Leitweg-ID: Aufbau, Beispiel und wo Sie sie finden
Die Leitweg-ID ist die elektronische Adresse eines öffentlichen Rechnungsempfängers in Deutschland. Sie steht in der XRechnung im Feld BT-10 (Käuferreferenz) und sorgt dafür, dass die Rechnung bei der richtigen Behörde und dort bei der richtigen Stelle ankommt. Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und einer zweistelligen Prüfziffer, zum Beispiel 991-33333TEST-33. Ihre Leitweg-ID bekommen Sie vom Auftraggeber, in der Regel mit dem Auftrag.
Was ist eine Leitweg-ID?
Bund und Länder haben sich auf ein einheitliches Format geeinigt, mit dem sich jede Verwaltungseinheit elektronisch adressieren lässt. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) beschreibt es in der Leitweg-ID-Formatspezifikation, aktuell in Version 2.0.2. Die Rechnungseingangsplattformen leiten eingehende Rechnungen anhand der Leitweg-ID an die Rechnungsbearbeitungssysteme der Behörden weiter.
In der EN 16931 ist die Käuferreferenz (BT-10) optional. Die XRechnung macht sie für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zur Pflicht, und genau dort steht die Leitweg-ID. Seit 2019 ist die Leitweg-ID außerdem als Identifikationsschema mit dem Code 0204 international registriert. Deshalb lässt sie sich auch als Peppol-ID verwenden.
Wichtig für Unternehmen: Als Rechnungssteller brauchen Sie keine eigene Leitweg-ID, auch nicht für die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Die Leitweg-ID adressiert nur Empfänger in der Verwaltung.
Aufbau der Leitweg-ID
Die Leitweg-ID hat drei Bestandteile, getrennt durch Bindestriche:
| Bestandteil | Pflicht | Länge | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Grobadressierung | ja | 2 bis 12 Ziffern | Bund oder Bundesland, optional Regierungsbezirk, Landkreis, Gemeinde |
| Feinadressierung | nein | bis 30 Zeichen | Buchstaben A bis Z und Ziffern, frei vom Bund oder Land festgelegt |
| Prüfziffer | ja | 2 Ziffern | berechnet nach Modulo 97-10 |
Insgesamt ist eine Leitweg-ID zwischen 5 und 46 Zeichen lang.
Grobadressierung
Die Grobadressierung folgt dem amtlichen Regionalschlüssel. Die ersten zwei Ziffern stehen für das Bundesland oder den Bund:
- 01 Schleswig-Holstein, 02 Hamburg, 03 Niedersachsen, 04 Bremen
- 05 Nordrhein-Westfalen, 06 Hessen, 07 Rheinland-Pfalz, 08 Baden-Württemberg
- 09 Bayern, 10 Saarland, 11 Berlin, 12 Brandenburg
- 13 Mecklenburg-Vorpommern, 14 Sachsen, 15 Sachsen-Anhalt, 16 Thüringen
- 99 Bund
Danach können eine Ziffer für den Regierungsbezirk (beim Bund eine Ordnungskennzahl), zwei Ziffern für den Landkreis und drei, vier oder sieben Ziffern für Gemeindeverband und Gemeinde folgen.
Feinadressierung
Die Feinadressierung ist optional und unterscheidet Stellen innerhalb einer Behörde, zum Beispiel Abteilungen mit eigener Rechnungsbearbeitung. Sie besteht aus bis zu 30 Buchstaben und Ziffern. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Wie sie aufgebaut ist, legt jeder Bund oder jedes Land selbst fest.
Prüfziffer
Die Prüfziffer besteht aus zwei Ziffern und wird wie bei der IBAN nach ISO/IEC 7064 (Modulo 97-10) aus Grob- und Feinadressierung berechnet. Sie erkennt Tippfehler, bevor eine Rechnung ins Leere läuft.
Leitweg-ID: Beispiele
| Leitweg-ID | Bedeutung |
|---|---|
| 04011000-1234512345-06 | Beispiel aus der KoSIT-Spezifikation: Bremen, Feinadressierung 1234512345 |
| 991-33333TEST-33 | Beispiel des Bundes für eine Behörde der unmittelbaren Bundesverwaltung |
| 992-90009-96 | Leitweg-ID der Deutschen Bahn für alle DB-Gesellschaften |
So berechnet die KoSIT die Prüfziffer für das erste Beispiel:
- Grobadressierung übernehmen: 04011000
- Feinadressierung ohne Bindestrich anhängen: 1234512345. Buchstaben würden durch Zahlen ersetzt, A = 10, B = 11 bis Z = 35.
- Zwei Nullen anhängen: 04011000123451234500
- Durch 97 teilen: Der Rest ist 92.
- Rest von 98 abziehen: 98 minus 92 ergibt die Prüfziffer 06.
Zur Kontrolle rechnen Sie die vollständige ID ohne Bindestriche modulo 97. Ergibt sich der Rest 1, ist die Leitweg-ID syntaktisch gültig. Ob sie auch bei einer Plattform registriert ist, verrät die Prüfziffer nicht.
Was bedeuten 991, 992 und 993?
Bei Empfängern des Bundes zeigt die Grobadressierung, wie Rechnungen angenommen werden:
- 991: unmittelbare Bundesverwaltung oder Verfassungsorgan, Empfang über die OZG-RE
- 992: mittelbare Bundesverwaltung, Empfang über die OZG-RE
- 993: mittelbare Bundesverwaltung mit eigener Lösung außerhalb der OZG-RE
Es gibt eine bekannte Ausnahme: Die Deutsche Bahn verwendet 992-90009-96, ist aber nicht an die OZG-RE angeschlossen. Rechnungen an die DB gehen per E-Mail oder Peppol, siehe XRechnung an die Deutsche Bahn: Anforderungen. Wie Sie an die OZG-RE senden, erklärt der Beitrag ZRE und OZG-RE: XRechnung an den Bund senden.
Leitweg-ID finden: So kommen Sie an die richtige ID
- Auftrag oder Bestellung prüfen: Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, Ihnen die Leitweg-ID im Einkaufs- oder Vergabeprozess mitzuteilen. Sie steht meist in Bestellung, Vertrag oder Auftragsschreiben.
- Beim Auftraggeber nachfragen: Fehlt die ID, fragen Sie Ihren Ansprechpartner oder die Rechnungsstelle der Behörde.
- Verzeichnis der OZG-RE nutzen: In der Weberfassung der OZG-RE gibt es ein Verzeichnis der angebundenen Leitweg-IDs. Verwenden Sie trotzdem die ID aus dem Auftrag, denn eine Behörde kann mehrere Leitweg-IDs für verschiedene Bereiche haben.
- Bei Landesbehörden: Die ausgebenden Stellen der Länder listet die KoSIT in ihrer Übersicht zum Umsetzungsstand der Länder.
Ihr Kunde ist ein privates Unternehmen? Dann gibt es in der Regel keine Leitweg-ID. Das Feld bleibt leer oder enthält eine Referenz, die der Kunde vorgibt, zum Beispiel eine Lieferantennummer.
Wohin gehört die Leitweg-ID in der XRechnung?
Die Leitweg-ID gehört ausschließlich in BT-10, die Käuferreferenz (in der Syntax BuyerReference). Die Bestellnummer gehört in BT-13, eine Projektnummer in BT-11. Beim Versand über Peppol steht die Leitweg-ID zweimal: als Empfänger-ID mit Präfix, etwa 0204:991-33333TEST-33, und zusätzlich in BT-10 der Rechnung. Fehlt sie in BT-10, weist die OZG-RE die Rechnung ab.
Typische Fehler mit der Leitweg-ID
- Bindestriche an der falschen Stelle oder Leerzeichen vor oder hinter der ID. Das ist laut Bund eine häufige Ursache der Meldung „Leitweg-ID ist nicht valide“.
- Bestellnummer in BT-10 statt in BT-13. Die Rechnung lässt sich dann nicht zuordnen.
- Falsche ID einer Behörde mit mehreren Leitweg-IDs, etwa aus einem alten Auftrag oder einem anderen Bereich.
- Eigene Leitweg-ID erfunden, obwohl der Empfänger keine vergeben hat.
- Tippfehler in der Prüfziffer. Die Modulo-97-Probe deckt sie auf.
- Leitweg-ID nur im Peppol-Umschlag, aber nicht in BT-10.
Wird eine korrekt eingegebene ID trotzdem abgelehnt, klären Sie das mit dem Auftraggeber. Er kann das Problem an die zuständige Stelle weitergeben, beim Bund an das Zentrale Finanzwesen des Bundes. Weitere Ablehnungsgründe rund um die Käuferreferenz beschreibt der Artikel XRechnung abgewiesen: Leitweg-ID und Käuferreferenz.
Abgrenzung: DUNS-Nummer, X.400 und ZUGFeRD
Rund um die Leitweg-ID tauchen oft Begriffe auf, die etwas anderes meinen.
DUNS-Nummer
Die DUNS-Nummer ist eine neunstellige Unternehmenskennung von Dun & Bradstreet. Sie identifiziert Firmen in Lieferantenstammdaten und internationalen Geschäftsbeziehungen. Sie ist keine Steuernummer und keine Adresse für E-Rechnungen an Behörden. In BT-10 hat sie nichts verloren.
X.400
X.400 ist ein älterer Standard für den Nachrichtentransport, der früher vor allem in Behörden und großen Organisationen verbreitet war. Er beschreibt den Transportweg, nicht das Rechnungsformat. Für Rechnungen an den Bund spielt er keine Rolle mehr: Die OZG-RE nimmt Rechnungen per Weberfassung, Upload, E-Mail und Peppol an.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat aus PDF und eingebettetem XML. An den Bund sind neben der XRechnung auch andere Formate zulässig, wenn sie EN 16931 und der E-Rechnungsverordnung entsprechen, zum Beispiel ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei. Auch dann gehört die Leitweg-ID in BT-10.
Leitweg-ID in faktoora
Bei der Rechnungserstellung in faktoora fragt die Maske die Leitweg-ID ab und schreibt sie in das vorgesehene Referenzfeld. Jede Rechnung wird vor dem Versand gegen EN 16931 und XRechnung validiert. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnungen erstellen.
Häufige Fragen
Was ist eine Leitweg-ID?
Die elektronische Adresse eines öffentlichen Rechnungsempfängers. Sie steht in der XRechnung im Feld BT-10 und leitet die Rechnung an die richtige Stelle in der Verwaltung.
Wo finde ich die Leitweg-ID?
In Auftrag, Bestellung oder Vertrag des öffentlichen Auftraggebers. Fehlt sie, fragen Sie Ihren Ansprechpartner. Das Verzeichnis in der OZG-RE hilft bei der Orientierung, maßgeblich ist aber die ID aus dem Auftrag.
Brauche ich als Unternehmen eine eigene Leitweg-ID?
Nein. Rechnungssteller benötigen keine Leitweg-ID, auch nicht für die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
Was ist eine DUNS-Nummer?
Eine neunstellige Unternehmenskennung von Dun & Bradstreet für Stammdaten. Sie ersetzt weder die Leitweg-ID noch eine Peppol-ID.
Ist X.400 ein E-Rechnungsformat?
Nein. X.400 ist ein Transportstandard. Das Rechnungsformat ist zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.