XRechnung aanmaken: vanuit pdf, Word of software
Een XRechnung maakt u niet door een kant-en-klare pdf om te zetten, maar door de factuurgegevens vanaf het begin gestructureerd vast te leggen en daaruit een XML-bestand volgens de XRechnung-standaard te genereren. Daarvoor zijn er drie praktische manieren: een online tool of XRechnung-generator voor losse facturen, facturatiesoftware voor de dagelijkse praktijk en een API voor automatische aanmaak vanuit uw ERP. Word en pdf zijn alleen nog geschikt als leesbaar document, niet als e-factuur.
Wat een XRechnung is
De XRechnung is de Duitse standaard voor elektronische facturen op basis van de Europese norm EN 16931. Technisch is het een puur XML-bestand in de syntaxis UBL of UN/CEFACT CII. Het bevat geen paginaopmaak, maar uitsluitend gegevens: factuurnummer, datum, verkoper, koper, regels, btw-tarieven, totalen en betalingsinformatie, elk in een precies gedefinieerd veld.
Volgens § 14 Abs. 1 UStG (de Duitse btw-wet) is een elektronische factuur een factuur die in een gestructureerd elektronisch formaat wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen en elektronische verwerking mogelijk maakt. Precies dat doet de XRechnung. Een pdf voldoet niet aan deze definitie, ook niet als hij per e-mail wordt verstuurd. Momenteel geldig is XRechnung 3.0 (versie 3.0.2), die volgens de KoSIT ten minste tot 31 juli 2027 van kracht blijft (xeinkauf.de).
Waarom u een pdf niet zomaar kunt omzetten
De wens is begrijpelijk: de pdf-factuur bestaat al, dus moet daar een XRechnung van worden gemaakt. Dat stuit op een fundamenteel verschil tussen beide formaten.
Weergave tegenover gegevensrecord
Een pdf is gemaakt voor het menselijk oog. Hij legt vast waar welke tekst op de pagina staat, maar niet wat die tekst betekent. Voor een programma is "19 %" in een pdf in eerste instantie alleen een tekenreeks op een bepaalde positie. Een XRechnung zegt daarentegen uitdrukkelijk: dit is het btw-tarief van categorie S voor regel 1. Bij het omzetten moet die betekenis eerst worden geraden.
Typische fouten bij het omzetten
Wie gegevens met tekstherkenning of een converter uit een pdf haalt, loopt steeds tegen dezelfde problemen aan:
- Verplichte velden ontbreken. De pdf bevat vaak geen kopersreferentie (BT-10), geen elektronisch adres van verkoper en koper of geen volledige contactgegevens. Deze gegevens vereist de XRechnung, maar een Word-sjabloon kent ze doorgaans niet.
- De btw-logica wordt verkeerd afgeleid. Btw-tarieven zijn in de pdf zichtbaar, maar niet per regel eenduidig gecodeerd. Bij gemengde tarieven of vrijgestelde regels gaat de toewijzing gemakkelijk mis.
- Totalen kloppen niet. Afrondingsverschillen tussen regels, btw-bedrag en totaalbedrag leiden bij de validatie tot fouten.
- Kenmerken raken door elkaar. Leitweg-ID, klantnummer en ordernummer belanden in het verkeerde veld.
Daar komt bij: veel gegevens van een e-factuur, zoals btw-categorieën, kortingen op regelniveau of betalingsvoorwaarden, kunnen niet betrouwbaar uit een pdf worden gereconstrueerd. Daarom zet ook faktoora een gewone pdf-factuur niet automatisch om in een XRechnung. De uitzondering is een pdf die al een ingesloten XML bevat, zoals een ZUGFeRD-factuur: daar zijn de gestructureerde gegevens al aanwezig en kunnen ze worden uitgelezen.
Wanneer "pdf omzetten naar e-factuur" toch voorkomt
Sommige tools adverteren ermee een pdf om te zetten in een e-factuur. Technisch lezen ze de inhoud uit en laten ze u de velden daarna controleren en aanvullen. Voor losse gevallen kan dat werken, maar het is geen degelijk structureel proces. Kiest u toch voor deze weg, doe dat dan alleen met validatie, controle van de totalen en een handmatige controle van de verplichte velden vóór verzending. Anders riskeert u afwijzingen bij de ontvanger en herstelwerk in de boekhouding.
Waarom Word geen e-factuur maakt
Wie een e-factuur met Word wil maken, maakt in werkelijkheid een lay-outdocument. Word kent geen velden volgens EN 16931, geen codelijsten voor eenheden of btw-categorieën en geen controleregels voor totalen. Ook exporteren als pdf verandert daar niets aan. Word kan hooguit dienen als geheugensteun voor de inhoud van uw facturen. De eigenlijke e-factuur moet ontstaan in een programma dat de gegevens gestructureerd opslaat.
De manieren om een XRechnung te maken vergeleken
| Manier | Geschikt voor | Voordelen | Beperkingen |
|---|---|---|---|
| Online tool, XRechnung-generator | Losse facturen, eerste kennismaking | Snel, zonder installatie | Vaak geen klant- en artikelbeheer, veel handmatige invoer |
| Facturatiesoftware | Doorlopende facturatie | Stamgegevens, sjablonen, validatie, verzending, archief | Klanten en producten moeten worden ingericht |
| API | ERP, webshop, eigen software, grote aantallen | Automatische aanmaak zonder mediabreuk | Ontwikkelwerk voor de koppeling |
| Pdf of Word omzetten | Uitzonderingsgevallen | Gebruikt bestaande documenten | Foutgevoelig, handmatig herstelwerk |
Online tool en XRechnung-generator
Een XRechnung-generator is een formulier in de browser waarin u de factuurgegevens invult. Aan het eind krijgt u een XML-bestand. Dat volstaat als u maar af en toe een XRechnung naar een overheidsinstantie stuurt. Let erop dat de tool de actuele versie XRechnung 3.0 genereert en het bestand vóór het downloaden controleert.
Facturatiesoftware
Zodra u regelmatig facturen opstelt, loont software die klanten, producten en factuurnummers beheert. In faktoora kiest u bij het aanmaken van een e-factuur het formaat, bijvoorbeeld XRechnung of ZUGFeRD, en de interface vraagt de benodigde gegevens stap voor stap uit. Vóór verzending wordt de factuur gecontroleerd volgens EN 16931. Verzending per e-mail of via Peppol en de opslag regelt de module Uitgaande facturen.
API voor de koppeling met uw systeem
Komen uw factuurgegevens al uit een ERP, een webshop of een eigen applicatie, dan is handmatige invoer overbodig. Via de faktoora REST-API geeft u de gegevens door als JSON; faktoora maakt daar de XRechnung van, controleert die en verstuurt haar desgewenst. API-toegang is inbegrepen vanaf het Premium-abonnement.
Zo maakt u stap voor stap een XRechnung
- Stamgegevens aanmaken. Uw bedrijf met adres, USt-IdNr. (btw-identificatienummer) of Steuernummer (fiscaal nummer), bankgegevens en contactgegevens.
- Klanten vastleggen. Naam, adres en het elektronische adres waar de factuur naartoe moet.
- Kopersreferentie invullen. Bij overheidsinstanties is dat de Leitweg-ID, die u van de opdrachtgever krijgt. Bij bedrijven gebruikt u een afgesproken referentie, bijvoorbeeld het ordernummer.
- Regels invoeren. Omschrijving, hoeveelheid, eenheid, stukprijs en btw-tarief per regel.
- Formaat kiezen en controleren. Selecteer XRechnung, laat de validatie lopen en los foutmeldingen op.
- Versturen en archiveren. Per e-mail, via Peppol of via het portaal van de opdrachtgever. Bepalend is het XML-bestand; dat hoort in het archief.
XRechnung of ZUGFeRD?
Voor federale publieke opdrachtgevers schrijft de E-Rechnungsverordnung (de Duitse e-factuurverordening) in principe de XRechnung voor; andere formaten zijn alleen toegestaan als ze aan de Europese norm voldoen. In het zakelijk verkeer tussen bedrijven is naast de XRechnung ook ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 toegestaan, met uitzondering van de profielen MINIMUM en BASIC-WL. ZUGFeRD combineert een leesbare pdf met een ingesloten XML. Welk formaat wanneer past, legt het artikel ZUGFeRD of XRechnung? uit.
Wat geldt voor kleine bedrijven
Sinds 1 januari 2025 moeten alle binnenlandse bedrijven e-facturen kunnen ontvangen. Voor verzending gelden overgangstermijnen: tot eind 2026 mag u nog papieren of pdf-facturen uitreiken, en tot eind 2027 geldt dat nog steeds als uw omzet in het voorgaande jaar niet hoger is dan 800.000 euro. Vanaf 1 januari 2028 is de e-factuur in het binnenlandse B2B-verkeer voor iedereen verplicht.
Er blijven uitzonderingen: kleine ondernemers (Kleinunternehmer) volgens § 19 UStG en facturen tot 250 euro mogen volgens de BMF-brief van 15 oktober 2025 altijd als overige factuur worden uitgereikt (BMF). Ontvangen moeten ook kleine ondernemers e-facturen wel kunnen. De grenzen voor kleine ondernemers liggen sinds 2025 op 25.000 euro omzet in het voorgaande jaar en 100.000 euro in het lopende jaar.
Veelgestelde vragen
Kan ik een pdf omzetten naar een XRechnung?
Niet betrouwbaar. Een pdf bevat alleen de weergave, geen gestructureerde gegevens. Converters moeten de inhoud raden, en verplichte velden ontbreken vaak. Veiliger is het om de factuur direct als XRechnung aan te maken.
Wat is een XRechnung-generator?
Een onlineformulier dat van uw invoer een XML-bestand volgens de XRechnung-standaard maakt. Voor losse facturen volstaat dat; voor regelmatige verzending is software met klant- en artikelbeheer prettiger.
Kan ik met Word een e-factuur maken?
Nee. Word maakt een lay-outdocument, en ook als pdf blijft het een overige factuur. Voor een e-factuur hebt u een programma nodig dat de gegevens gestructureerd als XML uitvoert.
Welke versie van de XRechnung is actueel?
XRechnung 3.0 in de versie 3.0.2. De KoSIT heeft aangekondigd dat deze ten minste tot 31 juli 2027 geldt. Een versie 4.0 is in voorbereiding.
Moet ik als kleine ondernemer XRechnungen aanmaken?
In het zakelijk verkeer met bedrijven niet per se; kleine ondernemers mogen overige facturen blijven uitreiken. Facturen aan federale overheidsinstanties moeten echter doorgaans elektronisch zijn, en e-facturen ontvangen moet u in elk geval kunnen.