Die Felder der XRechnung: die wichtigsten Felder einfach erklärt

Die Spezifikation der XRechnung definiert alle erlaubten Felder in einer elektronischen Rechnung. Jedes Feld ist dabei eindeutig spezifiziert über eine semantische Definition (z.B. BT-1 für die Rechnungsnummer). BT steht dabei für „Business Term“ und gibt an, welche Art von Informationen in dem entsprechenden Feld erwartet werden. Die Spezifikation und die Beschreibung der Felder wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards herausgegeben (Stand: XRechnung 2.1.1 in der Fassung vom 29.07.2021) und wie z.B. von der Deutschen Bahn gefordert wird.

Die Rechnungskopf- und Verkäuferdaten

XRechnung Rechnungskopf
XRechnung Rechnungskopfdaten mit Beschreibung

 

BG-4 Eine Gruppe von Informationselementen, die Informationen über den Verkäufer liefern.

BT-27 Der vollständige Name, unter dem der Verkäufer im nationalen Register für juristische Personen oder als steuerpflichtige Person eingetragen ist oder anderweitig als Person(en) handelt (Firma).

BT-42 Telefonnummer des Ansprechpartners oder der Kontaktstelle.

BT-43 Eine E-Mail-Adresse des Ansprechpartners oder der Kontaktstelle.

BT-32 Eine örtliche steuerrechtliche Kennung des Verkäufers (bestimmt durch dessen Adresse) oder ein Verweis auf seinen eingetragenen Steuerstatus. (Hier ist ggf. die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder die USt-Befreiung des Rechnungsstellers einzutragen.)

BT-1 Eine eindeutige Kennung der Rechnung, die diese im System des Verkäufers identifiziert.

BT-46 Eine (i. d. R. vom Verkäufer vergebene) Kennung des Erwerbers, wie z. B. die Debitorennummer für die Buchhaltung oder die Kundennummer für die Auftragsverwaltung.

BT-10 Ein vom Erwerber zugewiesener und für interne Lenkungszwecke benutzter Bezeichner. Anmerkung: Im Rahmen des Steuerungsprojekts eRechnung ist mit der so genannten Leitweg-ID eine Zuordnungsmöglichkeit entwickelt worden, deren verbindliche Nutzung von Bund und mehreren Ländern vorgegeben wird. Die Leitweg-ID ist prinzipiell für Bund, Länder und Kommunen einsetzbar. Für die Darstellung der Leitweg-ID wird das in XRechnung verpflichtende Feld Buyer Reference benutzt. Länder und Kommunen, die ihren Rechnungsstellern abweichend von der Leitweg-ID eigene Zuordnungsmuster mitteilen, können diese statt der Leitweg-ID im Feld Buyer Reference verwenden.

BT-13 Eine vom Erwerber ausgegebene Kennung für eine referenzierte Bestellung.

BT-29 Eine (i. d. R. vom Erwerber vergebene) Kennung des Verkäufers, wie z. B. die Kreditorennummer für das Mittelbewirtschaftungsverfahren oder die Lieferantennummer für das Bestellsystem.

BT-14 Eine vom Verkäufer ausgegebene Kennung für einen referenzierten Auftrag.

BT-12 Eine eindeutige Bezeichnung des Vertrages (z. B. Vertragsnummer).

BT-2 Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.

BT-9 Das Fälligkeitsdatum des Rechnungsbetrages.

BT-72 Datum, an dem die Lieferung tatsächlich erfolgt bzw. die Dienstleistung tatsächlich erbracht wird.

BG-14 Eine Gruppe von Informationselementen, die Informationen über den Rechnungszeitraum liefern.

BT-41 Angaben zu Ansprechpartner oder Kontaktstelle (wie z. B. Name einer Person, Abteilungs- oder Bürobezeichnung).

BT-11 Die Kennung eines Projektes, auf das sich die Rechnung bezieht.

Die Käuferangaben in der XRechnung

BT-3 Ein Code, der den Funktionstyp der Rechnung angibt. Anmerkung: Der Rechnungstyp muss gemäß UNTDID 1001 spezifiziert werden.

BG-7 Eine Gruppe von Informationselementen, die Informationen über den Verkäufer liefern.

BT-44 Der vollständige Name des Erwerbers.

BG-13 Eine Gruppe von Informationselementen, die Informationen darüber liefern, wo und wann die in Rechnung gestellten Waren und Dienstleistungen geliefert bzw. erbracht werden.

BT-70 Der Name des Empfängers, an den die Waren geliefert bzw. für den die Dienstleistungen erbracht werden. Das Informationselement ist zu verwenden, wenn der Empfänger vom Erwerber abweicht.

BT-75 Die Hauptzeile einer Anschrift. Üblicherweise ist dies entweder Strasse und Hausnummer oder der Text „Postfach“ gefolgt von der Postfachnummer.

BT-77 Die Bezeichnung der Stadt oder Gemeinde, in der sich die Erwerberanschrift befindet.

BT-78 Die Postleitzahl.

BT-76 Eine zusätzliche Adresszeile in einer Anschrift, die verwendet werden kann, um weitere Einzelheiten in Ergänzung zur Hauptzeile anzugeben.

BG-9 Eine Gruppe von Informationselementen, die Angaben zum Ansprechpartner oder der Kontaktstelle beim Erwerber liefern.

Die Rechnungspositionen und Zahlungsmodalitäten

 

BG-25 Eine Gruppe von Informationselementen, die Informationen über einzelne Rechnungspositionen liefern.

BT-126 Eindeutige Bezeichnung für die betreffende Rechnungsposition.

BT-153 Ein Name des Postens.

BT-154 Eine Beschreibung des Postens.

BT-155 Eine dem Posten vom Verkäufer zugewiesene Kennung.

BT-20 Eine Textbeschreibung der Zahlungsbedingungen, die für den fälligen Zahlungsbetrag gelten (einschließlich Beschreibung möglicher Skonto- und Verzugsbedingungen). Dieses Informationselement kann mehrere Zeilen und mehrere Angaben zu Zahlungsbedingungen beinhalten und sowohl unstrukturierten als strukturierten Text enthalten. Der unstrukturierte Text darf dabei keine # enthalten.

Werden Informationen zur Gewährung von Skonto oder zur Berechnung von Verzugszinsen angegeben, sind sie wie folgt darzustellen: Anzugeben ist im ersten Segment „SKONTO“ oder „VERZUG“, im zweiten „TAGE=n“, im dritten „PROZENT=n“. Prozentzahlen sind ohne Vorzeichen sowie mit Punkt getrennt von zwei Nachkommastellen anzugeben. Liegt dem zu berechnenden Betrag nicht BT-115, „fälliger Betrag“ zugrunde, sondern nur ein Teil des fälligen Betrags der Rechnung, ist der Grundwert zur Berechnung von Skonto oder Verzugszins als viertes Segment „BASISBETRAG=n“ gemäß dem semantischen Datentypen Amount anzugeben.

BT-129 Die Menge zu dem in der betreffenden Zeile in Rechnung gestellten Einzelposten (Waren oder Dienstleistungen).

BT-130 Die für die in Rechnung gestellte Menge geltende Maßeinheit. Die Maßeinheit muss unter Anwendung der in UN/ECE Rec No 20 Intro 2.a) beschriebenen Methode aus den Listen UN/ECE Recommendation No. 20 „Codes for Units of Measure Used in International Trade“ und UN/ECE Recommendation No 21 „Codes for Passengers, Types of Cargo, Packages and Packaging Materials (with Complementary Codes for Package Names)“ ausgewählt werden.

BT-119 Der Umsatzsteuersatz, angegeben als für die betreffende Umsatzsteuerkategorie geltender Prozentsatz. Sofern die Rechnung von der Umsatzsteuer ausgenommen ist, ist der Wert „0“ zu übermitteln.

BT-148 Der Postenpreis ohne Umsatzsteuer vor Abzug des Postenpreisrabatts.

BT-107 Summe aller in der Rechnung enthaltenen Nachlässe der Dokumentenebene.

BT-115 Der ausstehende Betrag. Dies ist der Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer abzüglich des bereits gezahlten Betrags. Dieser Betrag ist der Rechnungsgesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer abzüglich der Summe bereits gezahlter Beträge. Im Falle einer vollständig beglichenen Rechnung ist dieser Betrag gleich null. Der Betrag ist negativ, falls der gezahlte Betrag größer als der  Rechnungsgesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer ist.

Praxis-Tipp:

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