VeriFactu in Spanje: verplichting en termijnen 2027
VeriFactu in Spanje: wat Duitse bedrijven met een dochteronderneming of vestiging nu moeten voorbereiden
VeriFactu is verplicht voor Spaanse bedrijven die hun facturen met software opstellen: vennootschapsbelastingplichtige bedrijven moeten vanaf 1 januari 2027 conforme facturatiesystemen gebruiken, alle overige vanaf 1 juli 2027. Dat geldt ook voor Spaanse dochterondernemingen en vestigingen van Duitse bedrijfsgroepen.
Veel bedrijfsgroepen met hoofdzetel in Duitsland hebben juridisch zelfstandige bedrijven in Spanje, bijvoorbeeld een dochteronderneming, een vaste inrichting met eigen facturatie of een lokale verkoopmaatschappij. Juist deze Spaanse bedrijven vallen onder de Spaanse regelgeving voor facturatie-IT-systemen, ook als het ERP centraal in Duitsland draait. Bepalend is dat het Spaanse bedrijf facturen volgens Spaans recht uitreikt en daarvoor software gebruikt.
Centraal staan de Sistemas Informáticos de Facturación, kortweg SIF. Dat zijn facturatie-IT-systemen die facturen opstellen en daarbij gestandaardiseerde facturatierecords moeten aanmaken, inclusief mechanismen voor integriteit en traceerbaarheid. VeriFactu is binnen dit kader een werkingsmodus waarbij de aangemaakte facturatierecords aan de Spaanse belastingdienst AEAT kunnen worden doorgegeven. (Bron: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu.html)
Termijnen: verplichting met een jaar uitgesteld, nu 2027
De belangrijkste wijziging voor de planning van projecten in 2026 is het uitstel met een jaar. Na publicatie van het Real Decreto-ley 15/2025 zijn de aanpassingstermijnen voor het gebruik van SIF die aan de eisen voldoen, verschoven naar 2027. De AEAT noemt daarbij twee peildata:
- 1 januari 2027 voor belastingplichtigen die aangifte doen voor de Impuesto sobre Sociedades
- 1 juli 2027 voor de overige belastingplichtigen
(Bron: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/todas-noticias/2025/diciembre/3/ampliacion-plazo-adaptacion-sistemas-informaticos-facturacion.html)
(Bron: https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2025-24446)
Belangrijk: het uitstel is geen uitnodiging om het onderwerp te laten liggen. Het verlaagt alleen de tijdsdruk. Technisch blijft het een ingreep in kernprocessen van de facturatie. Wie niet-conforme software gebruikt, riskeert volgens artikel 201 bis van de Ley General Tributaria een boete van 50.000 euro per boekjaar. Een vergelijking met de sancties in andere EU-landen biedt het artikel E-facturatie in de EU: termijnen en sancties per land.
Rechtsgrondslagen: wat geldt in Spanje concreet
Voor een solide compliance-onderbouwing moet u de grondslagen correct kunnen citeren:
- Real Decreto 1007/2023
Dit decreet keurt de regelgeving goed die eisen stelt aan systemen en programma's die facturatieprocessen ondersteunen, en standaardiseert de formaten van de facturatierecords. (Bron: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2023-24840) - Orden HAC/1177/2024
Deze ministeriële regeling werkt technische, functionele en inhoudelijke specificaties uit en verwijst er tegelijk naar dat de AEAT details van de specificaties op haar elektronische platform publiceert. (Bron: https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2024-22138) - Real Decreto-ley 15/2025
Deze wet stelt de aanpassingstermijnen uit door de betreffende overgangsbepalingen in de context van het RD 1007/2023 te wijzigen. (Bron: https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2025-24446)
Daarnaast verwijst de AEAT naar de Ley 58/2003, Ley General Tributaria, in het bijzonder naar formele verplichtingen en sanctiebepalingen in verband met niet-conforme systemen. (Bron: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu.html)
Idee en systeemlogica: waar het bij SIF en VeriFactu inhoudelijk om gaat
De regelgeving is er niet op gericht dat een bedrijf simpelweg een extra melding doet. De kern is dat het facturatie-IT-systeem zo wordt gebruikt dat factuurgebeurtenissen technisch traceerbaar zijn en latere manipulaties ofwel worden verhinderd, ofwel ondubbelzinnig herkenbaar worden.
Daarvoor worden gestandaardiseerde registros de facturación aangemaakt, oftewel facturatierecords. Voor deze records bestaat een concept van registratie, koppeling (chaining) en bewijsvoering. In de werkingsmodus VeriFactu worden de records aan de AEAT doorgegeven. In de modus zonder doorgifte, vaak No VeriFactu genoemd, blijven ze in het systeem en moeten ze daar voldoen aan de eisen voor bewaring, onveranderlijkheid en controleerbaarheid.
De AEAT beschrijft op haar projectpagina ook dat er zowel records voor registratie als records voor annulering bestaan. Dat is voor het proces belangrijk, omdat creditering en correctie correct moeten worden vastgelegd. (Bron: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/cuestiones-generales.html)
Wat de ontwikkelaars-FAQ van de AEAT technisch verduidelijkt
Voor technische diepgang loont een blik in het document ACLARACIONES A DUDAS DE LOS DESARROLLADORES. Het is geen marketing, maar een praktijkgerichte verzameling verduidelijkingen die in projecten direct relevant zijn. (Bron: https://sede.agenciatributaria.gob.es/static_files/AEAT_Desarrolladores/EEDD/IVA/VERI-FACTU/FAQs-Desarrolladores.pdf)
Kort samengevat, inhoudelijk bijzonder relevant voor architectuur en beheer:
- De AEAT bevestigt dat de VeriFactu-services sinds 23 april 2025 in productie beschikbaar zijn, ook voor vrijwillige doorgifte en voor controlemechanismen zoals QR-verificatie.
- Het document noemt de nieuwe peildata 1 januari 2027 en 1 juli 2027 uitdrukkelijk en koppelt ze aan de groepen belastingplichtigen.
- Het beschrijft hoe een SIF in de praktijk wordt geïdentificeerd, inclusief concepten als installatie en unieke kenmerken, wat beslissend is voor uitrol in filiaalstructuren.
- Het waarschuwt voor typische fouten zoals het hergebruiken van factuurnummers na verwijdering, omdat dat tot conflicten in de facturatierecords leidt.
- Het legt uit dat architecturen met meerdere componenten zijn toegestaan, maar alleen als de procesketen dwingend, onveranderlijk en correct certificeerbaar is.
Wat Duitse bedrijven met een Spaanse vennootschap nu concreet moeten controleren
1. Welk Spaans bedrijf reikt facturen uit en waarmee
Maak per Spaans bedrijf een systeemkaart: welke applicatie maakt de factuur aan, welke applicatie beheert de nummerreeksen, welke applicatie slaat bewijsstukken op en wie is de fabrikant of beheerder van de facturatiesoftware. Dat is de basis voor elke latere bewijsvoering.
2. Proces voor annulering en correctie
Spaanse factuurcorrecties zijn geen puur pdf-onderwerp. U hebt een duidelijk gedefinieerde proceslogica nodig die aansluit bij het idee van de registros de facturación, inclusief het vastleggen van annuleringsrecords. (Bron: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/cuestiones-generales.html)
3. Beslissing: werken met of zonder doorgifte aan de AEAT
Correct geformuleerd gaat het om een beslissing over de werkingsmodus van het SIF:
- Werking als VeriFactu met doorgifte van de facturatierecords aan de AEAT
- Werking zonder doorgifte, waarbij de eisen voor bewaring, bewijsvoering en controleerbaarheid volledig in het eigen systeem liggen
In veel concernomgevingen vermindert werken met doorgifte de complexiteit van de interne bewijsvoering en versnelt het audits, omdat er een duidelijk afstemmingskanaal bestaat. De uiteindelijke beslissing hangt echter af van IT-governance, gegevensbescherming, operationele modellen en risicopositie.
4. Uitrolplanning met realistische testgevallen
Test niet alleen de happy paths, maar ook creditering, correctie, wisseling van nummerreeksen, systeemupdates, offline scenario's en herstarts bij doorgiftefouten. Juist deze gevallen bepalen of de werking stabiel is.
Implementatie met onze UI en API: twee wegen, één doel
Wij ondersteunen VeriFactu zowel via een gebruikersinterface als via onze API. Dat is praktisch voor Duitse bedrijfsgroepen, omdat zo twee typische situaties worden afgedekt:
- Integratie in bestaande systemen via API
Het concern-ERP blijft leidend. Factuurgegevens worden via de API doorgegeven. Wij verzorgen het technisch aanmaken van de vereiste facturatierecords, de werkingslogica voor VeriFactu en de afhandeling van statussen en terugmeldingen. Het resultaat is een duidelijk integratiepunt zonder diepe ingreep in legacy-systemen. - Zelfstandig gebruik via de UI voor lokale teams
Als een Spaans bedrijf op korte termijn een werkende oplossing nodig heeft, kan de UI als zelfstandig proces worden gebruikt. Dat is zinvol als lokale teams factureren maar de ERP-integratie later volgt, of als er per locatie verschillende systemen bestaan.
Hoe faktoora andere landenformaten zoals FatturaPA, KSeF en Factur-X afdekt, ziet u op de pagina E-facturatie in Europa; technische details over de koppeling vindt u op de pagina over de faktoora API.
De meerwaarde voor de klant is niet nog een extra tool, maar dat de Spaanse verplichting gecontroleerd in het concernproces wordt geïntegreerd, inclusief uniforme regels, traceerbare bewijsvoering en een duidelijke operationele verantwoordelijkheid.
Conclusie: het uitstel tot 2027 is tijdwinst, geen reden om achterover te leunen
De verplichting is uitgesteld, niet afgeschaft. Duitse bedrijven met een Spaanse dochteronderneming of vestiging doen er goed aan 2026 te gebruiken om architectuur, nummerlogica, creditprocessen en operationeel model goed vast te leggen. Zo voorkomt u dat 2027 eindigt als puur brandblusproject.