XRechnung y sostenibilidad: las ventajas
La XRechnung hace los procesos empresariales más sostenibles, porque elimina el papel, la impresión, el franqueo y los trayectos de transporte, y porque las facturas pueden procesarse automáticamente. Al mismo tiempo, se reducen los costes y los errores en el proceso de facturación. La magnitud del efecto depende de su volumen de facturas. Más abajo encontrará un sencillo ejemplo de cálculo.
Qué significa la sostenibilidad para las empresas
En el mundo empresarial actual, la sostenibilidad no es solo una palabra de moda, sino una exigencia que marca por igual a empresas y consumidores. Se trata de tomar decisiones que no solo satisfagan las necesidades actuales, sino que también tengan en cuenta las de las generaciones futuras. A menudo se describe con la «triple cuenta de resultados»: personas, planeta, beneficios. Es decir, las prácticas empresariales de éxito deben ser económicamente rentables, socialmente responsables y ecológicamente sostenibles.
La XRechnung como paso hacia la factura digital
La XRechnung aplica en Alemania la norma europea EN 16931 para facturas electrónicas. Es un formato XML estructurado que los sistemas pueden leer sin introducción manual de datos. Representa así el paso de los procedimientos en papel a los procesos digitales. En el artículo ZUGFeRD o XRechnung puede leer en qué se diferencia una XRechnung de una factura ZUGFeRD.
Por qué la digitalización de la factura es más sostenible
Menor consumo de recursos
Cada factura en papel requiere papel, tinta, sobres y procesos de impresión y ensobrado. Multiplicados por miles de facturas al año, estos recursos suman tanto en términos ecológicos como financieros.
Menos transporte y CO2
Con las facturas en papel se generan emisiones a lo largo de toda la cadena: desde la fabricación del papel y la impresión hasta la entrega. La transmisión electrónica se ahorra estos pasos físicos.
Más eficiencia y productividad
Los flujos de trabajo digitales y automatizados reducen la introducción manual de datos y, con ello, los errores. Las facturas pueden revisarse, aprobarse y contabilizarse con mayor rapidez.
Mejor accesibilidad y archivo
Las facturas digitales son fáciles de guardar, localizar y analizar. Esto facilita la planificación financiera y la elaboración de informes.
Más seguridad en la transmisión
Las facturas electrónicas pueden protegerse mediante cifrado y derechos de acceso. Con las facturas en papel, esto no es posible de la misma manera.
Ejemplo de cálculo: lo que cuestan las facturas en papel
Cuánto ahorra con la XRechnung depende de su volumen de facturas y de sus procesos. Hay una partida fácil de cuantificar: el franqueo. Una carta estándar cuesta actualmente 0,95 € en Deutsche Post. Con 500 facturas al mes, solo en franqueo son 500 × 12 × 0,95 € = 5.700 € al año.
Para su propio cálculo, debería tener en cuenta además estas partidas:
- Papel, impresión y sobres por factura
- Tiempo de trabajo para imprimir, ensobrar y enviar, multiplicado por su tarifa horaria interna
- Tiempo para la introducción manual de las facturas recibidas en papel y en PDF
- Esfuerzo dedicado a consultas y correcciones de facturas erróneas
Perspectivas: la factura electrónica será obligatoria
Para las facturas dirigidas a clientes públicos de la Administración federal, la factura electrónica ya es obligatoria según la E-Rechnungsverordnung (Reglamento federal sobre la factura electrónica). Además, desde el 1 de enero de 2025 se aplica en el ámbito B2B lo siguiente: todas las empresas de Alemania deben poder recibir facturas electrónicas. A partir del 1 de enero de 2027, las empresas con un volumen de negocios del año anterior superior a 800.000 € deberán emitir facturas electrónicas; a partir del 1 de enero de 2028, todas. Entre otras cosas, la obligación pretende ayudar a combatir el fraude del IVA. Encontrará todos los plazos de un vistazo en nuestra página sobre la factura electrónica.
Para las empresas, la transición es por tanto inevitable. No solo aporta conformidad legal, sino también procesos más eficientes, transparentes y sostenibles. Quien aborde el cambio pronto tendrá más tiempo para configurar bien sus procesos.
Le ayudamos a que la transición se desarrolle sin contratiempos. Con faktoora puede crear facturas electrónicas y enviarlas.
Preguntas frecuentes
¿Es la XRechnung más respetuosa con el medio ambiente que la factura en papel?
Sí, porque se eliminan el papel, la impresión, los sobres y el transporte físico. La magnitud del ahorro depende de su volumen de facturas.
¿También es sostenible una factura en PDF?
Un PDF también ahorra papel y franqueo, pero no es una factura electrónica en el sentido de la ley. A menudo, el destinatario debe introducirlo manualmente. La XRechnung, en cambio, puede procesarse automáticamente.
¿A partir de cuándo debo enviar XRechnungen u otras facturas electrónicas?
A partir del 1 de enero de 2027 si su volumen de negocios del año anterior superó los 800.000 €; a partir del 1 de enero de 2028, la obligación se aplica a todas las empresas. Recibir facturas electrónicas ya es obligatorio desde el 1 de enero de 2025.