GoBD : signification, factures et archivage
Les GoBD sont les règles de l'administration fiscale allemande sur la manière de tenir et de conserver sous forme électronique les livres, enregistrements et pièces justificatives. Elles s'appliquent à pratiquement toute entreprise soumise à des obligations d'enregistrement fiscal, du travailleur indépendant au grand groupe. Pour les factures électroniques, cela signifie avant tout depuis 2025 : le fichier XML structuré est l'original et doit être conservé huit ans, sans modification et sous une forme exploitable par machine.
Que signifie GoBD ?
GoBD est l'abréviation de « Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff » (principes de tenue et de conservation régulières des livres, enregistrements et documents sous forme électronique et d'accès aux données). Il s'agit d'une circulaire du Bundesministerium der Finanzen (BMF, ministère fédéral allemand des Finances), publiée le 28 novembre 2019 et modifiée depuis à deux reprises : le 11 mars 2024 et le 14 juillet 2025.
Les GoBD ne sont pas une loi. Elles décrivent la manière dont l'administration fiscale interprète les obligations légales découlant de l'Abgabenordnung (code fiscal allemand, en particulier les §§ 146 et 147 AO) et du droit commercial. Lors d'un contrôle fiscal, c'est précisément cette interprétation qui sert de référence.
À qui s'appliquent les GoBD ?
Les GoBD s'appliquent à tous les contribuables tenus, en vertu du droit fiscal ou commercial, de tenir des livres ou des enregistrements. Cela concerne aussi bien les entreprises qui établissent un bilan que celles qui déterminent leur résultat par la comptabilité de trésorerie (Einnahmen-Überschuss-Rechnung), les professions libérales, les petits entrepreneurs (Kleinunternehmer) et les indépendants à titre accessoire. Il n'existe pas d'exception pour les petites entreprises. Les exigences s'appliquent à tous les systèmes dans lesquels naissent des données pertinentes sur le plan fiscal : logiciel de facturation, comptabilité, caisse, gestion des stocks ou archivage.
Les principes des GoBD
Les GoBD résument les exigences d'une comptabilité régulière en quelques principes :
- Traçabilité et vérifiabilité : un tiers compétent doit pouvoir suivre les opérations dans un délai raisonnable, de la pièce justificative jusqu'à l'écriture comptable et inversement.
- Exhaustivité : toutes les opérations sont enregistrées sans lacune.
- Exactitude : les enregistrements reflètent fidèlement les opérations.
- Enregistrement en temps utile : les opérations sont enregistrées rapidement. Pour les opérations non réglées en espèces, un enregistrement dans un délai de dix jours est considéré comme acceptable.
- Ordre : les documents sont classés de manière systématique et peuvent être retrouvés.
- Inaltérabilité : les données une fois saisies ne doivent pas être modifiées de telle sorte que le contenu initial ne puisse plus être établi. Les modifications doivent être journalisées.
S'y ajoute la documentation des procédures (Verfahrensdokumentation). Elle décrit comment les pièces justificatives sont créées, saisies, traitées et archivées chez vous. Si elle fait défaut ou présente des lacunes, cela peut faire naître des doutes sur la régularité de la comptabilité lors d'un contrôle.
Facture conforme aux GoBD : l'essentiel
Une facture conforme aux GoBD n'est pas un type de facture à part. Il s'agit d'une facture correctement établie, conservée de manière inaltérable et retrouvable à tout moment. Trois points sont déterminants :
- Contenu : la facture comporte toutes les mentions obligatoires prévues par le § 14, al. 4 UStG (loi allemande sur la TVA). Vous en trouverez une vue d'ensemble dans l'article Mentions obligatoires d'une facture.
- Création : les factures créées avec des programmes librement modifiables comme Word ou Excel et simplement enregistrées sous forme de fichier posent problème. Elles peuvent être écrasées à tout moment sans que la modification soit visible. Un logiciel de facturation avec numérotation fixe des factures et journal des modifications satisfait bien plus facilement l'exigence d'inaltérabilité.
- Conservation : le document de facture reste lisible, inchangé et exploitable par machine pendant toute la durée de conservation.
Pour les factures émises, les GoBD précisent : quiconque utilise un logiciel de facturation n'a pas à conserver dès sa création une copie image de chaque facture émise, s'il peut à tout moment générer un duplicata au contenu identique. Cela vaut expressément aussi pour la partie PDF d'un format hybride.
Quelles règles pour les factures électroniques depuis 2025 ?
Avec l'obligation de facture électronique entre entreprises établies en Allemagne, le BMF a adapté les GoBD par circulaire du 14 juillet 2025. Les modifications s'appliquent immédiatement. Les points essentiels :
- Le fichier XML est l'original. Pour les factures électroniques au sens du § 14, al. 1 UStG, il suffit de conserver la partie structurée. Les factures électroniques reçues doivent être conservées dans le format dans lequel elles ont été reçues.
- Formats hybrides comme ZUGFeRD : c'est la partie de données structurées qui est déterminante. Vous ne devez conserver la partie PDF en complément que si elle contient des informations pertinentes sur le plan fiscal qui manquent dans les données XML ou qui en diffèrent, par exemple des mentions comptables.
- Pas de conversion de format qui efface des données : le fichier XML ne doit pas être perdu à la suite d'une conversion, par exemple vers un format d'image comme TIFF.
- Concordance de contenu plutôt que d'image : pour les jeux de données structurés reçus, une concordance de contenu suffit ; une reproduction visuelle n'est pas requise.
Ainsi, quiconque se contente d'imprimer les factures électroniques ou d'enregistrer leur représentation visuelle en PDF et supprime le fichier XML ne conserve pas l'original. L'article Recevoir, afficher et traiter des XRechnungen explique comment rendre lisibles les XRechnungen reçues.
Durées de conservation selon le § 147 AO
Depuis le 1er janvier 2025, le Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (quatrième loi d'allègement bureaucratique) a raccourci les délais applicables aux pièces comptables :
| Documents | Délai |
|---|---|
| Livres, enregistrements, comptes annuels, inventaires | 10 ans |
| Pièces comptables, y compris les factures reçues et émises | 8 ans |
| Correspondance commerciale reçue et envoyée | 6 ans |
Le § 14b UStG prévoit lui aussi une durée de conservation de huit ans pour les factures. Le délai court à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle la facture a été émise ou la pièce établie. Une facture de 2026 doit donc être conservée jusqu'à fin 2034. Si des contrôles ou des procédures sont en cours, le délai peut être prolongé.
Archiver conformément aux GoBD : la marche à suivre
Pour archiver vos factures conformément aux GoBD, la pratique suivante a fait ses preuves :
- Sauvegarder le format d'origine : les factures électroniques en XML, les factures PDF en PDF, les justificatifs papier en original ou selon une procédure de numérisation documentée.
- Traiter correctement les e-mails : si l'e-mail ne sert qu'à transporter une facture jointe, il suffit de conserver la pièce jointe. Si la facture figure dans le corps de l'e-mail, conservez l'e-mail lui-même.
- Ne pas imprimer puis supprimer : les pièces reçues par voie électronique doivent être conservées sous forme électronique. Une impression ne remplace pas le fichier.
- Garder les modifications traçables : utilisez un système qui journalise les modifications, plutôt que de déposer des fichiers dans des dossiers librement modifiables.
- Garantir l'accès aux données : lors d'un contrôle, l'administration fiscale peut exiger un accès direct à vos données, une extraction selon ses spécifications ou un support de données. Les données doivent pour cela être exploitables par machine.
- Tenir à jour la documentation des procédures : consignez comment les factures arrivent chez vous, puis sont vérifiées, comptabilisées et archivées.
Comment faktoora vous aide à archiver
Dans faktoora, les factures émises et reçues sont archivées, et l'envoi comme le classement restent journalisés et traçables. Les factures peuvent être exportées de manière structurée, notamment pour DATEV, puis transmises à la comptabilité ou au conseiller fiscal. Le guide de la fonction d'archivage montre comment archiver les factures dans le système. Pour en savoir plus sur la réception et la vérification des pièces entrantes, consultez la page consacrée aux factures reçues.
La conformité de votre comptabilité aux GoBD dans son ensemble ne dépend jamais uniquement d'un logiciel, mais aussi de vos processus et de votre documentation des procédures.
Remarque : cet article est fourni à titre d'information générale et ne remplace pas un conseil fiscal.
Questions fréquentes
Que signifie GoBD ?
GoBD désigne les principes de tenue et de conservation régulières des livres, enregistrements et documents sous forme électronique et d'accès aux données. Il s'agit d'une circulaire du BMF qui précise les obligations comptables de l'Abgabenordnung pour les systèmes électroniques.
Combien de temps faut-il conserver les factures ?
Depuis 2025, huit ans, à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle la facture a été émise. Les livres et les comptes annuels restent à conserver dix ans.
Dois-je conserver le PDF d'une facture ZUGFeRD ?
C'est la partie XML qui est déterminante. Vous ne devez conserver le PDF en complément que s'il contient des informations pertinentes sur le plan fiscal absentes du XML, par exemple des mentions comptables.
Suffit-il d'imprimer les factures électroniques ?
Non. Les factures reçues par voie électronique doivent être conservées sous forme électronique dans leur format de réception. Pour les factures électroniques, il s'agit du fichier XML.
Les GoBD s'appliquent-elles aussi aux petits entrepreneurs ?
Oui. Les petits entrepreneurs et les professions libérales qui tiennent une comptabilité de trésorerie ont eux aussi des obligations d'enregistrement et de conservation et doivent respecter les GoBD.