Betalingsherinnering of aanmaning? Het verschil
Juridisch is er tussen een betalingsherinnering (Zahlungserinnerung) en een aanmaning (Mahnung) geen verschil: bepalend is niet de kop, maar of u uw klant na de vervaldatum ondubbelzinnig tot betaling aanmaant. De "betalingsherinnering" is in de zakelijke praktijk slechts de beleefde vorm van de eerste aanmaning. Drie aanmaningen schrijft de wet niet voor, en in veel gevallen raakt uw klant zelfs helemaal zonder aanmaning in verzuim.
Is een betalingsherinnering een aanmaning?
Ja, als ze de functie van een aanmaning vervult. Volgens § 286 Abs. 1 BGB (het Duitse Burgerlijk Wetboek) raakt een schuldenaar in verzuim als hij niet betaalt na een aanmaning van de schuldeiser die na de vervaldatum is verstuurd. Een bepaalde vorm of benaming vereist de wet niet.
Een bericht werkt daarom als aanmaning als het
- na de vervaldatum van de vordering wordt verstuurd,
- de openstaande vordering duidelijk benoemt en
- ondubbelzinnig tot betaling oproept.
Of erboven "Betalingsherinnering", "Aanmaning" of "Openstaande factuur" staat, maakt niet uit. Een vriendelijke toon kan geen kwaad. Vage formuleringen, zoals alleen het verzoek om na te gaan of de factuur is aangekomen, kunnen daarentegen te weinig zijn.
Wanneer raakt uw klant in verzuim?
Er zijn drie manieren waarop betalingsverzuim ontstaat:
1. Door een aanmaning
Het standaardgeval: de factuur is opeisbaar, u maant aan, de klant betaalt niet. Met de ontvangst van de aanmaning is hij in verzuim.
2. Zonder aanmaning bij een vaste datum
Een aanmaning is volgens § 286 Abs. 2 BGB onder meer niet nodig als voor de betaling een kalenderdatum is vastgelegd. Dat is bijvoorbeeld het geval als in het contract "betaling uiterlijk 15 oktober" is afgesproken. Verstrijkt die datum, dan treedt het verzuim automatisch in. Hetzelfde geldt als de klant de betaling serieus en definitief weigert.
3. Automatisch na 30 dagen
Volgens § 286 Abs. 3 BGB raakt de schuldenaar van een geldvordering uiterlijk in verzuim als hij niet binnen 30 dagen na de vervaldatum en de ontvangst van de factuur betaalt. Tegenover bedrijven geldt dat zonder meer. Consumenten raken op deze manier alleen in verzuim als u in de factuur uitdrukkelijk op dit gevolg hebt gewezen.
In de praktijk betekent dat: vermeld op de factuur een concrete betaaldatum en neem bij particuliere klanten de verwijzing naar de 30-dagenregel op. Dan hebt u de aanmaning niet nodig om het verzuim te laten ingaan.
Welke gevolgen heeft verzuim?
Vanaf het begin van het verzuim kunt u vertragingsrente en vergoeding van uw schade door het verzuim vorderen.
Vertragingsrente
Volgens § 288 BGB bedraagt de vertragingsrente
- 5 procentpunten boven de basisrente, als er een consument bij betrokken is,
- 9 procentpunten boven de basisrente bij geldvorderingen tussen bedrijven.
De basisrente (Basiszinssatz) volgens § 247 BGB verandert telkens op 1 januari en 1 juli. De actuele waarde wordt gepubliceerd door de Deutsche Bundesbank. Reken dus met het percentage dat voor de betreffende periode geldt.
Forfaitaire vergoeding van 40 euro
Is uw schuldenaar geen consument, dan kunt u daarnaast een forfaitaire vergoeding van 40 euro vorderen (§ 288 Abs. 5 BGB). Deze vergoeding wordt verrekend met latere kosten van rechtsvervolging, bijvoorbeeld advocaatkosten.
Aanmaningskosten
Aanmaningskosten mag u alleen als schade door verzuim in rekening brengen, dus voor aanmaningen die u na het intreden van het verzuim verstuurt. De aanmaning die het verzuim pas doet ingaan, kost de klant niets. Bovendien zijn alleen daadwerkelijk gemaakte kosten zoals porto en materiaal te vergoeden. Forfaitaire aanmaningskosten stellen rechtbanken vaak maar laag vast. Houd het daarom bij bescheiden bedragen.
Wat hoort er in een aanmaning of betalingsherinnering?
Zodat uw klant de vordering ondubbelzinnig kan plaatsen, moet elke aanmaning bevatten:
- uw naam en adres en de gegevens van de klant
- factuurnummer en factuurdatum
- de geleverde prestatie in het kort
- het openstaande bedrag
- een duidelijke betalingsoproep met een nieuwe termijn, bijvoorbeeld zeven of tien dagen
- uw bankgegevens
- bij latere stappen: vertragingsrente, forfaitaire vergoeding en gemaakte kosten
Gebruikelijk zijn in Duitsland twee tot drie aanmaningsstappen. Dat is een gewoonte, geen verplichting. Belangrijk is dat u ontvangst en termijnen documenteert, voor het geval u later naar de rechter stapt.
En als de klant toch niet betaalt?
Blijven betalingsherinnering en aanmaningen zonder resultaat, dan is de volgende stap meestal de gerechtelijke aanmaningsprocedure (gerichtliches Mahnverfahren). Hoe de aanvraag verloopt en welke kosten ontstaan, leest u in het artikel Mahnbescheid: verloop en kosten.
Aanmaningen maken met faktoora
In faktoora maakt u aanmaningen voor achterstallige facturen rechtstreeks vanuit het factuuroverzicht en verstuurt u ze naar uw klant. De aanmaningsteksten past u aan in de instellingen, en de aanmaningsstatus van elke factuur blijft in één oogopslag zichtbaar. Stap voor stap wordt het uitgelegd in de handleiding Aanmaningen maken; de weergave van de aanmaningsstap beschrijft het artikel over de kolom voor de herinneringsstatus.
Let op: dit artikel dient uitsluitend ter algemene informatie en vervangt geen juridisch advies.
Veelgestelde vragen
Is een betalingsherinnering een aanmaning?
Juridisch wel, als ze na de vervaldatum wordt verstuurd en ondubbelzinnig tot betaling oproept. De benaming doet er niet toe.
Moet ik drie keer aanmanen?
Nee. De wet vereist geen bepaald aantal aanmaningen. Eén aanmaning na de vervaldatum volstaat om het verzuim te laten ingaan.
Betalingsherinnering of aanmaning: wat verstuur ik eerst?
Dat bepaalt u zelf. Veel bedrijven beginnen uit beleefdheid met een betalingsherinnering. Juridisch heeft die hetzelfde effect als een aanmaning.
Mag ik voor de eerste aanmaning kosten rekenen?
Nee, als pas deze aanmaning het verzuim doet ingaan. Kosten voor latere aanmaningen kunt u als schade door verzuim vorderen, voor zover ze daadwerkelijk zijn gemaakt.
Hoe hoog is de vertragingsrente?
5 procentpunten boven de basisrente als er een consument bij betrokken is, en 9 procentpunten tussen bedrijven. De actuele basisrente wordt gepubliceerd door de Deutsche Bundesbank.