GoBD: Bedeutung, Rechnungen und Archivierung
Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung dafür, wie Sie Bücher, Aufzeichnungen und Belege elektronisch führen und aufbewahren. Sie gelten für praktisch jedes Unternehmen mit steuerlichen Aufzeichnungspflichten, vom Freiberufler bis zum Konzern. Für E-Rechnungen heißt das seit 2025 vor allem: Die strukturierte XML-Datei ist das Original und muss acht Jahre unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Es handelt sich um ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), veröffentlicht am 28. November 2019 und seitdem zweimal geändert: am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025.
Die GoBD sind kein Gesetz. Sie beschreiben, wie die Finanzverwaltung die gesetzlichen Pflichten aus der Abgabenordnung (vor allem §§ 146, 147 AO) und dem Handelsrecht auslegt. Bei einer Betriebsprüfung ist genau diese Auslegung der Maßstab.
Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD gelten für alle Steuerpflichtigen, die nach Steuer- oder Handelsrecht Bücher führen oder Aufzeichnungen machen müssen. Das betrifft Bilanzierer ebenso wie Unternehmen mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Freiberufler, Kleinunternehmer und nebenberuflich Selbstständige. Eine Ausnahme für kleine Betriebe gibt es nicht. Die Anforderungen gelten für alle Systeme, in denen steuerlich relevante Daten entstehen: Rechnungsprogramm, Buchhaltung, Kasse, Warenwirtschaft oder Archiv.
Die Grundsätze der GoBD
Die GoBD fassen die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung in einige Grundsätze:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit vom Beleg bis zur Buchung und zurück verfolgen können.
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle werden lückenlos erfasst.
- Richtigkeit: Die Aufzeichnungen geben die Geschäftsvorfälle zutreffend wieder.
- Zeitgerechte Erfassung: Geschäftsvorfälle werden zeitnah erfasst. Bei unbaren Vorgängen gilt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich.
- Ordnung: Unterlagen werden systematisch abgelegt und sind auffindbar.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Änderungen müssen protokolliert werden.
Dazu kommt die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Belege bei Ihnen entstehen, erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Fehlt sie oder ist sie lückenhaft, kann das bei einer Prüfung Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit wecken.
GoBD-konforme Rechnung: worauf es ankommt
Eine GoBD-konforme Rechnung ist keine eigene Rechnungsart. Gemeint ist eine Rechnung, die korrekt erstellt, unveränderbar gespeichert und jederzeit auffindbar ist. Drei Punkte sind entscheidend:
- Inhalt: Die Rechnung enthält alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Eine Übersicht finden Sie im Beitrag Pflichtangaben einer Rechnung.
- Entstehung: Rechnungen, die mit frei editierbaren Programmen wie Word oder Excel erstellt und nur als Datei abgelegt werden, sind problematisch. Sie lassen sich jederzeit überschreiben, ohne dass die Änderung erkennbar wird. Ein Fakturierungsprogramm mit fester Rechnungsnummer und Änderungsprotokoll erfüllt die Anforderung an die Unveränderbarkeit deutlich leichter.
- Aufbewahrung: Das Rechnungsdokument bleibt für die gesamte Frist lesbar, unverändert und maschinell auswertbar.
Für Ausgangsrechnungen stellen die GoBD klar: Wer ein Fakturierungsprogramm einsetzt, muss keine bildhafte Kopie jeder Ausgangsrechnung ab Erstellung speichern, wenn er jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kann. Das gilt ausdrücklich auch für den PDF-Teil eines hybriden Formats.
Was gilt für E-Rechnungen seit 2025?
Mit der E-Rechnung-Pflicht zwischen inländischen Unternehmen hat das BMF die GoBD mit Schreiben vom 14. Juli 2025 angepasst. Die Änderungen gelten sofort. Die wichtigsten Punkte:
- Die XML-Datei ist das Original. Bei E-Rechnungen im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG reicht es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Eingehende E-Rechnungen müssen im Format gespeichert werden, in dem sie eingegangen sind.
- Hybride Formate wie ZUGFeRD: Entscheidend ist der strukturierte Datenteil. Den PDF-Teil müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Informationen enthält, die in den XML-Daten fehlen oder abweichen, zum Beispiel Buchungsvermerke.
- Keine Formatumwandlung, die Daten löscht: Die XML-Datei darf nicht durch eine Umwandlung, etwa in ein Bildformat wie TIFF, verloren gehen.
- Inhaltliche statt bildlicher Übereinstimmung: Für empfangene strukturierte Datensätze genügt eine inhaltliche Übereinstimmung, eine bildliche Wiedergabe ist nicht erforderlich.
Wer E-Rechnungen also nur ausdruckt oder das Sichtbild als PDF ablegt und die XML-Datei löscht, bewahrt das Original nicht auf. Wie Sie empfangene XRechnungen lesbar machen, erklärt der Beitrag XRechnungen empfangen, darstellen und verarbeiten.
Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO
Seit dem 1. Januar 2025 gelten durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz kürzere Fristen für Buchungsbelege:
| Unterlagen | Frist |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre |
| Buchungsbelege, also auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen | 8 Jahre |
| Empfangene und gesendete Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
Auch § 14b UStG sieht für Rechnungen eine Aufbewahrung von acht Jahren vor. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt beziehungsweise der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 bewahren Sie also bis Ende 2034 auf. Laufen noch Prüfungen oder Verfahren, kann sich die Frist verlängern.
GoBD-konform archivieren: so gehen Sie vor
Für eine GoBD-konforme Archivierung Ihrer Rechnungen hat sich folgende Praxis bewährt:
- Originalformat sichern: E-Rechnungen als XML, PDF-Rechnungen als PDF, Papierbelege im Original oder nach einem dokumentierten Scanverfahren.
- E-Mails richtig behandeln: Dient die E-Mail nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung, genügt die Aufbewahrung des Anhangs. Steht die Rechnung im Text der E-Mail, bewahren Sie die E-Mail selbst auf.
- Nicht ausdrucken und löschen: Elektronisch empfangene Belege müssen elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
- Änderungen nachvollziehbar halten: Nutzen Sie ein System, das Änderungen protokolliert, statt Dateien in frei beschreibbaren Ordnern abzulegen.
- Datenzugriff sicherstellen: Die Finanzverwaltung kann bei einer Prüfung unmittelbaren Zugriff auf Ihre Daten, eine Auswertung nach ihren Vorgaben oder einen Datenträger verlangen. Die Daten müssen dafür maschinell auswertbar sein.
- Verfahrensdokumentation pflegen: Halten Sie fest, wie Rechnungen bei Ihnen ankommen, geprüft, gebucht und archiviert werden.
Wie faktoora bei der Archivierung unterstützt
In faktoora werden Ausgangs- und Eingangsrechnungen archiviert, und Versand und Ablage bleiben protokolliert und nachvollziehbar. Die Rechnungen lassen sich strukturiert exportieren, unter anderem für DATEV, und so an Buchhaltung oder Steuerberatung übergeben. Wie Sie Rechnungen im System archivieren, zeigt die Anleitung zur Archivierungsfunktion. Mehr zum Empfang und zur Prüfung eingehender Belege lesen Sie auf der Seite zu Eingangsrechnungen.
Ob Ihre Buchführung insgesamt den GoBD entspricht, hängt nie von einer Software allein ab, sondern auch von Ihren Abläufen und Ihrer Verfahrensdokumentation.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es ist ein BMF-Schreiben, das die Buchführungspflichten der Abgabenordnung für elektronische Systeme konkretisiert.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Seit 2025 acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bücher und Jahresabschlüsse bewahren Sie weiterhin zehn Jahre auf.
Muss ich bei einer ZUGFeRD-Rechnung das PDF aufbewahren?
Entscheidend ist der XML-Teil. Das PDF müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn es steuerlich relevante Informationen enthält, die im XML fehlen, zum Beispiel Buchungsvermerke.
Reicht es, E-Rechnungen auszudrucken?
Nein. Elektronisch empfangene Rechnungen müssen im Eingangsformat elektronisch aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen ist das die XML-Datei.
Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer?
Ja. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung haben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten und müssen die GoBD beachten.