Comparativa de software de factura electrónica: lo que importa
Un buen software de factura electrónica genera facturas en XRechnung y ZUGFeRD, recibe y comprueba las facturas electrónicas entrantes y traslada los datos a su contabilidad o a su ERP. Por eso, en una comparativa justa no cuentan las promesas publicitarias, sino criterios verificables: formatos admitidos, vías de recepción, Peppol, interfaces, aprobaciones, alojamiento y costes. En este artículo encontrará una lista de comprobación con estos criterios y un resumen de proveedores conocidos basado en la información que ellos mismos publican.
Por qué necesita ahora un software de factura electrónica
Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas en sus operaciones B2B. A partir del 1 de enero de 2027, las empresas con una facturación superior a 800.000 € en el ejercicio anterior deben también enviar facturas electrónicas; a partir del 1 de enero de 2028, esto se aplica a todas. Una factura en PDF no es una factura electrónica: se exige un formato estructurado conforme a la norma europea EN 16931, como XRechnung o ZUGFeRD. Encontrará una visión general de las obligaciones y los formatos en nuestra página sobre la factura electrónica.
¿Qué es un software de factura electrónica?
Un software de factura electrónica ayuda a las empresas a crear, enviar y procesar facturas en formatos electrónicos estructurados. En el centro están estándares como XRechnung o ZUGFeRD, que garantizan que los sistemas puedan leer y seguir procesando automáticamente los datos de facturación. Así se elimina la introducción manual, propensa a errores.
A diferencia de las facturas en PDF convencionales, una auténtica factura electrónica cumple requisitos técnicos fijos. Contiene todos los datos relevantes en un formato legible por máquina. Las soluciones modernas ofrecen además validación, procesos de aprobación, archivo e interfaces con sistemas de contabilidad o ERP.
Criterios para comparar software de factura electrónica
Las empresas tienen necesidades diferentes. La siguiente tabla resume en qué debe fijarse al elegir.
| Criterio | En qué debe fijarse | Por qué es importante |
|---|---|---|
| Formatos | XRechnung y ZUGFeRD conforme a la EN 16931; en operaciones con el extranjero, también Factur-X o Peppol BIS | Solo los formatos estructurados cumplen la obligación de factura electrónica |
| Recepción | Vías de recepción como correo electrónico, carga de archivo, Peppol o API | La obligación de recepción rige desde 2025 para todas las empresas |
| Validación | Comprobación conforme a la EN 16931 y a las reglas de la XRechnung, informe de validación comprensible | Las facturas erróneas se rechazan y retrasan el cobro |
| Peppol | Acceso Peppol propio o conexión a través de un Access Point | Las plataformas de recepción de facturas de la Federación aceptan también facturas por Peppol |
| Interfaces | API REST, webhooks, exportación a DATEV, conexiones con ERP y contabilidad | Menos duplicidad en el mantenimiento de datos y menos pasos manuales |
| Aprobaciones y permisos | Flujos de aprobación, roles de usuario, centros de coste | Unas responsabilidades claras evitan que las facturas queden olvidadas |
| Archivo | Conservación del archivo original conforme a las GoBD | Las facturas deben conservarse en su formato original |
| Alojamiento y protección de datos | Ubicación de los servidores, certificaciones, contrato de encargo del tratamiento | Los datos de facturación contienen información comercial sensible |
| Costes | Precio por mes, por usuario o por factura, recargos por recepción, Peppol o API | No todos los proveedores incluyen las funciones importantes en la tarifa básica |
Conformidad legal
Un software fiable debe admitir los estándares relevantes, sobre todo XRechnung y ZUGFeRD. Para las facturas a organismos públicos se añade la Leitweg-ID. Las plataformas de recepción de facturas de la Federación aceptan facturas mediante formulario web, carga de archivo, correo electrónico y Peppol. Más información en el artículo sobre los portales de facturas de la Federación ZRE y OZG-RE.
Recepción y comprobación de facturas entrantes
Muchas comparativas se centran en la creación. Sin embargo, desde 2025 la recepción es obligatoria. Compruebe por qué vías pueden llegar las facturas, si las XRechnungen se muestran de forma legible y si el software valida los archivos entrantes. La página Recibir facturas electrónicas muestra cómo funciona en faktoora.
Integración en los sistemas existentes
Un buen software de factura electrónica se integra en las herramientas existentes: contabilidad, ERP, CRM o tienda online. Cuanto mejor se adapten las interfaces a su proceso, menos trabajo manual se genera.
Manejo y automatización
El manejo debería entenderse sin una formación larga. Las automatizaciones como la validación, las facturas periódicas, las aprobaciones y el archivo ahorran tiempo y reducen errores.
Precio y alcance de las funciones
Muchos proveedores trabajan con niveles de tarifa. Compruebe si la recepción, el envío por Peppol, el acceso a la API o la gestión de usuarios están incluidos en la tarifa deseada o tienen un coste adicional.
Seguridad y alojamiento
Fíjese en que los servidores estén en la UE, en que las certificaciones sean verificables y en que exista un contrato de encargo del tratamiento. Decida además si prefiere una solución en la nube o alojarla usted mismo.
Resumen de proveedores
A grandes rasgos se distinguen tres grupos: programas de contabilidad con función de factura electrónica, plataformas especializadas en factura electrónica y sistemas ERP o de código abierto. La siguiente tabla reproduce la información que los fabricantes publican en sus sitios web (a septiembre de 2026). «Sin datos» significa que la página del fabricante consultada no dice nada al respecto, no que falte la función. Compruebe los detalles y las tarifas directamente con el proveedor antes de decidir.
| Proveedor | Tipo | Crear factura electrónica | Recibir factura electrónica | Peppol | Interfaces |
|---|---|---|---|---|---|
| faktoora | Plataforma de factura electrónica | XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X | Correo electrónico, Peppol, carga de archivo, API, con validación | Envío y recepción | API REST y webhooks (desde Premium), exportación a DATEV, CSV, XLS |
| Lexware Office | Contabilidad | XRechnung, ZUGFeRD | Sí, con validador integrado | Sin datos | Interfaz con DATEV, integraciones |
| sevdesk | Contabilidad | XRechnung, ZUGFeRD | Sí, desde la tarifa «Buchhaltung» (Contabilidad) | Sin datos | Interfaz abierta, exportación a DATEV |
| Billomat | Programa de facturación | XRechnung, ZUGFeRD | Sin datos | Sin datos | API, colaboración con DATEV |
| Odoo | ERP, código abierto | entre otros, XRechnung, Peppol BIS Billing 3.0 | Sí, a través de Peppol | Envío y recepción | Módulos ERP |
| Invoice Ninja | Software de facturación con autoalojamiento | UBL para Peppol | Sí, a través de Peppol | Envío y recepción (tarifa Enterprise) | Sin datos |
Fuentes: Lexware Office, sevdesk, Billomat, documentación de Odoo, Invoice Ninja; para faktoora, la página de precios.
faktoora
faktoora está especializada en facturas electrónicas: las facturas emitidas se generan en XRechnung, ZUGFeRD o Factur-X, y las facturas recibidas llegan por correo electrónico, Peppol, carga de archivo o API y se validan conforme a la EN 16931, con informe de validación incluido. La tarifa Business incluye la creación y la recepción de facturas electrónicas, XRechnung, ZUGFeRD y Peppol, banca y la exportación de datos para DATEV, CSV y XLS. Premium añade, entre otras cosas, acceso a la API, aprobaciones de documentos, centros de coste y gestión de usuarios. El alojamiento se realiza en Alemania en una infraestructura con certificación ISO 27001. faktoora traslada los datos a su contabilidad financiera mediante exportación o interfaz.
Lexware Office (antes lexoffice)
lexoffice se llama ahora Lexware Office. Según el fabricante, permite crear facturas electrónicas en XRechnung o ZUGFeRD, registrar las facturas electrónicas recibidas y comprobar los datos obligatorios con un validador de ZUGFeRD integrado, sin coste adicional. Incluye una interfaz con DATEV.
sevdesk
Según el fabricante, sevdesk crea facturas electrónicas conforme a la EN 16931 y lee las XRechnungen y facturas ZUGFeRD cargadas. Según la página del fabricante, la recepción requiere como mínimo la tarifa «Buchhaltung» (Contabilidad). Dispone de exportaciones compatibles con DATEV y de una interfaz abierta.
Billomat
Billomat es un programa de facturación en línea con el que, según el fabricante, puede crear XRechnungen y facturas ZUGFeRD. El sitio web menciona una API para desarrolladores y la colaboración con soluciones de DATEV.
Opciones de código abierto y ERP: Odoo e Invoice Ninja
Odoo es un conjunto de aplicaciones empresariales de código abierto con contabilidad. Según la documentación, permite enviar y recibir facturas a través de Peppol, y el registro en Peppol también está disponible en Odoo Community. Invoice Ninja es un software de facturación con opción de autoalojamiento que, según el fabricante, envía y recibe facturas electrónicas a través de Peppol en la tarifa Enterprise. Ambas opciones requieren conocimientos técnicos si las gestiona usted mismo.
¿Qué software de factura electrónica conviene a su empresa?
La elección depende de sus necesidades. Analizar con detenimiento el propio proceso de facturación ayuda a encontrar la solución adecuada.
Para freelancers y autónomos sin empleados
Los profesionales autónomos suelen necesitar una solución sencilla con una interfaz clara: crear facturas electrónicas, series de numeración, una gestión de clientes sencilla y la recepción de facturas electrónicas entrantes. A menudo basta con un programa de contabilidad con función de factura electrónica.
Para pequeñas y medianas empresas
Las pymes tienen procesos más complejos: varias personas implicadas, aprobaciones, un sistema de contabilidad o ERP existente y el asesor fiscal. Son importantes las interfaces, los permisos de usuario y una recepción de facturas estructurada.
Para empresas con clientes del sector público
Quien factura regularmente a organismos públicos necesita un software que domine con seguridad la XRechnung, la Leitweg-ID y la transmisión a los portales de facturas. Peppol simplifica el envío a muchos organismos públicos.
Para empresas más grandes y con perfil tecnológico
Las empresas con equipos de TI propios necesitan una solución escalable con API, webhooks y conexión con sistemas ERP. En este caso, una plataforma especializada o un ERP con módulo de factura electrónica suele ser más adecuado que un simple programa de contabilidad.
Errores habituales al migrar a un software de factura electrónica
Formatos de factura incorrectos
Muchas empresas siguen enviando documentos PDF simples y dan por hecho que cuentan como factura electrónica. No es correcto. Una factura electrónica requiere un formato estructurado como XRechnung o ZUGFeRD. Un formato incorrecto suele provocar rechazos o retrasos.
Olvidar la recepción
Quien solo se fija en la creación pasa por alto la obligación de recepción. Las XRechnungen recibidas son XML puro y necesitan un software que las muestre de forma legible y las procese.
Falta de integraciones
Un software que no se integra en la contabilidad, el ERP o el CRM genera pasos manuales y duplicidad de datos. Antes de elegir, compruebe todas las interfaces que necesita su proceso.
Permisos y aprobaciones poco claros
La falta de responsabilidades definidas provoca retrasos. Si los roles de usuario no están claramente definidos, las facturas se quedan paradas o los errores se detectan demasiado tarde.
Falta de formación del equipo
Incluso el mejor software solo despliega su utilidad si todas las personas implicadas lo manejan correctamente. Una breve introducción o una guía interna facilita la transición.
Conclusión
Una comparativa rigurosa de software de factura electrónica empieza por sus propias necesidades: formatos, vías de recepción, interfaces, aprobaciones, alojamiento y costes. Los programas de contabilidad cubren la entrada para pequeñas empresas, los sistemas ERP y de código abierto ofrecen flexibilidad a equipos con perfil tecnológico, y las plataformas especializadas como faktoora se centran en el envío, la recepción y la validación de facturas electrónicas junto a su sistema existente. Puede comparar las tarifas y funciones de faktoora en la página de precios. Allí también puede probar faktoora gratis durante 30 días.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un software de factura electrónica?
Depende del proveedor y de la tarifa. Muchos proveedores facturan por mes, algunos además por usuario o por factura. En faktoora, la tarifa Business cuesta 29 € y Premium 129 € al mes, en ambos casos más IVA.
¿Basta con un programa de contabilidad para la factura electrónica?
Para muchas pequeñas empresas, sí, si puede crear y recibir XRechnung y ZUGFeRD. En cuanto entran en juego varios sistemas, aprobaciones o grandes volúmenes, merece la pena una solución especializada con API.
¿Necesito Peppol?
No necesariamente. Dentro de Alemania es posible el envío por correo electrónico. Pero Peppol facilita el envío a poderes adjudicadores públicos y a otros países europeos, porque las facturas se entregan a través de una red estandarizada.
¿Cuál es la diferencia entre XRechnung y ZUGFeRD?
La XRechnung es un formato XML puro. ZUGFeRD combina un PDF con un archivo XML incrustado, de modo que la factura es legible tanto para personas como para máquinas. Ambos cumplen la EN 16931, siempre que se utilice un perfil ZUGFeRD adecuado.
¿A partir de cuándo debo enviar facturas electrónicas?
A partir del 1 de enero de 2027, si su facturación del ejercicio anterior superó los 800.000 €. A partir del 1 de enero de 2028, la obligación rige para todas las empresas. Recibir facturas electrónicas ya es obligatorio desde el 1 de enero de 2025.