Wer ist umsatzsteuerpflichtig? Ab wann es gilt
Umsatzsteuerpflichtig ist grundsätzlich jeder Unternehmer, der im Inland gegen Entgelt Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt. Das gilt ab dem ersten Euro Umsatz, für Einzelunternehmer und Freiberufler genauso wie für GmbHs. Ausgenommen sind nur Kleinunternehmer: Seit 2025 bleiben Ihre Umsätze steuerfrei, wenn Sie im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro umsetzen.
Wer gilt als Unternehmer?
Nach § 2 UStG ist Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Gemeint ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen. Eine Gewinnabsicht ist nicht nötig, eine Rechtsform auch nicht.
Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts sind deshalb zum Beispiel:
- Einzelunternehmer, Handwerker und Händler
- Freiberufler wie Designerinnen, Berater oder Ärzte (auch wenn viele ärztliche Leistungen steuerfrei sind)
- Personen- und Kapitalgesellschaften wie GbR, GmbH oder UG
- Nebenberuflich Selbstständige, etwa mit einem Onlineshop neben dem Job
- Vermieter, soweit sie nachhaltig Einnahmen erzielen
Steuerbar sind nach § 1 UStG vor allem Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt. Einige Umsätze sind steuerfrei (§ 4 UStG), etwa bestimmte Heilbehandlungen oder die langfristige Vermietung von Wohnraum. Unternehmer bleiben Sie trotzdem.
Ab wann ist man umsatzsteuerpflichtig?
Die Umsatzsteuerpflicht beginnt mit der unternehmerischen Tätigkeit, nicht erst ab einer bestimmten Umsatzhöhe. Schon vorbereitende Handlungen wie der Kauf von Ausstattung können dazugehören. Deshalb fragt das Finanzamt bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen möchten.
Ob Sie tatsächlich Umsatzsteuer ausweisen und abführen, hängt also vor allem an einer Frage: Sind Sie Kleinunternehmer?
Ausnahme: die Kleinunternehmerregelung
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die neue Fassung von § 19 UStG. Ihre Umsätze sind steuerfrei, wenn Ihr Gesamtumsatz
- im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und
- im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.
Ältere Ratgeber nennen oft noch niedrigere Grenzen wie 17.500 und 50.000 Euro, die seit 2025 nicht mehr gelten. Wichtig ist auch der Mechanismus: Die 100.000 Euro sind eine harte Grenze. Nach Auffassung des BMF unterliegt bereits der Umsatz, mit dem Sie die Grenze im laufenden Jahr überschreiten, der Regelbesteuerung. Im Jahr der Gründung darf der Umsatz 25.000 Euro nicht überschreiten.
Als Kleinunternehmer
- weisen Sie auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und weisen auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG hin,
- geben Sie keine Umsatzsteuervoranmeldungen ab, denn § 18 Abs. 1 bis 4 UStG ist nicht anzuwenden,
- können Sie im Gegenzug keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen.
Sie können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Das kann sich lohnen, wenn Sie hohe Investitionen planen und die Vorsteuer daraus höher wäre als die Umsatzsteuer auf Ihre Verkäufe, oder wenn Ihre Kunden überwiegend vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind.
Kleinunternehmer und E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer. Für den Empfang per E-Mail reicht nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ein normales E-Mail-Postfach, ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig.
Beim Ausstellen gilt eine Erleichterung: Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format wie PDF. Eine E-Rechnung dürfen Sie trotzdem jederzeit ohne Zustimmung des Empfängers ausstellen. Mehr dazu lesen Sie in unserer Checkliste zur E-Rechnung-Pflicht.
Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)
Wer die Regelbesteuerung anwendet, meldet Umsatzsteuer und Vorsteuer regelmäßig über die Umsatzsteuervoranmeldung an. Die Übermittlung erfolgt elektronisch über ELSTER oder eine angebundene Software. Für ELSTER registrieren Sie sich unter elster.de.
Wann muss ich die UStVA einreichen?
Die Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln, die Zahlung ist am selben Tag fällig (§ 18 Abs. 1 UStG). Welcher Zeitraum gilt, richtet sich nach der Steuer des Vorjahres (§ 18 Abs. 2 UStG):
| Umsatzsteuer im Vorjahr | Voranmeldungszeitraum |
|---|---|
| mehr als 9.000 Euro | monatlich |
| bis 9.000 Euro | vierteljährlich |
| bis 2.000 Euro | Befreiung von der Voranmeldung möglich |
Gilt für Gründer die monatliche Abgabe?
Grundsätzlich müssen Neugründer im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich abgeben (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG). Für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ist diese Pflicht jedoch ausgesetzt: Dann zählt die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres, bei Gründung im Vorjahr die auf ein Jahr hochgerechnete tatsächliche Steuer. Wer 2026 gründet, fällt also bei geringer Steuerlast nicht automatisch unter die monatliche Abgabe. Ob der Gesetzgeber die Regel über 2026 hinaus verlängert, sollten Sie vor dem Jahreswechsel prüfen.
Dauerfristverlängerung
Reicht Ihnen der 10. des Folgemonats nicht, können Sie eine Dauerfristverlängerung um einen Monat beantragen (§ 46 UStDV). Monatliche Anmelder leisten dafür eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der Summe der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 UStDV). Die Sondervorauszahlung wird mit der Vorauszahlung für Dezember verrechnet.
Praxistipp
Mit faktoora können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung über die ELSTER-Anbindung übermitteln. Sie prüfen die Angaben vor dem Absenden und reichen die Anmeldung dann direkt beim Finanzamt ein. Die nötigen Einstellungen finden Sie in der Anleitung zu den ELSTER-Einstellungen.
Wann die Umsatzsteuer entsteht, hängt übrigens von Ihrer Versteuerungsart ab. Den Unterschied erklärt der Beitrag zur Soll- und Ist-Versteuerung.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wer ist umsatzsteuerpflichtig?
Jeder Unternehmer im Sinne von § 2 UStG, also wer selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielt. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Umsatzsteuer auf ihre Umsätze befreit.
Ab wann ist man umsatzsteuerpflichtig?
Mit Beginn der unternehmerischen Tätigkeit. Umsatzsteuer abführen müssen Sie, sobald Sie die Kleinunternehmergrenzen von 25.000 Euro im Vorjahr oder 100.000 Euro im laufenden Jahr überschreiten oder freiwillig auf die Regelung verzichten.
Wann ist man umsatzsteuerpflichtig, wenn man nebenberuflich selbstständig ist?
Genauso wie hauptberuflich: Die Tätigkeit macht Sie zum Unternehmer. Bleiben Ihre Umsätze unter den Grenzen, können Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen verschicken?
Nein. Kleinunternehmer dürfen weiterhin Papier- oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen ausstellen. E-Rechnungen empfangen können müssen sie aber seit 2025.
Muss ich als Gründer die UStVA monatlich abgeben?
Für 2021 bis 2026 nicht automatisch. In diesen Jahren entscheidet die voraussichtliche Steuer über den Voranmeldungszeitraum.