E-factuursoftware vergelijken: waar het om gaat
Goede e-factuursoftware maakt facturen aan in XRechnung en ZUGFeRD, ontvangt en controleert inkomende e-facturen en geeft de gegevens door aan uw boekhouding of uw ERP. Voor een eerlijke vergelijking tellen daarom geen reclamebeloften, maar toetsbare criteria: ondersteunde formaten, ontvangstkanalen, Peppol, koppelingen, goedkeuringen, hosting en kosten. In dit artikel vindt u een checklist met deze criteria en een overzicht van bekende aanbieders op basis van hun eigen informatie.
Waarom u nu e-factuursoftware nodig heeft
Sinds 1 januari 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland e-facturen in het B2B-verkeer kunnen ontvangen. Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met een omzet van meer dan 800.000 € in het voorgaande jaar e-facturen ook verzenden; vanaf 1 januari 2028 geldt dat voor iedereen. Een pdf-factuur is daarbij geen e-factuur: vereist is een gestructureerd formaat volgens de Europese norm EN 16931, zoals XRechnung of ZUGFeRD. Een overzicht van verplichtingen en formaten vindt u op onze pagina over de e-factuur.
Wat is e-factuursoftware?
E-factuursoftware helpt bedrijven om facturen in gestructureerde elektronische formaten aan te maken, te verzenden en te verwerken. Centraal staan standaarden zoals XRechnung of ZUGFeRD, die garanderen dat factuurgegevens automatisch door systemen kunnen worden gelezen en verder verwerkt. Daardoor vervalt de foutgevoelige handmatige invoer.
Anders dan gewone pdf-facturen voldoet een echte e-factuur aan vaste technische eisen. Ze bevat alle relevante gegevens in machineleesbare vorm. Moderne oplossingen bieden daarnaast validatie, goedkeuringsprocessen, archivering en koppelingen met boekhoud- of ERP-systemen.
Criteria voor het vergelijken van e-factuursoftware
Bedrijven hebben verschillende eisen. De volgende tabel vat samen waar u bij de keuze op moet letten.
| Criterium | Waar u op moet letten | Waarom het belangrijk is |
|---|---|---|
| Formaten | XRechnung en ZUGFeRD volgens EN 16931, bij buitenlandse handel ook Factur-X of Peppol BIS | Alleen gestructureerde formaten voldoen aan de e-factuurplicht |
| Ontvangst | Ontvangstkanalen zoals e-mail, upload, Peppol of API | De ontvangstplicht geldt sinds 2025 voor alle bedrijven |
| Validatie | Controle tegen EN 16931 en XRechnung-regels, begrijpelijk controleverslag | Foutieve facturen worden geweigerd en vertragen de betaling |
| Peppol | Eigen Peppol-toegang of aansluiting via een Access Point | De factuurplatforms van de Duitse federale overheid nemen facturen ook via Peppol aan |
| Koppelingen | REST-API, webhooks, DATEV-export, koppelingen met ERP en boekhouding | Minder dubbel gegevensbeheer en handmatige stappen |
| Goedkeuringen en rechten | Goedkeuringsworkflows, gebruikersrollen, kostenplaatsen | Duidelijke verantwoordelijkheden voorkomen blijven liggende facturen |
| Archivering | GoBD-conforme bewaring van het originele bestand | Facturen moeten in het originele formaat worden bewaard |
| Hosting en gegevensbescherming | Serverlocatie, certificeringen, verwerkersovereenkomst | Factuurgegevens bevatten gevoelige bedrijfsinformatie |
| Kosten | Prijs per maand, gebruiker of factuur, meerprijzen voor ontvangst, Peppol of API | Belangrijke functies zitten niet bij elke aanbieder in het basisabonnement |
Wettelijke conformiteit
Betrouwbare software moet de relevante standaarden ondersteunen, vooral XRechnung en ZUGFeRD. Voor facturen aan overheidsinstanties komt daar de Leitweg-ID bij. De factuurplatforms van de Duitse federale overheid nemen facturen in ontvangst via webinvoer, upload, e-mail en Peppol. Meer daarover leest u in het artikel over de factuurportalen van de federale overheid, ZRE en OZG-RE.
Ontvangst en controle van inkomende facturen
Veel vergelijkingen richten zich op het aanmaken. Sinds 2025 is echter de ontvangst verplicht. Controleer via welke kanalen facturen kunnen binnenkomen, of XRechnungen leesbaar worden weergegeven en of de software inkomende bestanden valideert. Hoe dat bij faktoora werkt, laat de pagina E-facturen ontvangen zien.
Integratie in bestaande systemen
Goede e-factuursoftware past in bestaande tools: boekhouding, ERP, CRM of webshop. Hoe beter de koppelingen bij uw proces passen, hoe minder handwerk er ontstaat.
Bediening en automatisering
De bediening moet zonder lange training begrijpelijk zijn. Automatiseringen zoals validatie, periodieke facturen, goedkeuringen en archivering besparen tijd en verminderen fouten.
Prijs en functionaliteit
Veel aanbieders werken met abonnementsniveaus. Controleer of ontvangst, Peppol-verzending, API-toegang of gebruikersbeheer in het gewenste abonnement zijn inbegrepen of extra kosten met zich meebrengen.
Beveiliging en hosting
Let op serverlocaties in de EU, controleerbare certificeringen en een verwerkersovereenkomst. Bepaal bovendien of u de voorkeur geeft aan een cloudoplossing of zelf wilt hosten.
Aanbieders in één overzicht
Grofweg zijn er drie groepen: boekhoudprogramma's met e-factuurfunctie, gespecialiseerde e-factuurplatforms en ERP- of opensourcesystemen. De volgende tabel geeft de informatie van de fabrikanten op hun websites weer (stand: september 2026). "Niet vermeld" betekent dat de gecontroleerde pagina van de fabrikant daar niets over zegt, niet dat de functie ontbreekt. Controleer details en abonnementen vóór uw beslissing rechtstreeks bij de aanbieder.
| Aanbieder | Type | E-factuur aanmaken | E-factuur ontvangen | Peppol | Koppelingen |
|---|---|---|---|---|---|
| faktoora | E-factuurplatform | XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X | E-mail, Peppol, upload, API, met validatie | Verzenden en ontvangen | REST-API en webhooks (vanaf Premium), export DATEV, CSV, XLS |
| Lexware Office | Boekhouding | XRechnung, ZUGFeRD | Ja, met geïntegreerde validator | Niet vermeld | DATEV-koppeling, integraties |
| sevdesk | Boekhouding | XRechnung, ZUGFeRD | Ja, vanaf abonnement "Buchhaltung" (boekhouding) | Niet vermeld | Open koppeling, DATEV-export |
| Billomat | Factuurprogramma | XRechnung, ZUGFeRD | Niet vermeld | Niet vermeld | API, samenwerking met DATEV |
| Odoo | ERP, open source | o.a. XRechnung, Peppol BIS Billing 3.0 | Ja, via Peppol | Verzenden en ontvangen | ERP-modules |
| Invoice Ninja | Factuursoftware met self-hosting | UBL voor Peppol | Ja, via Peppol | Verzenden en ontvangen (Enterprise-abonnement) | Niet vermeld |
Bronnen: Lexware Office, sevdesk, Billomat, Odoo-documentatie, Invoice Ninja, voor faktoora het prijsoverzicht.
faktoora
faktoora is gespecialiseerd in e-facturen: uitgaande facturen worden aangemaakt als XRechnung, ZUGFeRD of Factur-X; inkomende facturen komen binnen via e-mail, Peppol, upload of API en worden gevalideerd tegen EN 16931, inclusief validatierapport. Het abonnement Business omvat het aanmaken en ontvangen van e-facturen, XRechnung, ZUGFeRD en Peppol, bankieren en de gegevensexport voor DATEV, CSV en XLS. Premium voegt onder meer API-toegang, documentgoedkeuringen, kostenplaatsen en gebruikersbeheer toe. De hosting vindt plaats in Duitsland op een ISO 27001-gecertificeerde infrastructuur. Aan uw financiële administratie geeft faktoora de gegevens door via export of koppeling.
Lexware Office (voorheen lexoffice)
lexoffice heet nu Lexware Office. Volgens de fabrikant maakt u daarmee e-facturen aan als XRechnung of ZUGFeRD, legt u inkomende e-facturen vast en controleert u verplichte gegevens met een geïntegreerde ZUGFeRD-validator, zonder extra kosten. Een DATEV-koppeling is geïntegreerd.
sevdesk
sevdesk maakt volgens de fabrikant e-facturen aan volgens EN 16931 en leest geüploade XRechnungen en ZUGFeRD-facturen uit. Voor de ontvangst is volgens de website van de fabrikant minimaal het abonnement "Buchhaltung" (boekhouding) nodig. DATEV-conforme exports en een open koppeling zijn aanwezig.
Billomat
Billomat is een online factuurprogramma waarmee u volgens de fabrikant XRechnungen en ZUGFeRD-facturen aanmaakt. De website noemt een API voor ontwikkelaars en de samenwerking met DATEV-oplossingen.
Opensource- en ERP-opties: Odoo en Invoice Ninja
Odoo is een suite van opensource-bedrijfsapplicaties met boekhouding. Volgens de documentatie verzendt en ontvangt u facturen via Peppol; de Peppol-registratie is ook in Odoo Community beschikbaar. Invoice Ninja is factuursoftware met een self-hostingoptie die volgens de fabrikant e-facturen in het Enterprise-abonnement via Peppol verzendt en ontvangt. Beide opties vereisen technische kennis als u ze zelf beheert.
Welke e-factuursoftware past bij uw bedrijf?
De keuze hangt af van uw eisen. Een nauwkeurige blik op uw eigen factuurproces helpt om de passende oplossing te vinden.
Voor freelancers en zzp'ers
Freelancers hebben meestal een eenvoudige oplossing met een overzichtelijke interface nodig: e-facturen aanmaken, nummerreeksen, eenvoudig klantbeheer en de ontvangst van inkomende e-facturen. Vaak volstaat een boekhoudprogramma met e-factuurfunctie.
Voor kleine en middelgrote bedrijven
Het mkb heeft complexere processen: meerdere betrokkenen, goedkeuringen, een bestaand boekhoud- of ERP-systeem en de belastingadviseur. Belangrijk zijn koppelingen, gebruikersrechten en een gestructureerde factuurontvangst.
Voor bedrijven met overheidsopdrachtgevers
Wie regelmatig aan overheidsinstanties factureert, heeft software nodig die XRechnung, de Leitweg-ID en de verzending naar de factuurportalen betrouwbaar beheerst. Peppol vereenvoudigt de verzending naar veel overheidsinstanties.
Voor grotere bedrijven en IT-gerichte organisaties
Bedrijven met eigen IT-teams hebben een schaalbare oplossing met API, webhooks en koppeling aan ERP-systemen nodig. Daar is een gespecialiseerd platform of een ERP met e-factuurmodule vaak geschikter dan een puur boekhoudprogramma.
Veelgemaakte fouten bij de overstap naar e-factuursoftware
Verkeerde factuurformaten
Veel bedrijven versturen nog steeds gewone pdf-documenten en gaan ervan uit dat die als e-factuur gelden. Dat klopt niet. Een e-factuur vereist een gestructureerd formaat zoals XRechnung of ZUGFeRD. Een verkeerd formaat leidt vaak tot weigeringen of vertragingen.
De ontvangst vergeten
Wie alleen naar het aanmaken kijkt, ziet de ontvangstplicht over het hoofd. Inkomende XRechnungen bestaan uit zuivere XML en hebben software nodig die ze leesbaar weergeeft en verwerkt.
Ontbrekende integraties
Software die niet aansluit op boekhouding, ERP of CRM, zorgt voor handmatige stappen en dubbel gegevensbeheer. Controleer vóór de keuze alle koppelingen die uw proces nodig heeft.
Onduidelijke rechten en goedkeuringen
Ontbrekende verantwoordelijkheden leiden tot vertragingen. Worden gebruikersrollen niet duidelijk gedefinieerd, dan blijven facturen liggen of worden fouten te laat opgemerkt.
Geen training voor het team
Zelfs de beste software levert pas iets op als alle betrokkenen haar correct gebruiken. Een korte introductie of interne handleiding vergemakkelijkt de overstap.
Conclusie
Een zorgvuldige vergelijking van e-factuursoftware begint bij uw eigen eisen: formaten, ontvangstkanalen, koppelingen, goedkeuringen, hosting en kosten. Boekhoudprogramma's dekken de instap voor kleine bedrijven af, ERP- en opensourcesystemen bieden flexibiliteit voor IT-sterke teams, en gespecialiseerde platforms zoals faktoora richten zich op verzending, ontvangst en validatie van e-facturen naast uw bestaande systeem. De abonnementen en functies van faktoora vergelijkt u op de prijspagina. Daar kunt u faktoora ook 30 dagen gratis uitproberen.
Veelgestelde vragen
Wat kost e-factuursoftware?
Dat hangt af van de aanbieder en het abonnement. Veel aanbieders rekenen per maand af, sommige daarnaast per gebruiker of factuur. Bij faktoora kost het abonnement Business 29 € en Premium 129 € per maand, telkens exclusief btw.
Volstaat een boekhoudprogramma voor de e-factuur?
Voor veel kleine bedrijven wel, als het XRechnung en ZUGFeRD kan aanmaken en ontvangen. Zodra er meerdere systemen, goedkeuringen of hoge volumes in het spel zijn, loont een gespecialiseerde oplossing met API.
Heb ik Peppol nodig?
Niet per se. Binnen Duitsland is verzending per e-mail mogelijk. Peppol vergemakkelijkt wel de verzending aan overheidsopdrachtgevers en naar andere Europese landen, omdat facturen via een gestandaardiseerd netwerk worden afgeleverd.
Wat is het verschil tussen XRechnung en ZUGFeRD?
De XRechnung is een zuiver XML-formaat. ZUGFeRD combineert een pdf met een ingesloten XML-bestand, zodat de factuur voor mensen en machines leesbaar is. Beide voldoen aan de EN 16931, mits een passend ZUGFeRD-profiel wordt gebruikt.
Vanaf wanneer moet ik e-facturen verzenden?
Vanaf 1 januari 2027, als uw omzet in het voorgaande jaar boven 800.000 € lag. Vanaf 1 januari 2028 geldt de plicht voor alle bedrijven. E-facturen ontvangen moet u al sinds 1 januari 2025 kunnen.