Die XRechnung und ZUGFeRD: Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Wer sich mit dem Thema elektronische Rechnungen beschäftigt wird schnell über zwei unterschiedliche Formate stolpern, die sich nicht gegenseitig ausschließen, aber dennoch unterschiedlich Ansätze verfolgen: die XRechnung und ZUGFeRD. Wir erklären die Gemeinsamkeiten und die Unterschiede und was das für Sie in der Praxis bedeutet.

Was ist eine ZUGFeRD Rechnung?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Forum elektronische Rechnung ist eine Initiative von Verbänden, Ministerien und Unternehmen mit dem Ziel einen einheitlichen Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland zu schaffen. Die ZUGFeRD Rechnung kombiniert die Darstellung einer Rechnung als PDF (PDF/A-3) und die maschinenlesbaren Daten der Rechnung im XML Format. Das XML wird dabei in das PDF eingebettet. Eine ZUGFeRD Rechnung ist damit menschenlesbar als auch maschinell verarbeitbar. Die maschinenlesbaren Daten müssen ab ZUGFeRD Version 2.0 in einem europäisch spezifizierten Format gespeichert werden (EN16931). Weitere Information finden Sie in unserer ZUGFeRD FAQ.

Wie passt die XRechnung in die ZUGFeRD Spezifikation? 

Die XRechnung ist nur als XML Datei definiert. Im Unterschied zur ZUGFeRD Rechnung gibt es keine visuelle Darstellung der Rechnung als PDF. Seit der ZUGFeRD Version 2.1 kann eine XRechnung aber in eine ZUGFeRD Rechnung eingebettet werden. Sowohl die XRechnung als auch der XML Teil einer ZUGFeRD Rechnung sind konforme Rechnung gemäß der europäischen Spezifikation einer elektronischen Rechnung.

ZUGFeRD oder XRechnung – Was brauche ich?

Wie zu vermuten ist, kann diese Frage nicht immer ganz eindeutig beantwortet werden: letztlich ist es Sache des Empfängers seine Anforderungen an eine elektronische Rechnung zu definieren. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen immer (ab einer Rechnungshöhe von 1000€) als XRechnung eingereicht werden. Welche Rechnung wo eingereicht müssen, finden Sie hier.  

Einige wenige öffentliche Auftraggeber erlauben auch die Übermittlung einer ZUGFeRD Rechnung, jedoch sind das eher die Ausnahmen.

Die Deutsche Bahn und alle unmittelbaren Verwaltungseinrichtungen wie die Bundeswehr, Bundesbank oder auch Krankenhäuser, sowie Ministerien erlauben keine ZUGFeRD Rechnungen, sondern akzeptieren ausschließlich die strukturieren Daten als XML Datei. Privatwirtschaftliche Unternehmen setzen in der Regel auf ZUGFeRD Rechnungen. Einige Konzerne wie die BMW AG haben auch bereits eine Leitweg-ID beantragt (Voraussetzung für eine XRechnung) und erlauben auch die Einreichung von XRechnungen.  

Vorsicht: klären Sie unbedingt die akzeptierten Rechnungsformate ab und auch die fachlichen Anforderungen bevor Sie die Rechnungen erstellen. Eine nachträgliche Umwandlung ist bei vielen Anbieter mühsam oder nicht möglich.

Praxis-Tipp:

Mit faktoora können Sie bei jeder Rechnung das gewünscht Format wählen: XRechnung, ZUGFeRD 2.1 oder ZUGFeRD 1.0. Wir unterstützen alle Formate und bieten auch ZUGFeRD 2.1 mit eingebetteter XRechnung an. Beim Versand können Sie wählen welchen Teil der Rechnung Sie an den Empfänger senden wollen. Für de Deutsche Bahn wählen Sie einfach beim Versand aus, dass nur die XRechnung verschickt wird und laden Sie das PDF für Ihre Unterlagen einfach zusätzlich herunter.