Internationale e-facturatieDoor Matthias Ruf,9 februari 2026Terug naar alle berichten

E-facturatie in de EU: termijnen en sancties per land

Wie in de EU geen e-factuur uitreikt terwijl dat verplicht is, riskeert per land zeer uiteenlopende gevolgen: in Duitsland dreigt vooral discussie over de aftrek van voorbelasting, in België en Frankrijk gelden vaste boetes per overtreding of per factuur, in Spanje tot 50.000 euro per jaar voor niet-conforme facturatiesoftware. Dit artikel laat per land zien tot wanneer de pdf-factuur nog volstaat en welke sancties daarna gelden.

Stand: 28 september 2026. De achtergrond over ViDA en de verplichtingen per land in het algemeen legt het artikel E-facturatie in de EU 2026: ViDA en landenverplichtingen uit.

Overzicht: termijnen en sancties per land

Duitsland

Termijnen

• Ontvangst: sinds 1 januari 2025 moeten alle bedrijven e-facturen kunnen ontvangen. Hiervoor geldt geen overgangstermijn.
• Verzending tot eind 2026: voor omzet in 2025 en 2026 mag u nog papieren facturen of, met toestemming van de ontvanger, pdf-facturen uitreiken.
• Verzending 2027: bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar tot 800.000 euro mogen dat nog tot 31 december 2027. Voor EDI-procedures geldt eveneens een overgangsregeling tot eind 2027.
• Vanaf 1 januari 2028: verzendplicht voor alle bedrijven in het binnenlandse B2B-verkeer.

De rechtsgrondslag vormen § 14 en § 27 Abs. 38 UStG (de Duitse btw-wet). Een e-factuur moet voldoen aan EN 16931, bijvoorbeeld als XRechnung of ZUGFeRD. Wat de norm vereist, legt het artikel EN 16931 eenvoudig uitgelegd uit.

Sancties

Een aparte boete voor een ontbrekende e-factuur kent het Duitse recht niet. De gevolgen zijn toch voelbaar:

• Aftrek van voorbelasting: na afloop van de overgangstermijnen is een pdf-factuur binnen het verplichte toepassingsgebied geen correcte factuur. Uw klant loopt het risico dat de belastingcontrole hem de aftrek van voorbelasting weigert. Veel klanten zullen zulke facturen daarom weigeren.
• Boete: wie een factuur niet of niet tijdig uitreikt, begaat volgens § 26a UStG een overtreding. De boete bedraagt maximaal 5.000 euro.
• Betalingsachterstand: overheidsinstanties en veel bedrijven boeken alleen nog e-facturen. Een onjuiste factuur vertraagt de betaling.

België

Termijnen

De B2B-verplichting geldt sinds 1 januari 2026 voor alle btw-plichtige ondernemingen in België. Het standaardkanaal is Peppol. In de eerste drie maanden van 2026 gold een tolerantieperiode voor ondernemingen die aantoonbaar tijdig met de overstap waren begonnen. Deze is eind maart 2026 afgelopen.

Sancties

Een koninklijk besluit van 8 juli 2025 voorziet in vaste boetes: 1.500 euro bij de eerste overtreding, 3.000 euro bij de tweede en 5.000 euro bij elke volgende. Daarbij komt het risico voor de aftrek van voorbelasting bij de ontvanger.

Polen

Termijnen

Facturen lopen via het centrale platform KSeF. De verplichting geldt sinds 1 februari 2026 voor bedrijven met meer dan 200 miljoen PLN omzet in 2024 en sinds 1 april 2026 voor alle overige. Micro-ondernemingen met zeer lage maandelijkse omzet hebben tot eind 2026 de tijd.

Sancties

De wet voorziet in geldboetes voor overtredingen van de KSeF-verplichting. Die zouden oorspronkelijk vanaf 2027 worden toegepast. In september 2026 heeft het Poolse ministerie van Financiën aangekondigd de toepassing uit te stellen tot 1 januari 2028. Het wetgevingsproces daarvoor loopt nog. Los daarvan geldt: een factuur die binnen het verplichte toepassingsgebied buiten KSeF wordt uitgereikt, voldoet niet aan de eisen en kan problemen met de btw veroorzaken.

Frankrijk

Termijnen

Sinds 1 september 2026 moeten alle bedrijven e-facturen ontvangen; grote en middelgrote bedrijven moeten ze ook verzenden en met e-reporting beginnen. Kleine en micro-ondernemingen volgen op 1 september 2027. Facturen lopen via erkende platforms, de Plateformes Agréées (PA).

Sancties

Volgens artikel 1737 van het Franse belastingwetboek (CGI) kost elke factuur die niet elektronisch wordt uitgereikt terwijl dat wel had gemoeten, 50 euro. Het totaal is beperkt tot 15.000 euro per kalenderjaar. Voor overtredingen bij e-reporting gelden aparte boetes. Ook bedrijven zonder erkend platform moeten rekening houden met sancties.

Italië

Termijnen

Italië verplicht sinds 2019 e-facturen via het Sistema di Interscambio (SDI) voor vrijwel alle binnenlandse omzet. Overgangstermijnen zijn er niet meer; ook forfaitair belaste ondernemers vallen er inmiddels onder.

Sancties

Een factuur die niet via het SDI loopt, geldt als niet uitgereikt. De sancties worden berekend op basis van de btw over het niet correct gedocumenteerde bedrag, met een minimumbedrag per transactie. De ontvanger loopt bovendien risico bij de aftrek van voorbelasting.

Spanje

Termijnen

Spanje heeft twee verplichtingen. VeriFactu vereist manipulatiebestendige facturatiesoftware: vennootschapsbelastingplichtige bedrijven moeten vanaf 1 januari 2027 conforme systemen gebruiken, alle overige vanaf 1 juli 2027. De B2B-e-factuurplicht is vastgelegd met het Real Decreto 238/2026. De termijnen ervan hangen af van een ministeriële regeling die nog niet definitief is gepubliceerd. Volgens het ontwerp begint de plicht op 1 oktober 2027 voor bedrijven met meer dan 8 miljoen euro omzet en op 1 oktober 2028 voor alle overige.

Sancties

Voor VeriFactu regelt artikel 201 bis van de Spaanse belastingwet (Ley General Tributaria) de sancties: wie facturatiesoftware gebruikt die niet aan de eisen voldoet, betaalt forfaitair 50.000 euro per boekjaar. Fabrikanten en verkopers van niet-conforme software riskeren een boete van 150.000 euro per jaar en per product. Meer over VeriFactu in het artikel VeriFactu in Spanje: verplichting en termijnen 2027.

Wat u nu moet doen

1. Nagaan of u eronder valt: de verplichtingen gelden voor bedrijven die in het betreffende land gevestigd zijn of daar voor de btw geregistreerd zijn. Controleer dochterondernemingen, vestigingen en registraties.
2. Termijnen noteren: leg per land de datum vast vanaf wanneer u e-facturen moet verzenden, en plan daarvoor meerdere maanden testfase in.
3. Formaten en kanalen bepalen: Duitsland vereist een formaat volgens EN 16931, België in de praktijk Peppol, Polen KSeF, Italië SDI, Frankrijk een erkend platform.
4. Facturen vóór verzending controleren: een afgewezen factuur is vaak duurder dan de boete, omdat de betaling uitblijft.

faktoora maakt e-facturen aan in de formaten XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FatturaPA, KSeF en VeriFactu en verstuurt ze per e-mail of via Peppol. Een overzicht van alle ondersteunde landen vindt u op de pagina E-facturatie in Europa.

Veelgestelde vragen

Bestaat er in Duitsland een boete voor ontbrekende e-facturen?

Een aparte e-factuurboete bestaat niet. Wie een factuur helemaal niet of niet tijdig uitreikt, riskeert volgens § 26a UStG maximaal 5.000 euro. Het grotere risico is meestal de aftrek van voorbelasting bij de ontvanger.

Tot wanneer mag ik in Duitsland nog pdf-facturen versturen?

Voor omzet tot eind 2026, met toestemming van de ontvanger. Bedraagt uw omzet in het voorgaande jaar maximaal 800.000 euro, dan geldt dat ook nog voor omzet in 2027. Vanaf 2028 is de e-factuur in het binnenlandse B2B-verkeer verplicht.

Hoe hoog zijn de boetes in Frankrijk?

50 euro per factuur die niet elektronisch wordt uitgereikt, maximaal 15.000 euro per kalenderjaar. Voor e-reporting gelden aparte boetes.

Welke boetes gelden in België?

1.500 euro voor de eerste overtreding, 3.000 euro voor de tweede en 5.000 euro voor elke volgende.

Bronnen

• § 14 UStG, § 26a UStG en § 27 UStG, gesetze-im-internet.de
• België, FOD Financiën: E-Facturation
• UCM: E-facturation obligatoire à partir de 2026
• Légifrance: Article 1737 CGI
• Spanje, BOE: Real Decreto-ley 15/2025

Dit artikel dient uitsluitend ter algemene informatie en vervangt geen fiscaal of juridisch advies.