ZUGFeRD oder XRechnung? Die Unterschiede erklärt
Der wichtigste Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt im Aufbau: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtteil, ZUGFeRD ist eine PDF-Datei, in die ein XML-Datensatz eingebettet ist. Beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931 und sind im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zulässige E-Rechnungen. Für Rechnungen an Behörden des Bundes ist dagegen grundsätzlich die XRechnung vorgesehen, ZUGFeRD wird dort nur im Profil XRECHNUNG und nur als XML-Datei angenommen.
XRechnung und ZUGFeRD kurz erklärt
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Sie wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben und setzt die EN 16931 mit nationalen Zusatzregeln um, zum Beispiel der Pflicht zur Käuferreferenz (BT-10), bei Behörden die Leitweg-ID. Technisch ist sie eine XML-Datei in der Syntax UBL oder CII. Aktuell gilt Version 3.0.2.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und wird vom FeRD gemeinsam mit dem französischen Partner FNFE-MPE entwickelt, dort heißt das Format Factur-X. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML in der Syntax CII. Menschen lesen die PDF, Programme lesen das XML. Mehr zu Aufbau, Versionen und Profilen lesen Sie in Was ist ZUGFeRD?.
ZUGFeRD verbindet eine PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz
Die Unterschiede im Überblick
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateiformat | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer oder Visualisierung | Direkt in jedem PDF-Reader |
| XML-Syntax | UBL oder CII | CII |
| Herausgeber | KoSIT | FeRD, gemeinsam mit FNFE-MPE (Factur-X) |
| Profile | Ein Standard, optional Extension | MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG |
| Deutsche Sonderregeln | Ja, zum Beispiel Pflicht zur Käuferreferenz | Nur im Profil XRECHNUNG |
| Typischer Einsatz | Behörden, Rechnungsempfang mit Automatisierung | Rechnungen an Unternehmen, auch mit manueller Prüfung |
Welche ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung gelten
ZUGFeRD ist nicht gleich ZUGFeRD. Das Format kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der XML-Daten unterscheiden. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 fällt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 unter die zulässigen E-Rechnungsformate, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF). Diese beiden Profile enthalten nicht alle Rechnungsangaben im XML und sind deshalb keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
| Profil | Inhalt | E-Rechnung nach § 14 UStG |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kopfdaten, keine Positionen | Nein |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Positionen | Nein |
| BASIC | Kernangaben mit Positionen | Ja |
| EN 16931 | Vollständiges Datenmodell der Norm | Ja |
| EXTENDED | EN 16931 plus zusätzliche Felder | Ja |
| XRECHNUNG | EN 16931 mit den Regeln der XRechnung | Ja |
Wer eine ZUGFeRD-Rechnung erhält, sollte also nicht nur auf das Format achten, sondern auch auf das Profil.
Wann Behörden eine XRechnung verlangen
Für Lieferanten des Bundes gilt die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an Bundesbehörden grundsätzlich elektronisch gestellt werden, ausgenommen etwa Direktaufträge bis 1.000 Euro. Nach § 4 ERechV ist dafür grundsätzlich die XRechnung zu verwenden. Ein anderer Standard ist nur zulässig, wenn er der europäischen Norm entspricht.
In der Praxis heißt das: Die Rechnungsportale des Bundes (ZRE und OZG-RE) nehmen ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG an, aber nur als reine XML-Datei, nicht als hybride PDF (e-rechnung-bund.de). Eine hybride ZUGFeRD-PDF, etwa im Profil EXTENDED, erfüllt diese Vorgabe nicht, auch wenn „ZUGFeRD wird akzeptiert“ auf den ersten Blick etwas anderes vermuten lässt. Länder und Kommunen haben eigene Regelungen und Portale, die sich im Detail unterscheiden. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach und senden Sie eine XRechnung. Wie die Portale des Bundes funktionieren, erklärt der Beitrag Die Rechnungsportale des Bundes einfach erklärt.
Wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen sind beide Formate zulässig. ZUGFeRD hat hier einen praktischen Vorteil: Empfänger, die noch keine E-Rechnungssoftware nutzen, können die PDF sofort lesen und prüfen. Wer automatisch verarbeitet, liest das XML aus. Wichtig ist, dass beide Teile übereinstimmen. Weichen PDF und XML voneinander ab, gehen nach dem BMF-Schreiben die Daten des strukturierten Teils vor.
Die XRechnung spielt ihre Stärke aus, wenn der Empfänger ohnehin maschinell verarbeitet, etwa über ein ERP oder das Peppol-Netzwerk. Große Unternehmen und Konzerne geben das gewünschte Format häufig in ihren Lieferantenrichtlinien vor.
Eine einfache Faustregel:
- Behörde als Empfänger: XRechnung.
- Unternehmen ohne Vorgabe: ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder EXTENDED, weil die PDF sofort lesbar bleibt.
- Unternehmen mit Vorgabe: das vorgegebene Format, oft XRechnung oder Peppol.
- Niemals als E-Rechnung: ZUGFeRD MINIMUM oder BASIC WL.
Beide Formate mit faktoora
In faktoora legen Sie das Format bei der Erstellung jeder Rechnung fest: XRechnung für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD für Unternehmen. ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt faktoora im Profil EXTENDED, zusätzlich steht ein ZUGFeRD-Profil mit XRechnung-Regeln zur Verfügung. Eine nachträgliche Umwandlung zwischen den Formaten ist nicht vorgesehen, deshalb lohnt sich die Wahl vor dem Erstellen. Alles zum Ablauf finden Sie unter E-Rechnungen erstellen, die rechtlichen Grundlagen fasst die Seite E-Rechnung zusammen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD eine PDF mit eingebettetem XML. Beide basieren auf der EN 16931. ZUGFeRD ist für Menschen direkt lesbar, die XRechnung braucht dafür einen Viewer.
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?
Ja, ab Version 2.0.1 und in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten laut BMF nicht als E-Rechnung.
Kann ich einer Behörde eine ZUGFeRD-Rechnung schicken?
An Bundesbehörden nur im Profil XRECHNUNG und als reine XML-Datei. Eine hybride ZUGFeRD-PDF wird von den Portalen des Bundes nicht angenommen. Bei Ländern und Kommunen gelten eigene Vorgaben.
Welches Format soll ich für Rechnungen an Unternehmen verwenden?
Beide sind zulässig. Ohne Vorgabe des Kunden ist ZUGFeRD praktisch, weil die PDF lesbar bleibt. Gibt der Kunde ein Format vor, verwenden Sie dieses.
Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD?
Ja, ZUGFeRD und Factur-X sind technisch identisch und werden gemeinsam von FeRD und FNFE-MPE herausgegeben. ZUGFeRD 2.5 entspricht Factur-X 1.09.