per e-mail via onze mailserver, via een eigen SMTP-server of via het Peppol-netwerk. U kunt de kant-en-klare elektronische factuur ook downloaden en handmatig versturen. Welke verzendmethode past, hangt af van de eisen van de ontvanger en van uw interne processen. Een handleiding voor het instellen van SMTP-verzending vindt u in onze kennisbank onder SMTP instellen en versturen.
Hoe verstuur ik facturen via faktoora?
Met faktoora kunt u facturen flexibel versturen. Verzending is mogelijk per e-mail via onze mailserver, via een eigen SMTP-server of via het Peppol-netwerk. U kunt de kant-en-klare elektronische factuur ook downloaden en handmatig versturen. Welke verzendmethode past, hangt af van de eisen van de ontvanger en van uw interne processen. Een handleiding voor het instellen van SMTP-verzending vindt u in onze kennisbank onder SMTP instellen en versturen.
Worden inkomende facturen ook verwerkt?
Ja. faktoora ondersteunt de ontvangst van elektronische facturen in een EN 16931-formaat, dus zowel ZUGFeRD als XRechnung. Ontvangen kan per e-mail, via upload of via het Peppol-netwerk. E-mails kunnen naar een faktoora-mailbox worden gestuurd of via een eigen IMAP-account worden ontvangen. Inkomende facturen worden automatisch verwerkt, structureel en inhoudelijk gevalideerd en visueel weergegeven. Bij fouten ontvangt de afzender direct een gedetailleerd foutrapport. Daarnaast kunt u via whitelisting alleen geautoriseerde afzenders toelaten. Na een geslaagde controle kunt u facturen handmatig afwijzen, goedkeuren of direct via de bankintegratie betalen. Meer informatie vindt u onder Controle van inkoopfacturen.
Is er een DATEV-integratie voor de belastingadviseur?
Ja. faktoora biedt een directe integratie met DATEV Unternehmen Online via de DATEV Rechnungsdatenservice. Zowel inkoop- als verkoopfacturen kunnen automatisch aan de belastingadviseur worden overgedragen. Daarbij worden alle boekhoudkundig relevante gegevens in het juiste formaat verzonden, inclusief documentgegevens en bijlagen. De koppeling bespaart handwerk en zorgt voor een nette overdracht naar de financiële administratie. faktoora is een officieel vermelde koppelingspartner op de DATEV-marktplaats: https://www.datev.de/web/de/marktplatz/datev-schnittstellen-anbieter/
Kan ik eigen factuursjablonen gebruiken?
Ja. Het gebruik van eigen factuursjablonen naast de standaardlay-out is in alle tarieven inbegrepen. Wilt u een eigen factuurlay-out laten maken of een bestaande laten aanpassen, dan bieden we dat op aanvraag als dienst aan. Technisch is de lay-out vooral relevant bij ZUGFeRD, omdat daar een vormgegeven pdf samen met de gestructureerde XML-gegevens wordt verstuurd. Bij pure XRechnungen wordt daarentegen alleen het XML-bestand verzonden; de lay-out speelt dan geen rol meer, omdat uitsluitend de gestructureerde gegevens voor verwerking en controle worden gebruikt.
Kunnen meerdere gebruikers één account gebruiken?
Ja. Vanaf het Premium-tarief kunnen meerdere gebruikers met individuele rechten worden aangemaakt. Zo kunt u rollen gericht beheren, bijvoorbeeld voor het invoeren, controleren of goedkeuren van facturen. Dat is vooral relevant voor bedrijven met vastgelegde goedkeuringsprocessen of compliance-eisen. Alle acties worden controleerbaar vastgelegd. In principe is het ook mogelijk dat meerdere personen één login delen, bijvoorbeeld bij vervanging tijdens vakanties. Bij gelijktijdig gebruik van één gebruikersaccount door meerdere medewerkers is faktoora echter niet aansprakelijk voor eventuele inconsistenties in de gegevens.
Kan ik ook facturen maken met een buitenlands belastingnummer?
Ja. faktoora ondersteunt het maken van elektronische facturen met een buitenlands belastingnummer of een internationaal btw-identificatienummer (VAT ID), zowel voor de factuurafzender als voor de factuurontvanger. U kunt grensoverschrijdende facturen volgens EN 16931 maken, bijvoorbeeld bij intracommunautaire leveringen of prestaties aan buitenlandse zakelijke klanten. Of in een concreet geval een verplichting tot elektronische facturen in Duitsland geldt, hangt af van het fiscale kader. Hebt u vragen over het gebruik van een buitenlands belastingnummer of over de juiste facturatie naar het buitenland, dan adviseren we u graag. Gebruik daarvoor ons contactformulier op https://faktoora.com/contact
Hoe lang duurt de integratie van de API?
Hoe lang de integratie van de faktoora eInvoicing API duurt, hangt sterk af van het gekoppelde systeem, de integratiediepte, de beschikbare ontwikkelcapaciteit en de interne datastructuur. In de praktijk moet u voor een volledige implementatie tot de productieve go-live rekenen op 4 tot 8 weken. We kiezen bewust voor beproefde en bekende concepten en bieden een duidelijke, goed gedocumenteerde API voor een eenvoudige integratie. Een technisch overzicht van processen en gegevensvelden vindt u op https://docs.faktoora.com/docs/getting-started. Bij vragen over de integratie of de afstemming van gegevensvelden adviseren we u graag rechtstreeks via faktoora.com/kontakt.
Hoe werkt de archivering van mijn gegevens?
Elektronische facturen worden bij faktoora GoBD-conform (GoBD: de Duitse regels voor correcte digitale boekhouding en archivering) en onveranderbaar gearchiveerd. In de onveranderbare modus kunnen facturen na het aanmaken niet meer worden gewijzigd, zodat de onveranderbaarheid volgens de GoBD gewaarborgd is. De gebruiker kan de gegevens op elk moment exporteren, bijvoorbeeld voor een eigen archief of externe back-ups. Alle gegevens worden in overeenstemming met de privacywetgeving op onze servers opgeslagen. Meer informatie over onze gegevensbeveiliging vindt u in onze SLA: https://faktoora.com/sla