La norme EN 16931 expliquée simplement : la norme de la facture électronique
EN 16931 est la norme européenne relative aux factures électroniques. Elle définit les informations que contient une facture électronique, leur dénomination et les syntaxes XML dans lesquelles elles peuvent être transmises. XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X et Peppol BIS Billing 3.0 reposent tous sur cette norme, et l'Umsatzsteuergesetz (loi allemande sur la TVA) y renvoie expressément pour la facture électronique.
Cet article explique la norme elle-même. Pour savoir quels pays introduisent une obligation de facturation électronique et à quelle échéance, consultez l'article Facture électronique UE 2026 : ViDA et obligations nationales.
Qu'est-ce que la norme EN 16931 ?
La norme EN 16931 a été élaborée par le Comité européen de normalisation (CEN) au sein du comité technique CEN/TC 434. Elle répond au mandat donné par la directive européenne 2014/55/UE relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. Cette directive oblige les pouvoirs adjudicateurs de l'UE à accepter les factures électroniques conformes à cette norme, depuis avril 2019 au niveau central et depuis avril 2020 aux niveaux régional et local.
Dès l'origine, la norme poursuivait un objectif : une facture émise dans un pays doit pouvoir être traitée automatiquement dans tout autre État membre, sans accord individuel. Pour cela, elle distingue deux niveaux :
- Sémantique : les informations que contient une facture et leur signification
- Syntaxe : la manière dont ces informations sont représentées techniquement dans un fichier
De quelles parties se compose la norme EN 16931 ?
La norme forme une famille de plusieurs documents. Seule la partie 1 a valeur contraignante de norme européenne ; les autres sont des spécifications techniques (TS) ou des rapports techniques (TR) :
| Partie | Contenu |
|---|---|
| EN 16931-1 | Modèle sémantique de données des éléments essentiels d'une facture électronique |
| CEN/TS 16931-2 | Liste des syntaxes conformes à l'EN 16931 |
| CEN/TS 16931-3-1 à 3-4 | Méthodologie et correspondances syntaxiques avec UBL 2.1, UN/CEFACT CII et UN/EDIFACT |
| CEN/TR 16931-4 | Lignes directrices sur l'interopérabilité au niveau de la transmission |
| CEN/TR 16931-5 | Lignes directrices pour les extensions sectorielles et nationales |
| CEN/TR 16931-6 | Résultats de l'essai pratique de la norme |
Pour les factures adressées aux pouvoirs adjudicateurs, la Commission européenne a retenu deux syntaxes : UBL 2.1 (Universal Business Language) et UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Ce sont deux formats XML. La XRechnung existe donc dans ces deux variantes ; ZUGFeRD et Factur-X utilisent CII, Peppol BIS Billing 3.0 utilise UBL.
Le modèle sémantique de données
Le cœur de la norme est le modèle de données de la partie 1. Il décrit chaque information de la facture comme un Business Term (BT) et regroupe les informations liées dans des Business Groups (BG). Quelques exemples :
| Identifiant | Signification |
|---|---|
| BT-1 | Numéro de facture |
| BT-2 | Date de facture |
| BT-3 | Type de facture, par exemple 380 pour une facture |
| BT-10 | Référence de l'acheteur, en Allemagne la Leitweg-ID pour les administrations |
| BT-31 | Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur |
| BT-112 | Montant total de la facture TVA comprise |
| BG-25 | Ligne de facture |
Chaque information a une cardinalité définie : elle est obligatoire, facultative ou peut apparaître plusieurs fois. S'y ajoutent des règles de gestion comme « La somme des montants des lignes doit correspondre au montant net ». Ces règles peuvent être vérifiées automatiquement. C'est précisément ce qui se passe lorsqu'un logiciel valide une facture avant son envoi. L'article Tous les champs de la XRechnung présente les champs à partir de l'exemple allemand.
CIUS et extensions : comment naissent les formats nationaux
La norme couvre les informations nécessaires dans la plupart des factures. Pour les besoins propres à un pays ou à un secteur, elle prévoit deux mécanismes :
- CIUS (Core Invoice Usage Specification) : une spécification qui restreint ou précise la norme, par exemple en rendant obligatoires des champs facultatifs. Toute facture conforme à une CIUS est aussi conforme à la norme. La XRechnung en Allemagne et Peppol BIS Billing 3.0 en sont des exemples.
- Extension : un ajout de champs que la norme ne connaît pas. Une facture comportant une extension n'est plus automatiquement exploitable par tout destinataire. Le profil ZUGFeRD EXTENDED en est un exemple.
Pour ZUGFeRD et Factur-X, la conformité à la norme dépend du profil. Les profils EN 16931, EXTENDED et XRECHNUNG remplissent les exigences d'une facture électronique. Les profils MINIMUM et BASIC WL, en revanche, ne contiennent pas toutes les mentions obligatoires et ne sont pas considérés comme des factures électroniques selon le BMF (ministère fédéral allemand des Finances). L'article ZUGFeRD ou XRechnung explique quel format vous convient.
Quel rôle joue la norme EN 16931 en Allemagne ?
Depuis le 1er janvier 2025, le § 14 UStG définit la facture électronique comme une facture établie dans un format électronique structuré conforme à l'EN 16931. À titre d'alternative, l'émetteur et le destinataire peuvent convenir d'un autre format, à condition que les mentions requises en matière de TVA puissent en être extraites correctement et intégralement vers un format conforme à la norme.
En pratique, cela signifie :
- Depuis 2025, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques conformes à la norme.
- À partir du 1er janvier 2027, les entreprises dont le chiffre d'affaires de l'exercice précédent dépasse 800 000 euros doivent les émettre dans le domaine B2B, et toutes les entreprises à partir du 1er janvier 2028.
- Une facture PDF n'est pas une facture électronique, même si elle est envoyée par voie électronique.
EN 16931-1:2026 : ce qui a changé
La norme initiale de 2017 était avant tout conçue pour les factures adressées aux administrations. Au vu des obligations B2B dans de nombreux pays et de ViDA, le CEN a révisé la partie 1. Selon la Commission européenne, la nouvelle version a été publiée en mai 2026 ; la version de 2017 est ainsi formellement retirée. Les factures établies selon l'ancienne version restent admises pendant une période de transition.
La révision ajoute surtout des informations nécessaires dans les échanges B2B et pour les futures obligations de déclaration numérique. À partir du 1er juillet 2030, les factures B2B transfrontalières au sein de l'UE devront être émises sous forme de facture électronique conforme à la norme européenne. Les formats nationaux comme XRechnung et ZUGFeRD seront progressivement adaptés à la nouvelle version. Veillez à ce que votre logiciel de facturation suive ces mises à jour.
Comment faktoora travaille avec l'EN 16931
faktoora crée des factures électroniques aux formats XRechnung, ZUGFeRD et Factur-X et les vérifie avant l'envoi au regard des règles de l'EN 16931. Pour les destinataires à l'étranger, faktoora met la facture dans le format exigé ; plus d'informations sur la page Facture électronique en Europe.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que l'EN 16931, en termes simples ?
L'EN 16931 est la norme européenne qui définit le contenu d'une facture électronique. Elle établit un modèle de données commun avec des champs obligatoires et facultatifs et autorise la transmission dans les syntaxes XML UBL et CII.
La XRechnung est-elle identique à l'EN 16931 ?
Non. La XRechnung est une spécification allemande (CIUS) de la norme. Toute XRechnung valide est conforme à la norme, mais elle comporte des champs obligatoires supplémentaires, par exemple la référence de l'acheteur.
ZUGFeRD est-il conforme à l'EN 16931 ?
Cela dépend du profil. Les profils EN 16931, EXTENDED et XRECHNUNG remplissent les exigences d'une facture électronique, mais pas les profils MINIMUM et BASIC WL.
Dois-je modifier quelque chose dès maintenant en raison de l'EN 16931-1:2026 ?
Pas immédiatement. La version actuelle reste admise pendant une période de transition. L'important est que votre éditeur de logiciel mette en œuvre les formats adaptés dès que XRechnung, ZUGFeRD et Peppol BIS suivront.
Sources
- Commission européenne : Obtaining a copy of the European standard on eInvoicing
- § 14 UStG, gesetze-im-internet.de
- Commission européenne : VAT in the Digital Age (ViDA)