XRechnung openen en weergeven: zo werkt het
Een XRechnung is een XML-bestand zonder paginalay-out. Dubbelklikt u erop, dan opent meestal de browser of een teksteditor, en die toont geneste tags in plaats van een factuur. Om een XRechnung leesbaar weer te geven, hebt u een visualisatie nodig: een gratis viewer, de officiële visualisatie van de KoSIT of e-facturatiesoftware die het bestand controleert en als pdf weergeeft.
Waarom een XRechnung niet als een pdf te openen is
De XRechnung is gemaakt voor machines. Ze bevat alle factuurgegevens in gestructureerde vorm, maar geen informatie over hoe een pagina eruit moet zien. Het Bundesfinanzministerium (het Duitse federale ministerie van Financiën) omschrijft het zo: het formaat dient in de eerste plaats voor machinale verwerking en is niet geschikt voor een visuele controle door het menselijk oog. Met een visualisatietoepassing kan het XML-bestand echter leesbaar worden weergegeven (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).
Bij ZUGFeRD ligt dat anders: daar is de XML ingesloten in een pdf, die in elke pdf-lezer te openen is. Hoe de inhoud van een XRechnung er in ruwe vorm uitziet, laat het artikel XRechnung-voorbeeld: zo ziet de XML eruit zien.
Mogelijkheden om een XRechnung te openen
| Manier | Wat u ziet | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Teksteditor of browser | Ruwe XML | Snelle blik op afzonderlijke waarden |
| Gratis viewer | Leesbare factuur | Af en toe een factuur ontvangen |
| KoSIT-visualisatie | HTML of pdf volgens officieel stylesheet | Technisch onderlegde gebruikers |
| Online viewer | Leesbare factuur in de browser | Losse gevallen, let op gegevensbescherming |
| E-facturatiesoftware | Gecontroleerde factuur als pdf, met verdere verwerking | Regelmatige ontvangst van facturen |
Teksteditor of browser
Elke XRechnung kan met een teksteditor of browser worden geopend. U ziet dan de XML met elementen zoals cbc:ID voor het factuurnummer of cbc:PayableAmount voor het te betalen bedrag. Voor een snelle blik op één gegeven volstaat dat. Voor de controle van facturen is het omslachtig en foutgevoelig.
Gratis viewer
Er bestaan gratis programma's die e-facturen leesbaar weergeven. Een voorbeeld is Quba, een opensource-viewer voor Windows, macOS en Linux uit de omgeving van het Mustang-project (quba-viewer.org). Zulke viewers tonen de factuur, maar vervangen geen proces voor goedkeuring, boeking en archivering.
Officiële visualisatie van de KoSIT
De Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT, de Duitse coördinatiecentrum voor IT-standaarden) stelt stylesheets beschikbaar die een XRechnung in UBL of CII omzetten naar HTML of pdf (GitHub: xrechnung-visualization). Daarnaast is er de KoSIT-validator, een Java-commandlinetool die het bestand controleert tegen de regels van de XRechnung en een controlerapport maakt (GitHub: validator). Beide tools zijn vrij beschikbaar, maar vereisen enige technische kennis. Veel programma's gebruiken ze op de achtergrond.
Online viewer
Online vindt u diensten waar u een XRechnung uploadt en in de browser bekijkt. Bedenk daarbij dat facturen persoonsgegevens en bedrijfsgegevens bevatten. Controleer vóór het uploaden wie de dienst aanbiedt en waar de gegevens worden verwerkt.
E-facturatiesoftware
Wie regelmatig XRechnungen ontvangt, opent ze het best daar waar ze toch al verder worden verwerkt. E-facturatiesoftware controleert het bestand, geeft het leesbaar weer en zet het door naar goedkeuring en boekhouding.
XRechnung visualiseren met faktoora
In faktoora uploadt u een XRechnung onder Inkomende facturen via XRechnung importeren, of u laat de factuur per e-mail aanleveren. Daarna verlopen meerdere stappen automatisch:
- Validatie: het bestand wordt gecontroleerd tegen de standaard, bijvoorbeeld op verplichte velden, btw-tarieven en kloppende bedragen.
- Visualisatie: het XML-bestand wordt omgezet in een leesbare weergave. Die verschijnt in het tabblad 'Visualisatie (PDF)' van de inkomende factuur.
- Controleren en overnemen: u controleert de factuur en neemt haar over in uw inkomende facturen.
Via het downloadmenu downloadt u de visualisatie als pdf. Daar vindt u, afhankelijk van de factuur, ook de XRechnung zelf, het validatierapport en door de afzender meegestuurde originele bestanden. Is een factuur foutief, dan kunt u het validatierapport aan de factuurverzender doorgeven. De stap-voor-stap-handleiding vindt u in het helpartikel XRechnung importeren, het volledige proces onder E-facturen ontvangen en Inkomende facturen.
Wat u moet archiveren
De leesbare weergave is een hulpmiddel voor mensen, niet de factuur zelf. Bepalend is het XML-bestand. Ook de KoSIT wijst erop dat haar visualisaties geen geldige XRechnungen zijn. Bewaar daarom altijd de originele XML. De pdf-weergave kunt u daarnaast opslaan, maar die vervangt het origineel niet.
Veelgestelde vragen
Waarmee kan ik een XRechnung openen?
Met elke teksteditor of browser ziet u de ruwe XML. Leesbaar wordt de factuur met een viewer zoals Quba, met de visualisatie van de KoSIT of met e-facturatiesoftware die het bestand als pdf weergeeft.
Kan ik een XRechnung omzetten naar een pdf?
Ja, als visualisatie. Viewers en e-facturatiesoftware maken van de XML een pdf-weergave. Juridisch bepalend blijft echter het XML-bestand, en dat moet worden gearchiveerd.
Waarom zie ik bij het openen alleen code?
Omdat de XRechnung een puur XML-bestand zonder lay-out is. Uw computer opent het met het standaardprogramma voor XML, meestal een browser of editor, en die kent geen factuurweergave.
Is het veilig om een XRechnung in een online viewer te openen?
Dat hangt af van de aanbieder. Facturen bevatten gevoelige gegevens. Gebruik alleen diensten waarvan u de aanbieder en de gegevensverwerking kent, of een viewer die lokaal op uw computer draait.