XRechnung en duurzaamheid: de voordelen
De XRechnung maakt bedrijfsprocessen duurzamer, omdat papier, printen, porto en transport overbodig worden en facturen automatisch kunnen worden verwerkt. Tegelijk dalen de kosten en het aantal fouten in het factuurproces. Hoe groot het effect is, hangt af van uw factuurvolume. Een eenvoudig rekenvoorbeeld vindt u verderop.
Wat duurzaamheid voor bedrijven betekent
In de huidige zakenwereld is duurzaamheid niet alleen een modewoord, maar een eis die bedrijven en consumenten evenzeer bezighoudt. Het gaat erom beslissingen te nemen die niet alleen in de huidige behoefte voorzien, maar ook rekening houden met de behoeften van toekomstige generaties. Dit wordt vaak beschreven met de 'triple bottom line': people, planet, profit. Succesvolle bedrijfspraktijken moeten dus economisch rendabel, sociaal verantwoord en ecologisch duurzaam zijn.
De XRechnung als stap naar de digitale factuur
De XRechnung is de Duitse invulling van de Europese norm EN 16931 voor elektronische facturen. Het is een gestructureerd XML-formaat dat systemen zonder handmatige invoer kunnen lezen. Daarmee staat de XRechnung voor de overstap van papieren procedures naar digitale processen. Wat een XRechnung onderscheidt van een ZUGFeRD-factuur, leest u in het artikel ZUGFeRD of XRechnung.
Waarom de digitale factuur duurzamer is
Minder verbruik van grondstoffen
Elke papieren factuur vraagt om papier, inkt, enveloppen en processen voor printen en couverteren. Vermenigvuldigd met duizenden facturen per jaar loopt dat ecologisch en financieel flink op.
Minder transport en CO2
Bij papieren facturen ontstaan emissies in de hele keten: van de papierproductie via het printen tot de bezorging. Elektronische verzending maakt deze fysieke stappen overbodig.
Meer efficiëntie en productiviteit
Geautomatiseerde, digitale workflows verminderen handmatige invoer en daarmee fouten. Facturen kunnen sneller worden gecontroleerd, goedgekeurd en geboekt.
Betere toegankelijkheid en archivering
Digitale facturen zijn eenvoudig op te slaan, terug te vinden en te analyseren. Dat vergemakkelijkt de financiële planning en rapportage.
Meer veiligheid bij de verzending
Elektronische facturen kunnen worden beschermd met versleuteling en toegangsrechten. Bij papieren facturen is dat op die manier niet mogelijk.
Rekenvoorbeeld: wat papieren facturen kosten
Hoeveel u met de XRechnung bespaart, hangt af van uw factuurvolume en uw processen. Eén post is eenvoudig te becijferen: het porto. Een standaardbrief kost bij Deutsche Post momenteel € 0,95. Bij 500 facturen per maand is dat alleen al aan porto 500 × 12 × € 0,95 = € 5.700 per jaar.
Voor uw eigen berekening kunt u daarnaast deze posten meenemen:
- Papier, printen en enveloppen per factuur
- Werktijd voor printen, couverteren en verzenden, vermenigvuldigd met uw interne uurtarief
- Tijd voor de handmatige invoer van binnenkomende papieren facturen en pdf-facturen
- Inspanning voor vragen en correcties bij foutieve facturen
Vooruitblik: de e-factuur wordt verplicht
Voor facturen aan federale publieke opdrachtgevers is de elektronische factuur volgens de E-Rechnungsverordnung (Duitse e-factuurverordening) al verplicht. Sinds 1 januari 2025 geldt bovendien in het B2B-verkeer: alle bedrijven in Duitsland moeten e-facturen kunnen ontvangen. Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar van meer dan € 800.000 e-facturen verzenden, vanaf 1 januari 2028 geldt dat voor iedereen. De verplichting moet onder meer helpen btw-fraude te bestrijden. Alle termijnen op een rij vindt u op onze pagina over de e-factuur.
Voor bedrijven is de overstap daarmee onvermijdelijk. Die levert niet alleen naleving van de wet op, maar ook efficiëntere, transparantere en duurzamere processen. Wie er vroeg mee begint, heeft meer tijd om de processen goed in te richten.
Wij helpen u om de overgang soepel te laten verlopen. Met faktoora kunt u e-facturen aanmaken en verzenden.
Veelgestelde vragen
Is de XRechnung milieuvriendelijker dan de papieren factuur?
Ja, omdat papier, printen, enveloppen en fysiek transport wegvallen. Hoe groot de besparing is, hangt af van uw factuurvolume.
Is een pdf-factuur ook duurzaam?
Een pdf bespaart ook papier en porto, maar is geen e-factuur in de zin van de wet. Bij de ontvanger moet deze vaak handmatig worden ingevoerd. De XRechnung kan daarentegen automatisch worden verwerkt.
Vanaf wanneer moet ik XRechnungen of andere e-facturen verzenden?
Vanaf 1 januari 2027 als uw omzet in het voorgaande jaar boven € 800.000 lag; vanaf 1 januari 2028 geldt de verplichting voor alle bedrijven. Ontvangen moet u e-facturen al sinds 1 januari 2025.