Crear una XRechnung: desde PDF, Word o software
Una XRechnung no se crea convirtiendo un PDF ya terminado, sino registrando desde el principio los datos de la factura de forma estructurada y generando a partir de ellos un archivo XML conforme al estándar XRechnung. Para ello hay tres vías prácticas: una herramienta en línea o un generador de XRechnung para facturas sueltas, un software de facturación para la actividad diaria y una API para la creación automática desde su ERP. Word y PDF solo sirven ya como copia visual, no como factura electrónica.
Qué es una XRechnung
La XRechnung es el estándar alemán para facturas electrónicas basado en la norma europea EN 16931. Técnicamente, es un archivo XML puro en la sintaxis UBL o UN/CEFACT CII. No contiene ningún diseño de página, sino exclusivamente datos: número de factura, fecha, vendedor, comprador, partidas, tipos impositivos, totales e información de pago, cada uno en un campo definido con precisión.
Según el § 14 apdo. 1 UStG (Ley alemana del IVA), una factura electrónica es una factura que se emite, se transmite y se recibe en un formato electrónico estructurado y que permite su procesamiento electrónico. Eso es exactamente lo que hace la XRechnung. Un PDF no cumple esta definición, aunque se envíe por correo electrónico. Actualmente está vigente XRechnung 3.0 (versión 3.0.2), que según la KoSIT seguirá en vigor al menos hasta el 31 de julio de 2027 (xeinkauf.de).
Por qué un PDF no puede convertirse sin más
El deseo es comprensible: la factura en PDF ya existe, así que debería convertirse en una XRechnung. Esto fracasa por una diferencia fundamental entre ambos formatos.
Representación frente a conjunto de datos
Un PDF está hecho para el ojo humano. Establece dónde aparece cada texto en la página, pero no qué significa. Para un programa, «19 %» en un PDF no es en principio más que una cadena de caracteres en una posición. Una XRechnung, en cambio, dice expresamente: este es el tipo de IVA de la categoría S para la partida 1. Al convertir, primero hay que adivinar ese significado.
Errores típicos en la conversión
Quien extrae datos de un PDF mediante reconocimiento de texto o un conversor se topa una y otra vez con los mismos problemas:
- Faltan campos obligatorios. El PDF a menudo no contiene la referencia del comprador (BT-10), la dirección electrónica del vendedor y del comprador ni datos de contacto completos. La XRechnung exige estos datos; una plantilla de Word, por lo general, no los contempla.
- La lógica fiscal se deduce de forma incorrecta. Los tipos impositivos son visibles en el PDF, pero no están codificados de forma unívoca por partida. Con tipos mixtos o partidas exentas, la asignación falla con facilidad.
- Los totales no cuadran. Las diferencias de redondeo entre las partidas, la cuota del impuesto y el importe total provocan errores en la validación.
- Se mezclan los identificadores. La Leitweg-ID, el número de cliente y el número de pedido acaban en el campo equivocado.
A esto se suma que muchos datos de una factura electrónica, como las categorías fiscales, los descuentos a nivel de partida o las condiciones de pago, no pueden reconstruirse de forma fiable a partir de un PDF. Por eso, tampoco faktoora convierte automáticamente una factura en PDF sin más en una XRechnung. La excepción es un PDF que ya contiene un XML incrustado, como una factura ZUGFeRD: en ese caso, los datos estructurados ya están presentes y pueden leerse.
Cuándo se habla aun así de «convertir un PDF en factura electrónica»
Algunas herramientas anuncian que convierten un PDF en una factura electrónica. Técnicamente, leen el contenido y le piden después que revise y complete los campos. Esto puede funcionar en casos aislados, pero no es un proceso limpio a largo plazo. Si opta por esta vía, hágalo solo con validación, cotejo de totales y una revisión manual de los campos obligatorios antes del envío. De lo contrario, se arriesga a rechazos por parte del destinatario y a trabajo adicional en contabilidad.
Por qué Word no genera una factura electrónica
Quien quiere crear una factura electrónica con Word está creando en realidad un documento de maquetación. Word no conoce los campos conforme a EN 16931, ni las listas de códigos para unidades o categorías fiscales, ni las reglas de validación de los totales. Exportarlo como PDF no cambia nada. Como mucho, Word puede servir de recordatorio para el contenido de sus facturas. La factura electrónica propiamente dicha debe generarse en un programa que almacene los datos de forma estructurada.
Comparativa de las vías para obtener una XRechnung
| Vía | Adecuada para | Ventajas | Limitaciones |
|---|---|---|---|
| Herramienta en línea, generador de XRechnung | Facturas sueltas, primeros pasos | Rápida, sin instalación | A menudo sin gestión de clientes ni artículos, mucha introducción manual |
| Software de facturación | Envío continuo de facturas | Datos maestros, plantillas, validación, envío, archivo | Requiere configurar clientes y productos |
| API | ERP, tienda online, software propio, grandes volúmenes | Creación automática sin cambios de soporte | Esfuerzo de desarrollo para la conexión |
| Convertir PDF o Word | Casos excepcionales | Aprovecha documentos existentes | Propensa a errores, trabajo manual adicional |
Herramienta en línea y generador de XRechnung
Un generador de XRechnung es un formulario en el navegador en el que introduce los datos de la factura. Al final obtiene un archivo XML. Basta si solo envía ocasionalmente una XRechnung a una autoridad. Asegúrese de que la herramienta genere la versión actual XRechnung 3.0 y de que compruebe el archivo antes de la descarga.
Software de facturación
En cuanto emita facturas con regularidad, compensa un software que gestione clientes, productos y números de factura. En faktoora, al crear una factura electrónica elige el formato, por ejemplo XRechnung o ZUGFeRD, y la interfaz le solicita paso a paso los datos necesarios. Antes del envío, la factura se valida conforme a EN 16931. El módulo de facturas emitidas se encarga del envío por correo electrónico o Peppol y del archivo.
API para la conexión con su sistema
Si sus datos de facturación ya proceden de un ERP, una tienda online o una aplicación propia, la introducción manual es innecesaria. A través de la API REST de faktoora transfiere los datos en formato JSON, y faktoora genera a partir de ellos la XRechnung, la valida y, si lo desea, la entrega. El acceso a la API está incluido a partir de la tarifa Premium.
Cómo crear una XRechnung paso a paso
- Crear los datos maestros. Su empresa con dirección, USt-IdNr. (número de IVA intracomunitario) o número fiscal, datos bancarios y datos de contacto.
- Registrar los clientes. Nombre, dirección y la dirección electrónica a la que debe enviarse la factura.
- Introducir la referencia del comprador. En el caso de las autoridades, es la Leitweg-ID que recibe del cliente. En el caso de las empresas, utilice una referencia acordada, por ejemplo el número de pedido.
- Registrar las partidas. Denominación, cantidad, unidad, precio unitario y tipo impositivo por partida.
- Elegir el formato y validar. Seleccione XRechnung, ejecute la validación y corrija los mensajes de error.
- Enviar y archivar. Por correo electrónico, Peppol o a través del portal del cliente. Lo determinante es el archivo XML, que debe archivarse.
¿XRechnung o ZUGFeRD?
Para los clientes públicos de la Administración federal, la E-Rechnungsverordnung (Reglamento federal sobre la factura electrónica) prescribe en principio la XRechnung; otros formatos solo se admiten si cumplen la norma europea. En las operaciones entre empresas, además de la XRechnung, también se admite ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1, con excepción de los perfiles MINIMUM y BASIC-WL. ZUGFeRD combina un PDF legible con un XML incrustado. El artículo ¿ZUGFeRD o XRechnung? explica qué formato conviene en cada caso.
Qué se aplica a las pequeñas empresas
Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas. Para la emisión se aplican plazos transitorios: hasta finales de 2026 todavía puede emitir facturas en papel o en PDF, y hasta finales de 2027 esto sigue siendo posible si su volumen de negocios del año anterior no supera los 800.000 euros. A partir del 1 de enero de 2028, la factura electrónica será obligatoria para todos en el ámbito B2B nacional.
Se mantienen excepciones: según la circular del BMF (Ministerio Federal de Finanzas) de 15 de octubre de 2025, las pequeñas empresas acogidas al § 19 UStG y las facturas de hasta 250 euros pueden emitirse siempre como otro tipo de factura (BMF). No obstante, también las pequeñas empresas deben poder recibir facturas electrónicas. Desde 2025, los límites para pequeñas empresas son de 25.000 euros de volumen de negocios en el año anterior y 100.000 euros en el año en curso.
Preguntas frecuentes
¿Puedo convertir un PDF en una XRechnung?
No de forma fiable. Un PDF solo contiene la representación, no datos estructurados. Los conversores tienen que adivinar el contenido y a menudo faltan campos obligatorios. Es más seguro crear la factura directamente como XRechnung.
¿Qué es un generador de XRechnung?
Un formulario en línea que genera, a partir de los datos que introduce, un archivo XML conforme al estándar XRechnung. Basta para facturas sueltas; para envíos periódicos, resulta más cómodo un software con gestión de clientes y artículos.
¿Puedo crear una factura electrónica con Word?
No. Word genera un documento de maquetación; incluso como PDF sigue siendo otro tipo de factura. Para una factura electrónica necesita un programa que emita los datos de forma estructurada como XML.
¿Cuál es la versión actual de la XRechnung?
XRechnung 3.0, en la versión 3.0.2. La KoSIT ha anunciado que estará vigente al menos hasta el 31 de julio de 2027. Se está preparando una versión 4.0.
¿Debo crear XRechnungen si soy una pequeña empresa?
En las operaciones con empresas, no necesariamente; las pequeñas empresas pueden seguir emitiendo otros tipos de factura. Sin embargo, las facturas dirigidas a autoridades federales deben ser por lo general electrónicas y, en cualquier caso, debe poder recibir facturas electrónicas.