ZUGFeRD of XRechnung? De verschillen uitgelegd
Het belangrijkste verschil tussen XRechnung en ZUGFeRD zit in de opbouw: de XRechnung is een puur XML-bestand zonder leesbaar deel, ZUGFeRD is een pdf-bestand waarin een XML-gegevensrecord is ingesloten. Beide zijn gebaseerd op de Europese norm EN 16931 en zijn in het zakelijk verkeer tussen bedrijven toegestane e-facturen. Voor facturen aan federale overheidsinstanties is daarentegen in principe de XRechnung voorzien; ZUGFeRD wordt daar alleen in het profiel XRECHNUNG en alleen als XML-bestand geaccepteerd.
XRechnung en ZUGFeRD kort uitgelegd
De XRechnung is de Duitse standaard voor elektronische facturen. Ze wordt uitgegeven door de Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT, de Duitse coördinatiecentrum voor IT-standaarden) en geeft invulling aan EN 16931 met aanvullende nationale regels, bijvoorbeeld de verplichte kopersreferentie (BT-10), bij overheidsinstanties de Leitweg-ID. Technisch is het een XML-bestand in de syntaxis UBL of CII. Momenteel geldt versie 3.0.2.
ZUGFeRD staat voor „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (centrale gebruikersgids van het Duitse forum voor elektronische facturatie) en wordt door FeRD samen met de Franse partner FNFE-MPE ontwikkeld; daar heet het formaat Factur-X. Een ZUGFeRD-factuur is een PDF/A-3-bestand met ingesloten XML in de syntaxis CII. Mensen lezen de pdf, programma's lezen de XML. Meer over opbouw, versies en profielen leest u in Wat is ZUGFeRD?.
ZUGFeRD combineert een pdf met een ingesloten XML-gegevensrecord
De verschillen op een rij
| Kenmerk | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Bestandsformaat | Puur XML-bestand | PDF/A-3 met ingesloten XML |
| Leesbaar voor mensen | Alleen met viewer of visualisatie | Direct in elke pdf-lezer |
| XML-syntaxis | UBL of CII | CII |
| Uitgever | KoSIT | FeRD, samen met FNFE-MPE (Factur-X) |
| Profielen | Eén standaard, optioneel extensie | MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG |
| Duitse aanvullende regels | Ja, bijvoorbeeld verplichte kopersreferentie | Alleen in het profiel XRECHNUNG |
| Typische toepassing | Overheidsinstanties, geautomatiseerde factuurontvangst | Facturen aan bedrijven, ook met handmatige controle |
Welke ZUGFeRD-profielen als e-factuur gelden
ZUGFeRD is niet altijd hetzelfde. Het formaat kent meerdere profielen, die verschillen in de omvang van de XML-gegevens. Volgens de BMF-brief (van het Duitse federale ministerie van Financiën) van 15 oktober 2025 valt ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 onder de toegestane e-factuurformaten, met uitzondering van de profielen MINIMUM en BASIC-WL (BMF). Deze twee profielen bevatten niet alle factuurgegevens in de XML en zijn daarom geen e-factuur in de zin van § 14 UStG (de Duitse btw-wet).
| Profiel | Inhoud | E-factuur volgens § 14 UStG |
|---|---|---|
| MINIMUM | Alleen kopgegevens, geen regels | Nee |
| BASIC WL | Kopgegevens zonder regels | Nee |
| BASIC | Kerngegevens met regels | Ja |
| EN 16931 | Volledig datamodel van de norm | Ja |
| EXTENDED | EN 16931 plus extra velden | Ja |
| XRECHNUNG | EN 16931 met de regels van de XRechnung | Ja |
Wie een ZUGFeRD-factuur ontvangt, moet dus niet alleen op het formaat letten, maar ook op het profiel.
Wanneer overheidsinstanties een XRechnung eisen
Voor leveranciers van de Bund (de Duitse federale overheid) geldt de E-Rechnungsverordnung (ERechV, de Duitse e-factuurverordening). Sinds 27 november 2020 moeten facturen aan federale overheidsinstanties in principe elektronisch worden ingediend, met uitzondering van bijvoorbeeld directe opdrachten tot 1.000 euro. Volgens § 4 ERechV moet daarvoor in principe de XRechnung worden gebruikt. Een andere standaard is alleen toegestaan als die aan de Europese norm voldoet.
In de praktijk betekent dat: de factuurportalen van de Bund (ZRE en OZG-RE) accepteren ZUGFeRD in het profiel XRECHNUNG, maar alleen als puur XML-bestand, niet als hybride pdf (e-rechnung-bund.de). Een hybride ZUGFeRD-pdf, bijvoorbeeld in het profiel EXTENDED, voldoet niet aan deze eis, ook al doet "ZUGFeRD wordt geaccepteerd" op het eerste gezicht iets anders vermoeden. Deelstaten en gemeenten hebben eigen regels en portalen, die in de details verschillen. Vraag bij twijfel na bij de opdrachtgever en stuur een XRechnung. Hoe de federale portalen werken, legt het artikel De factuurportalen van de Bund eenvoudig uitgelegd uit.
Wanneer ZUGFeRD de betere keuze is
In het zakelijk verkeer tussen bedrijven zijn beide formaten toegestaan. ZUGFeRD heeft hier een praktisch voordeel: ontvangers die nog geen e-facturatiesoftware gebruiken, kunnen de pdf direct lezen en controleren. Wie automatisch verwerkt, leest de XML uit. Belangrijk is dat beide delen overeenkomen. Wijken pdf en XML van elkaar af, dan hebben volgens de BMF-brief de gegevens van het gestructureerde deel voorrang.
De XRechnung komt het best tot haar recht als de ontvanger toch al machinaal verwerkt, bijvoorbeeld via een ERP of het Peppol-netwerk. Grote bedrijven en concerns schrijven het gewenste formaat vaak voor in hun leveranciersrichtlijnen.
Een eenvoudige vuistregel:
- Overheidsinstantie als ontvanger: XRechnung.
- Bedrijf zonder voorschrift: ZUGFeRD in het profiel EN 16931 of EXTENDED, omdat de pdf direct leesbaar blijft.
- Bedrijf met voorschrift: het voorgeschreven formaat, vaak XRechnung of Peppol.
- Nooit als e-factuur: ZUGFeRD MINIMUM of BASIC WL.
Beide formaten met faktoora
In faktoora legt u het formaat vast bij het aanmaken van elke factuur: XRechnung voor publieke opdrachtgevers, ZUGFeRD voor bedrijven. ZUGFeRD-facturen maakt faktoora aan in het profiel EXTENDED; daarnaast is er een ZUGFeRD-profiel met XRechnung-regels beschikbaar. Achteraf omzetten tussen de formaten is niet voorzien, dus het loont om vóór het aanmaken te kiezen. Alles over het proces vindt u onder E-facturen aanmaken; de juridische basis vat de pagina E-factuur samen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen XRechnung en ZUGFeRD?
De XRechnung is een puur XML-bestand, ZUGFeRD een pdf met ingesloten XML. Beide zijn gebaseerd op EN 16931. ZUGFeRD is direct leesbaar voor mensen; voor de XRechnung is daarvoor een viewer nodig.
Is ZUGFeRD een e-factuur?
Ja, vanaf versie 2.0.1 en in de profielen BASIC, EN 16931, EXTENDED en XRECHNUNG. De profielen MINIMUM en BASIC WL gelden volgens het BMF niet als e-factuur.
Kan ik een overheidsinstantie een ZUGFeRD-factuur sturen?
Aan federale overheidsinstanties alleen in het profiel XRECHNUNG en als puur XML-bestand. Een hybride ZUGFeRD-pdf wordt door de federale portalen niet geaccepteerd. Bij deelstaten en gemeenten gelden eigen eisen.
Welk formaat moet ik gebruiken voor facturen aan bedrijven?
Beide zijn toegestaan. Zonder voorschrift van de klant is ZUGFeRD praktisch, omdat de pdf leesbaar blijft. Schrijft de klant een formaat voor, gebruik dan dat.
Is Factur-X hetzelfde als ZUGFeRD?
Ja, ZUGFeRD en Factur-X zijn technisch identiek en worden gezamenlijk uitgegeven door FeRD en FNFE-MPE. ZUGFeRD 2.5 komt overeen met Factur-X 1.09.