Preguntas frecuentes

Encuentre respuestas a sus preguntas sobre facturas electrónicas y faktoora.

• ¿Qué es una factura electrónica?

  Una factura electrónica es un conjunto de datos XML legalmente conforme y legible por máquina que contiene todos los datos obligatorios según la Directiva 2014/55/UE y se importa de forma automatizada en sistemas ERP (p. ej., SAP, MS Dynamics). Formatos habituales como XRechnung (B2G), ZUGFeRD Extended (B2B) y estándares internacionales como Peppol BIS/UBL permiten una validación eficiente, la firma digital (XAdES) y un archivo a prueba de auditorías conforme a GoBD (los principios alemanes para la contabilidad y el archivo digitales correctos) (§ 146 AO, Código Tributario alemán). Con flujos de trabajo apoyados en OCR y RPA, usted reduce los costes de impresión y envío postal, minimiza los errores y aumenta la transparencia en el flujo de facturación. Encontrará más consejos prácticos sobre el archivo conforme a GoBD y sobre la Directiva europea en las páginas de la Comisión Europea

• ¿Qué formatos existen para las facturas electrónicas?

  Los formatos de factura electrónica se basan en la norma europea EN 16931, que define los requisitos de contenido. Los formatos técnicos propiamente dichos son UBL (Universal Business Language) y CII (Cross Industry Invoice), dos estructuras de datos basadas en XML para información de factura estructurada. Sobre ellas existen especificaciones de aplicación concretas como XRechnung y ZUGFeRD en Alemania, que estandarizan estos formatos para determinados contextos:

  • XRechnung es la especificación obligatoria para las facturas electrónicas dirigidas a clientes del sector público en Alemania. Técnicamente se basa en UBL o CII.
  • ZUGFeRD es un formato híbrido que combina un PDF/A-3 con un conjunto de datos CII incrustado. Se utiliza sobre todo en el ámbito B2B.

  A nivel internacional, UBL se utiliza sobre todo en la red Peppol, un estándar europeo para el intercambio estructurado de datos de facturas. Encontrará más información sobre Peppol en peppol.org y sobre CII en unece.org.

• ¿Qué es una XRechnung?

  XRechnung es la especificación obligatoria en Alemania para las facturas electrónicas dirigidas a clientes del sector público. Se basa en la norma europea EN 16931 y consta exclusivamente de datos XML estructurados. A diferencia de ZUGFeRD, que incluye además un PDF visual, XRechnung prescinde por completo del diseño y la presentación. Sus rasgos distintivos son la indicación obligatoria del Leitweg-ID (identificador de enrutamiento) para dirigir la factura al organismo destinatario y la incrustación de los documentos justificativos directamente en el XML. El envío se realiza normalmente a través de plataformas como la plataforma central de recepción de facturas de la Administración federal alemana, mediante carga de archivos o por correo electrónico. La XRechnung es obligatoria para todas las empresas que facturan encargos de organismos públicos a nivel federal o de los estados federados. faktoora garantiza que todos los requisitos se cumplen automáticamente y que siempre se utiliza la versión vigente de XRechnung.

• ¿Qué es una factura ZUGFeRD?

  ZUGFeRD es un formato de factura híbrido que combina un documento PDF/A-3 con un conjunto de datos XML incrustado. Se basa en la norma europea EN 16931 y es especialmente adecuado para el intercambio de facturas electrónicas en el ámbito B2B. La parte visual sirve para la visualización y el archivo, mientras que los datos XML estructurados pueden procesarse automáticamente. A diferencia de la XRechnung, puramente estructurada, ZUGFeRD permite un diseño de factura personalizable y cumple al mismo tiempo los requisitos de la factura electrónica. Admite distintos perfiles, por ejemplo ZUGFeRD Basic o Extended, según el nivel de detalle deseado. ZUGFeRD no es una exigencia de los clientes del sector público, pero está muy extendido en el sector privado y lo admiten muchos sistemas ERP y de contabilidad. faktoora crea automáticamente facturas ZUGFeRD válidas según el perfil vigente y permite incrustar documentos justificativos adicionales.

• ¿Qué significa PDF/A y por qué es importante?

  PDF/A es un formato normalizado por ISO para el archivo a largo plazo de documentos digitales. Garantiza que todos los contenidos, como fuentes, colores o imágenes, estén completamente incrustados y que el documento pueda mostrarse sin cambios en cualquier momento. Así, una factura sigue siendo legible y válida a efectos legales incluso al cabo de muchos años. En las facturas electrónicas, PDF/A es especialmente relevante para ZUGFeRD. En este caso se utiliza el formato PDF/A-3, que contiene además un archivo XML dentro del mismo documento. De este modo, la factura es legible a simple vista y procesable automáticamente. PDF/A cumple los requisitos de GoBD (los principios alemanes para la contabilidad y el archivo digitales correctos) y es adecuado para un archivo a prueba de auditorías.

• ¿Qué significa EN 16931?

  EN 16931 es la norma europea para facturas electrónicas en los ámbitos B2G y B2B. Establece qué datos debe contener una factura electrónica, con qué estructura se transmite y qué reglas de validación se aplican. Su objetivo es un estándar uniforme y legible por máquina para el intercambio de facturas dentro de la UE. La norma define un modelo de datos semántico, independiente del formato técnico. Sobre esta base se desarrollaron implementaciones técnicas como UBL y CII. Las especificaciones de aplicación nacionales como XRechnung o ZUGFeRD son las llamadas CIUS (Core Invoice Usage Specifications), que adaptan EN 16931 a los requisitos legales y organizativos concretos de determinados países o sectores. XRechnung es la CIUS para el sector público en Alemania y se basa técnicamente en UBL o CII. ZUGFeRD es otra CIUS, utilizada en Alemania sobre todo en el ámbito B2B y basada en CII. Ambos formatos aplican los requisitos de EN 16931, pero difieren en su estructura y su ámbito de aplicación.

• ¿Qué es Peppol y cómo funciona?

  Peppol es una red de uso internacional para el intercambio seguro y estandarizado de documentos comerciales estructurados, como facturas electrónicas, pedidos o albaranes. Fue impulsada inicialmente por la UE y hoy está implantada en todo el mundo, entre otros países en Alemania, los Países Bajos, Noruega, Australia, Singapur y Japón. Peppol se basa en formatos de datos uniformes como UBL y en un protocolo de transporte definido. Cada participante es accesible mediante un Peppol ID único y se comunica a través de Access Points certificados. La transmisión es cifrada, trazable y funciona entre distintos sistemas. Otro componente es el Peppol SMP (Service Metadata Publisher), que gestiona la accesibilidad de los destinatarios.

  Una gran ventaja de Peppol es la interoperabilidad global sin interfaces bilaterales. Empresas y administraciones pueden intercambiar facturas estructuradas directamente en todo el mundo. Además, Peppol es una pieza técnica clave para los próximos requisitos de la UE como ViDA (VAT in the Digital Age), que persigue la factura electrónica obligatoria y la declaración basada en transacciones.

  faktoora es proveedor certificado de Peppol y permite así recibir y enviar facturas sin interrupciones a través de la red Peppol.

• ¿Desde cuándo está obligada mi empresa a usar la factura electrónica en B2B y se aplica también a las pequeñas empresas?

  Desde el 1 de enero de 2025, en Alemania existe la obligación de poder recibir facturas electrónicas en el ámbito B2B. Esta norma afecta a todas las empresas establecidas en el país, con independencia de su tamaño, sector o forma jurídica. También se incluyen los profesionales autónomos, las sociedades de personas y las asociaciones con actividad económica, siempre que actúen como empresarios y adeuden IVA en Alemania o tengan derecho a deducir el IVA soportado como destinatarios de la prestación. La base legal es el § 14 UStG (Ley alemana del IVA) en la redacción dada por la Wachstumschancengesetz (Ley de Oportunidades de Crecimiento). Con ello, la obligación de factura electrónica ya existente en el sector público, introducida en 2020 por la E-Rechnungsverordnung (Reglamento federal de facturación electrónica, para XRechnung en B2G), se amplía ahora al ámbito B2B. La obligación de emitir facturas electrónicas se implanta de forma escalonada. Desde 2025 solo es obligatoria la recepción. La obligación de emitirlas se aplica a las grandes empresas a partir de 2026 y se extenderá a todas hasta 2028. Existen regímenes transitorios para facturas que no tienen que emitirse en formato electrónico, por ejemplo:

  • Facturas de pequeño importe inferiores a 250 euros (§ 33 UStDV, Reglamento de aplicación de la Ley alemana del IVA)
  • Billetes de transporte y justificantes similares (§ 34 UStDV)
  • Excepciones para ventas al contado y prestaciones a particulares (B2C)

  Las facturas electrónicas en el sentido de la ley deben cumplir la norma EN 16931, por ejemplo como XRechnung o ZUGFeRD con un archivo XML estructurado.

• ¿Puedo seguir enviando facturas en PDF?

  Desde 2025, en Alemania ya no basta con enviar simplemente facturas en PDF en el ámbito B2B. Según el § 14 UStG (Ley alemana del IVA), las facturas electrónicas deben cumplir la norma EN 16931, es decir, crearse en un formato como XRechnung o ZUGFeRD con datos XML estructurados. Un PDF sin datos estructurados no cumple este requisito y no está permitido en este contexto. En cambio, una factura en papel no es formalmente una factura electrónica y, por tanto, sigue estando permitida en determinados casos excepcionales, por ejemplo en facturas de pequeño importe o durante los plazos transitorios de la obligación de emisión. Es decir: el papel puede estar permitido donde el PDF ya no se reconoce expresamente.

  Nos aseguramos de que todas las facturas que usted cree con faktoora cumplan los requisitos legales. Usted elige el formato; nosotros nos ocupamos de la estructura, la validación y la conformidad.

• ¿Se aplica la obligación de factura electrónica también a las pequeñas empresas?

  Sí. La obligación de factura electrónica se aplica también a las pequeñas empresas, siempre que actúen como empresarios y presten servicios o entreguen bienes a otras empresas en Alemania. Lo decisivo no es el tamaño de la empresa, sino si se realiza una prestación B2B en el país. Por tanto, la obligación de factura electrónica afecta también a los pequeños empresarios acogidos al § 19 UStG (régimen de pequeños empresarios de la Ley alemana del IVA) en cuanto facturan a otras empresas.

  Los pequeños empresarios no están exentos de la obligación de recepción y, desde 2025, deben poder aceptar facturas electrónicas en formato estructurado (p. ej., XRechnung o ZUGFeRD). Para la emisión rige un régimen transitorio hasta 2028 como muy tarde. No obstante, quien se adapta pronto se beneficia de menos cambios de soporte y de procesos automatizados.

• ¿Se pueden convertir automáticamente archivos PDF en facturas electrónicas?

  No. Los archivos PDF no pueden convertirse automáticamente en facturas electrónicas válidas, porque no contienen datos estructurados. La conversión mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres) es técnicamente posible, pero no lo bastante fiable para cumplir los requisitos de EN 16931. El OCR reconoce el contenido de forma puramente visual, pero no puede asignarlo semánticamente a campos obligatorios como BT-20 o BT-126. Tampoco permite deducir con seguridad las reglas de validación ni los datos fiscales obligatorios. Para crear facturas electrónicas se necesitan datos de origen estructurados, por ejemplo de un sistema ERP o introducidos directamente en faktoora. Intentar procesar los PDF mediante OCR no es una estrategia de digitalización sostenible, sino una solución provisional propensa a errores.

• ¿Cuál es la diferencia entre UBL y CII?

  UBL (Universal Business Language) y CII (Cross Industry Invoice de UN/CEFACT) son dos formatos basados en XML para representar facturas electrónicas estructuradas. Ambos cumplen los requisitos de la norma EN 16931 y sirven de base técnica para estándares de factura nacionales como XRechnung o Peppol BIS. La diferencia está en su enfoque:

  • UBL es más abierto, tiene una estructura más sencilla y está más extendido en el norte y el oeste de Europa. Se utiliza, por ejemplo, en los Países Bajos, Dinamarca o en la red Peppol.
  • CII es semánticamente más estricto y procede de UN/CEFACT. Da más importancia a la claridad formal, pero su implementación es más compleja. Alemania recurre en parte a CII para la XRechnung, al igual que ZUGFeRD.

  La existencia de ambos formatos tiene razones históricas y políticas. Con EN 16931, la UE quería fijar contenidos uniformes, pero admitió deliberadamente dos variantes técnicas para que los estándares nacionales pudieran basarse en ellas con flexibilidad.

• ¿Es Peppol un sistema EDI?

  Peppol no es un EDI clásico como EDIFACT o ANSI X12, sino una infraestructura moderna para el intercambio estructurado de documentos basada en estándares abiertos. Mientras que el EDI tradicional suele basarse en formatos propietarios, conexiones bilaterales e interfaces individuales, Peppol utiliza formatos estandarizados como UBL y un sistema abierto, interconectado a escala europea, con Peppol IDs únicos.

  El EDI ofrece ventajas como un alto grado de automatización de procesos, integración directa entre sistemas e intercambio rápido de datos. Sin embargo, su implantación suele ser cara, requiere mucho mantenimiento y ofrece poca interoperabilidad. Ahí es precisamente donde entra Peppol: reduce la complejidad, abarata la integración y es interoperable entre empresas, administraciones y países.

  En muchos casos de uso, Peppol puede sustituir por completo al EDI clásico, sobre todo en la transmisión de facturas estructuradas en los ámbitos B2B y B2G. Para escenarios EDI muy personalizados en la industria, el EDI clásico sigue siendo relevante en parte, pero Peppol ofrece una alternativa estandarizada y preparada para el futuro para todos los que quieran intercambiar facturas digitalmente de forma interoperable, conforme a la ley y rentable.

• ¿Puedo crear facturas con precios con IVA incluido?

  No. Según EN 16931, las facturas deben crearse siempre con precios netos. El IVA debe indicarse por separado. No se permite mostrar precios brutos sin desglose, ya que las facturas electrónicas estructuradas deben procesarse automáticamente y comprobarse de forma inequívoca a efectos fiscales.

  Este requisito se aplica con independencia del formato utilizado, ya sea XRechnung, ZUGFeRD u otro esquema conforme a EN 16931. Aunque la parte PDF de ZUGFeRD contenga información adicional, para el archivo XML legible por máquina rigen de forma vinculante las reglas de precios netos.

• ¿Cómo debo indicar una retención en garantía?

  Una retención en garantía debe figurar en una factura electrónica de forma estructurada y trazable. El importe no puede restarse sin más del total ni mencionarse solo como texto libre. En su lugar, la retención se representa como una línea de factura propia con cantidad negativa y precio unitario positivo. Ejemplo: "Retención en garantía del 5 por ciento según contrato", cantidad menos uno, precio unitario 500 euros. Así, la retención reduce de forma visible el importe a pagar y cumple los requisitos de EN 16931. En la factura final, esta línea no se vuelve a incluir; el importe retenido pasa entonces a ser exigible en su totalidad. En la XRechnung no se permiten precios unitarios negativos, solo cantidades negativas. Esta forma de modelarla es legible por máquina, validable y la aceptan también clientes del sector público como Deutsche Bahn.

• ¿Cómo funcionan las facturas de anulación?

  En la facturación electrónica, una factura de anulación se identifica con el TypeCode 381. Este tipo corresponde a una nota de crédito y se utiliza cuando una factura ya emitida debe anularse total o parcialmente. Los importes se representan como valores negativos, normalmente mediante cantidades negativas. Se recomienda incluir una referencia a la factura original, por ejemplo mediante el número de factura y la fecha de emisión, para que la asignación pueda comprobarse automáticamente.

  En cambio, el TypeCode 384 corresponde a una factura con importe total negativo. Se utiliza cuando, por ejemplo, se factura un saldo a favor o un descuento posterior sin anular una factura existente. Se trata de una factura nueva con efecto negativo, no de una factura de anulación clásica.

  En la práctica: si desea corregir o retirar una factura, utilice el TypeCode 381. Si desea facturar un saldo a favor sin referirse a una factura concreta, el TypeCode 384 es la opción correcta. Ambas variantes son conformes a EN 16931 y las admiten XRechnung y ZUGFeRD.

  Aplicación práctica: En faktoora, utilice la función "Factura de anulación" o "Nota de crédito" en el menú de una factura existente para crear automáticamente una factura de anulación con la referencia correcta. Así se garantiza la asignación correcta por parte del destinatario y de las autoridades.

• ¿Qué es relevante a efectos fiscales: el PDF o los datos XML?

  En una factura electrónica, solo los datos XML estructurados son relevantes a efectos fiscales. Esto se aplica tanto a XRechnung como a ZUGFeRD. En ZUGFeRD, el PDF sirve únicamente para la representación visual y no tiene relevancia fiscal ni jurídica en el sentido de GoBD (los principios alemanes para la contabilidad y el archivo digitales correctos) o de la Ley alemana del IVA. Lo determinante para el procesamiento automático, la comprobación por parte del destinatario de la factura y el archivo es el conjunto de datos XML conforme a EN 16931.

  También en una factura híbrida como ZUGFeRD, solo el componente XML es decisivo para la validez fiscal. Por ello, las empresas deben asegurarse de que sean precisamente los datos XML los que se archiven de forma correcta, completa e inalterable.

• ¿Qué hay que archivar según GoBD?

  Según GoBD (los principios alemanes para la contabilidad y el archivo digitales correctos), todos los documentos con relevancia fiscal deben archivarse de forma completa, inalterable, evaluable automáticamente y trazable. En las facturas electrónicas, esto significa que debe archivarse el conjunto de datos XML estructurado, no solo el PDF visual. Esto se aplica tanto si se trata de una XRechnung como de una factura ZUGFeRD.

  En ZUGFeRD, el PDF contiene la representación visual, pero debe archivarse el PDF/A-3 completo con la parte XML incrustada, ya que solo así se cumplen los requisitos de integridad y evaluación automática. En la XRechnung, solo es determinante el archivo XML, que debe guardarse en su estado original.

  Además, toda la información relacionada, como los informes de validación, las notas de aprobación y los acuses de recibo, también debe conservarse de forma segura y trazable. El plazo de conservación es, por regla general, de diez años.

• ¿Qué hay que procesar al recibir una factura electrónica?

  Al recibir una factura electrónica, lo que debe procesarse en primer lugar es el conjunto de datos XML estructurado conforme a EN 16931. Contiene todos los contenidos con relevancia fiscal, como el importe de la factura, los tipos impositivos, las líneas, los datos de entrega, el emisor y el destinatario. El diseño visual, por ejemplo un PDF adjunto, no es determinante.

  El sistema receptor debe poder leer, comprobar y archivar automáticamente los datos XML. Esto incluye la validación de la corrección técnica, p. ej., si los campos obligatorios como el número de factura o el tipo impositivo están presentes y correctamente cumplimentados. Las facturas con errores deben rechazarse o marcarse con una nota de revisión. Además, conviene evaluar o archivar los documentos incrustados opcionalmente, como justificantes de prestación o mediciones.

  Para un procesamiento conforme a GoBD (los principios alemanes para la contabilidad y el archivo digitales correctos), también debe garantizarse que el historial de revisión, por ejemplo mediante notas de aprobación o comentarios, quede documentado. Solo así se asegura la trazabilidad en una inspección fiscal.

• ¿Qué versión de XRechnung es válida?

  Para la XRechnung rige siempre la versión vigente publicada por la Oficina de Coordinación de Estándares TI (KoSIT). La KoSIT determina de forma centralizada qué versión es obligatoria en cada momento. Los clientes del sector público solo aceptan facturas que cumplan este estándar vigente. Las versiones anteriores pierden su validez periódicamente y a partir de entonces ya no pueden utilizarse. faktoora garantiza que siempre se utilice automáticamente la versión admitida en cada momento. Encontrará la versión de XRechnung vigente directamente en la KoSIT.

• ¿Cómo puedo facturar prestaciones por porcentaje?

  En muchos sectores, la facturación por porcentaje es una práctica habitual, por ejemplo en las facturas de pago a cuenta en la construcción, en la construcción de instalaciones o en los servicios de planificación según la HOAI (el baremo alemán de honorarios de arquitectos e ingenieros). En estos casos, las prestaciones parciales realizadas se facturan como porcentaje, por ejemplo el 80 por ciento de una línea. Sin embargo, las facturas electrónicas conforme a EN 16931 (es decir, en formato ZUGFeRD o XRechnung) no admiten indicar directamente un porcentaje. La norma exige una cantidad concreta y un precio unitario por línea. Por tanto, una indicación como "80 por ciento" no está permitida.

  La solución: la prestación porcentual se representa aritméticamente a través de la cantidad. Ejemplo: para el 80 por ciento de una línea con la unidad "pieza", introduzca la cantidad 0.8. Así, la factura sigue siendo conforme a la norma, legible por máquina y verificable automáticamente.

• ¿Cómo puedo adjuntar justificantes a una factura?

  Los documentos justificativos, como mediciones o justificantes de prestación, pueden cargarse directamente en el formulario de la factura. faktoora incrusta siempre estos archivos en el XML, con independencia del formato. Tanto en XRechnung como en ZUGFeRD, los adjuntos se incluyen en el XML codificados en base64. Esto es lo que exige XRechnung y es una práctica acreditada en ZUGFeRD para garantizar que toda la información relevante se transmita y archive de forma completa, legible por máquina y a prueba de auditorías. No se necesitan enlaces externos, que además muchos sistemas receptores no admiten.

• ¿Qué significan los campos BT?

  Los campos BT (Business Terms) son campos de datos claramente definidos en la norma EN 16931, que constituye la base de XRechnung y ZUGFeRD. Cada campo BT especifica con precisión qué información debe introducirse en él y en qué formato, por ejemplo BT-20 para la fecha de la factura o BT-126 para el importe total. Esta estructura inequívoca permite la validación automática y el procesamiento automatizado de las facturas electrónicas. Al mismo tiempo, facilita la coordinación entre las partes implicadas, ya que está claro dónde se espera cada dato.

• ¿Puedo crear facturas de obra?

  Sí. Con faktoora puede crear facturas de obra con los tipos de factura 875 (factura de pago a cuenta), 876 (factura parcial) y 877 (factura final). Estos códigos de tipo forman parte de la norma EN 16931 e identifican la finalidad de cada factura. Para una factura de obra completa y verificable, puede cargar los documentos necesarios, como mediciones o justificantes de prestación, directamente en el formulario de la factura. Se incrustan automáticamente en el XML como adjuntos. En las facturas finales deben indicarse correctamente todos los pagos a cuenta anteriores para que la factura electrónica sea completa y trazable.

• ¿Puedo crear facturas con GLN/GTIN?

  Sí. En faktoora puede crear facturas que contengan todos los datos GS1 relevantes. Puede indicar GLN tanto para el destinatario de la mercancía como para el destinatario de la factura, registrar su propio GLN y asignar GTIN a nivel de línea. Estas funciones cumplen requisitos clave del comercio minorista y del estándar GS1, y son especialmente importantes en el sector retail, donde se exige una identificación clara de productos y socios comerciales. faktoora admite plenamente estos datos en ZUGFeRD y XRechnung.

• ¿Puedo usar faktoora sin integración con otro software?

  Sí. Puede utilizar faktoora sin ninguna integración con otro software. A través de la interfaz web en el navegador, usted crea facturas electrónicas directamente en línea, sin instalación ni interfaz. La plataforma puede utilizarse de forma independiente y ofrece todas las funciones para crear, validar y archivar facturas conformes a XRechnung o ZUGFeRD. Como alternativa, dispone de una API REST para la integración con sus sistemas.

• ¿Cuánto cuesta faktoora?

  faktoora ofrece tres planes claramente estructurados, adecuados para cualquier tamaño de empresa y caso de uso. Todos los clientes empiezan con un periodo de prueba gratuito de un mes, sin trampas de suscripción. El periodo de prueba finaliza automáticamente; no es necesario darse de baja.

  El plan Business, por 29 € al mes, permite enviar y recibir facturas electrónicas conformes a la norma en ZUGFeRD o XRechnung. Es ideal para pymes con orientación B2B que quieren facturar de forma segura desde el punto de vista legal y eficiente.

  Para empresas con grandes volúmenes, requisitos complejos o sistemas ERP, el plan Premium, por 129 € al mes, ofrece la especificación completa según EN 16931, con integración por API, adjuntos, códigos de tipo complejos y procesamiento automatizado.

  Para requisitos individuales, como un gestor de cuenta dedicado, una garantía de SLA o integraciones a medida, ofrecemos además el plan Enterprise, con precio bajo consulta.

  Todos los precios se entienden por mes, IVA no incluido.

  Encontrará todas las funciones y precios aquí

  Pruebe faktoora gratis durante 30 días, sin necesidad de darse de baja.

• ¿Puedo crear facturas de forma automatizada mediante una API?

  Sí. faktoora ofrece una potente API REST para crear, enviar y recibir de forma automatizada facturas electrónicas conformes a EN 16931. La interfaz está diseñada específicamente para grandes volúmenes de facturas y para una integración sencilla en sistemas existentes, como ERP o soluciones de gestión documental. También es posible procesar lotes completos de facturas. Por ello, faktoora es ideal para empresas que quieren digitalizar sus procesos de facturación de forma escalable y eficiente. Encontrará la documentación completa de la API aquí: https://docs.faktoora.com/

• ¿Admite faktoora procesos de aprobación?

  Sí. faktoora admite procesos de aprobación estructurados tanto al crear como al recibir facturas. Las facturas emitidas pueden crearse, por ejemplo, según el principio de los cuatro ojos, en el que un responsable de proyecto prepara la factura y el departamento de contabilidad da la aprobación final. Para las facturas recibidas hay mecanismos de comprobación basados en reglas que permiten aceptar o rechazar facturas de forma automática o manual. Además, pueden definirse niveles de aprobación adicionales para reflejar requisitos de compliance individuales. faktoora pone especial énfasis en flujos de trabajo inteligentes que se adaptan con flexibilidad a los procesos existentes y aportan transparencia y control en todo el proceso de facturación.

  Encontrará más información sobre el proceso de recepción de facturas, entre otros, aquí: https://faktoora.com/wissensdatenbank/eingangsrechnungspruefung/

• ¿Puedo enviar facturas directamente desde faktoora?

  Con faktoora, las facturas pueden enviarse de forma flexible. El envío es posible por correo electrónico a través de nuestro servidor de correo, a través de su propio servidor SMTP o a través de la red Peppol. Como alternativa, puede descargar la factura electrónica terminada y enviarla manualmente. La vía de envío adecuada depende de los requisitos del destinatario y de sus procesos internos. Encontrará instrucciones para configurar el envío por SMTP en nuestra base de conocimiento, en Configurar SMTP y enviar.

• ¿Cómo envío facturas a través de faktoora?

  Con faktoora, las facturas pueden enviarse de forma flexible. El envío es posible por correo electrónico a través de nuestro servidor de correo, a través de su propio servidor SMTP o a través de la red Peppol. Como alternativa, puede descargar la factura electrónica terminada y enviarla manualmente. La vía de envío adecuada depende de los requisitos del destinatario y de sus procesos internos. Encontrará instrucciones para configurar el envío por SMTP en nuestra base de conocimiento, en Configurar SMTP y enviar.

• ¿Se procesan también las facturas recibidas?

  Sí. faktoora admite la recepción de facturas electrónicas en formato EN 16931, es decir, tanto ZUGFeRD como XRechnung. La recepción es posible por correo electrónico, mediante carga de archivos o a través de la red Peppol. Los correos pueden enviarse a un buzón de faktoora o recibirse a través de su propia cuenta IMAP. Las facturas recibidas se procesan automáticamente, se validan en cuanto a estructura y contenido y se presentan de forma visual. Si hay errores, el remitente recibe de inmediato un informe de errores detallado. Además, mediante una lista blanca puede admitir únicamente a remitentes autorizados. Una vez superada la comprobación, las facturas pueden rechazarse o aprobarse manualmente, o pagarse directamente a través de la integración bancaria. Encontrará más información en Revisión de facturas recibidas.

• ¿Existe una integración con DATEV para el asesor fiscal?

  Sí. faktoora ofrece una integración directa con DATEV Unternehmen Online a través del DATEV Rechnungsdatenservice. Tanto las facturas recibidas como las emitidas pueden transferirse automáticamente al asesor fiscal. Todos los datos relevantes para la contabilidad se transmiten en el formato correcto, incluidos los datos de los justificantes y los adjuntos. La integración ahorra trabajo manual y garantiza una transferencia limpia a la contabilidad financiera. faktoora es socio de interfaz oficialmente listado en el DATEV Marketplace: https://www.datev.de/web/de/marktplatz/datev-schnittstellen-anbieter/

• ¿Puedo utilizar mis propias plantillas de factura?

  Sí. El uso de plantillas de factura individuales, además del diseño estándar, está incluido en todos los planes. Si desea crear su propio diseño de factura o adaptar uno existente, se lo ofrecemos como servicio bajo petición. Técnicamente, el diseño es relevante sobre todo en ZUGFeRD, ya que en ese formato se envía un PDF diseñado junto con los datos XML estructurados. En cambio, en las XRechnung puras solo se transmite el archivo XML, por lo que el diseño ya no desempeña ningún papel, ya que para el procesamiento y la validación se utilizan exclusivamente los datos estructurados.

• ¿Pueden varios usuarios utilizar una misma cuenta?

  Sí. A partir del plan Premium pueden crearse varios usuarios con permisos individuales. Así se pueden gestionar los roles de forma específica, por ejemplo para registrar, revisar o aprobar facturas. Esto es especialmente relevante para empresas con procesos de aprobación definidos o requisitos de compliance. Todas las acciones se registran de forma segura a efectos de auditoría. En principio, también es posible que varias personas compartan un mismo inicio de sesión, por ejemplo para sustituciones durante las vacaciones. No obstante, si varios empleados utilizan una misma cuenta de usuario al mismo tiempo, faktoora no asume ninguna responsabilidad por posibles incoherencias en los datos.

• ¿Puedo crear facturas también con un número fiscal extranjero?

  Sí. faktoora admite la creación de facturas electrónicas con un número fiscal extranjero o un número de IVA internacional (VAT ID), tanto para el emisor como para el destinatario de la factura. Puede crear facturas transfronterizas conformes a EN 16931, por ejemplo para entregas intracomunitarias o prestaciones a clientes empresariales extranjeros. Si en un caso concreto existe la obligación de factura electrónica en Alemania depende del marco fiscal. Si tiene preguntas sobre el uso de un número fiscal extranjero o sobre la facturación correcta al extranjero, le asesoraremos con mucho gusto. Para ello, utilice nuestro formulario de contacto en https://faktoora.com/contact

• ¿Cuánto tiempo lleva la integración de la API?

  La duración de la integración de la faktoora eInvoicing API depende en gran medida del sistema conectado, la profundidad de la integración, los recursos de desarrollo disponibles y la estructura interna de los datos. En la práctica, conviene contar con 4 a 8 semanas para una implementación completa hasta la puesta en producción. Apostamos deliberadamente por conceptos probados y conocidos y ofrecemos una interfaz clara y bien documentada para una integración sencilla. Encontrará una visión general técnica de los procesos y campos de datos en https://docs.faktoora.com/docs/getting-started. Si tiene preguntas sobre la integración o la correspondencia de campos de datos, le asesoraremos con mucho gusto directamente en faktoora.com/kontakt.

• ¿Cómo funciona el archivo de mis datos?

  En faktoora, las facturas electrónicas se archivan de forma conforme a GoBD (los principios alemanes para la contabilidad y el archivo digitales correctos) y a prueba de auditorías. En el modo a prueba de auditorías, las facturas ya no pueden modificarse una vez creadas, para garantizar la inalterabilidad exigida por GoBD. El usuario puede exportar sus datos en cualquier momento, por ejemplo para su propio archivo o para copias de seguridad externas. Todos los datos se almacenan en nuestros servidores conforme a la normativa de protección de datos. Encontrará más información sobre la seguridad de nuestros datos en nuestro SLA: https://faktoora.com/sla