Wissen: E-Rechnung

E-Rechnung: Pflicht, Formate und Umsetzung

Q: Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Ein PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der Norm. ZUGFeRD ist die Ausnahme: Dort sind die strukturierten Daten als XML im PDF eingebettet.

Q: Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen in Deutschland. Die Versandpflicht im B2B-Bereich beginnt am 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und gilt ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen.

Q: Was unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format und im Bund vorgeschrieben. ZUGFeRD ist hybrid: ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide setzen auf der EN 16931 auf.

Q: Wie erstelle ich eine E-Rechnung mit faktoora?

Sie erfassen die Rechnung in faktoora und wählen das Format je Empfänger. Die Pflichtfelder nach EN 16931 werden vor dem Versand geprüft, der Versand läuft per E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Dieser Leitfaden erklärt, was eine E-Rechnung ausmacht, welche Formate zählen und wann die Versandpflicht greift.

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EN 16931 · XRechnung · ZUGFeRD · Peppol

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Grundlagen

Was ist eine E-Rechnung?

Strukturierte Daten statt BildEine E-Rechnung überträgt alle Rechnungsangaben in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Sie lässt sich ohne Abtippen weiterverarbeiten.
EN 16931 als GrundlageDie europäische Norm EN 16931 definiert das semantische Datenmodell: welche Angaben eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie benannt sind.
Ein PDF allein reicht nichtEin PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne der Norm, solange es keine strukturierten Rechnungsdaten enthält.
B2G und B2B getrennt betrachtetRechnungen an Bundesbehörden sind seit dem 27. November 2020 als XRechnung einzureichen. Die B2B-Pflicht folgt aus dem Wachstumschancengesetz.

Formate

Die Formate im Überblick.

XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X setzen alle auf der EN 16931 auf. Der Unterschied liegt in der Darstellung und im Einsatzbereich.

XRechnung

Ein rein strukturiertes XML-Format und die deutsche CIUS zur EN 16931. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist es der vorgeschriebene Standard.

XML
CIUS zur EN 16931
B2G

ZUGFeRD

Ein hybrides Format: ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Empfänger ohne E-Rechnungssoftware sehen die Rechnung wie gewohnt.

PDF mit XML
Hybrid
B2B

Factur-X

Das französische Pendant zu ZUGFeRD, technisch eng verwandt und damit der Weg in den französischen Rechnungsverkehr.

PDF mit XML
Frankreich

Peppol BIS Billing 3.0

Kein eigenes Rechnungsbild, sondern die Spezifikation für den Austausch über das Peppol-Netzwerk, ebenfalls auf Basis der EN 16931.

Übermittlung
Europaweit

E-Rechnungspflicht

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Fristen stammen aus dem Wachstumschancengesetz. Die Umsatzschwelle für 2027 ist derzeit geplant und kann noch präzisiert werden.

01
1. Januar 2025
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, unabhängig von Größe und Umsatz.
- Empfangspflicht
- Alle Unternehmen
02
2025 bis 2026
Übergangsphase: Papier- und einfache PDF-Rechnungen dürfen weiterhin versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.
- Übergangsregelung
03
1. Januar 2027
Versandpflicht im B2B-Bereich für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro.
- Versandpflicht
- Über 800.000 Euro
04
1. Januar 2028
Versandpflicht für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzschwelle.
- Versandpflicht
- Ohne Ausnahme

Was das bedeutetEmpfangen müssen Sie bereits heute. Wer den Versand jetzt umstellt, nutzt die Übergangsfrist, statt sie zu verbrauchen.

Formate & Netzwerke

Die E-Rechnung ist ein europäisches Thema.

Auch andere EU-Staaten führen B2B-Mandate ein, mit eigenen Formaten und Übermittlungswegen.

XRechnung (DE)
ZUGFeRD (DE)
Factur-X (FR)
PDF

Peppol (EU)
Fattura PA (IT)
KSeF (PL)
VeriFactu (ES)
PA (FR)

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