Pièces justificatives de facture pour la DB
Pour la Deutsche Bahn, les pièces justificatives de facture comme les relevés d’heures, les attestations de prestation ou les photos doivent être intégrées directement dans le XML de la XRechnung. L’e-mail adressé à la Bahn ne peut contenir qu’un seul fichier : la XRechnung. Jusqu’à 200 pièces jointes intégrées sont autorisées, aux formats PDF, CSV, PNG et JPEG.
Toutes les autres exigences de la Bahn concernant les champs obligatoires et l’envoi sont présentées dans l’article XRechnung pour la Deutsche Bahn : exigences.
Que sont les pièces justificatives de facture ?
Les pièces justificatives de facture prouvent que la prestation facturée a bien été fournie. Exemples typiques : relevés d’heures, métrés, bons de livraison, procès-verbaux de réception ou photos de la marchandise. La Deutsche Bahn les exige dans de nombreux cas, selon la commande et la prestation. S’ils manquent, le service compétent ne peut pas contrôler la facture. Le mieux est donc de clarifier dès la commande quels justificatifs votre interlocuteur attend.
Les règles de la Deutsche Bahn pour les pièces jointes
Selon la fiche d’information de la DB sur la XRechnung (version du 13/02/2024) :
- Toutes les annexes sont intégrées dans le XML de la XRechnung et non jointes à l’e-mail sous forme de fichiers séparés.
- Un seul fichier est autorisé par e-mail : la XRechnung au format XML.
- 200 pièces jointes au maximum par XRechnung.
- Formats autorisés : PDF, CSV, PNG et JPEG.
- Les liens vers des fichiers et les fichiers XML supplémentaires ne sont pas autorisés.
- Les fichiers intégrés ne doivent pas eux-mêmes contenir d’autres pièces jointes, donc par exemple pas de PDF avec des fichiers joints.
Un e-mail contenant une XRechnung et un relevé d’heures supplémentaire au format PDF ne respecte pas ces exigences. Il en va de même pour une facture envoyée en plus par courrier ou au format PDF.
Comment fonctionne l’intégration sur le plan technique
La XRechnung prévoit pour les annexes le groupe « pièces justificatives de facture » (BG-24). Chaque annexe reçoit un identifiant (BT-122) et peut comporter une description (BT-123). Le fichier lui-même figure, encodé en Base64, dans le champ BT-125, avec le nom et le type du fichier.
Le Base64 augmente la taille de chaque fichier d’environ un tiers. Un PDF de 3 Mo occupe donc environ 4 Mo dans le XML. Avec de nombreuses photos ou des justificatifs scannés, la XRechnung devient vite volumineuse. Cela a deux conséquences :
- Réduire la taille des fichiers avant l’intégration : compresser les photos, enregistrer les scans dans une résolution plus faible, regrouper plusieurs pages dans un seul PDF.
- Vérifier les limites de votre propre serveur de messagerie : de nombreux serveurs de messagerie limitent la taille des e-mails sortants. Si la XRechnung dépasse cette limite, elle n’arrive tout simplement pas à destination.
Surveillez aussi votre dossier « Éléments envoyés ». Si vous envoyez beaucoup de factures volumineuses, votre boîte de réception se remplit plus vite que vous ne le pensez.
Différence avec les portails de l’État fédéral
Pour les factures adressées aux administrations fédérales via l’OZG-RE, d’autres règles s’appliquent. Outre les annexes intégrées jusqu’à 15 Mo, il est possible d’y joindre de grandes annexes jusqu’à 200 Mo au total, référencées par un lien dans BT-124. D’autres types de fichiers sont également acceptés, comme XLSX. À la Deutsche Bahn, en revanche, les liens ne sont pas autorisés. Pour en savoir plus sur les portails fédéraux, consultez l’article ZRE et OZG-RE : envoyer une XRechnung à l’État fédéral.
Intégrer des pièces jointes avec faktoora
Dans faktoora, vous sélectionnez lors de la création de la facture des fichiers comme des attestations de prestation ou des photos. Ils sont intégrés directement dans la facture électronique, et non joints séparément. Exactement comme l’exigent de grands destinataires tels que la Deutsche Bahn. Pour en savoir plus, consultez la page Créer des factures électroniques.
Questions fréquentes
Puis-je joindre le relevé d’heures à l’e-mail comme second fichier ?
Non. La DB n’autorise qu’un seul fichier par e-mail : la XRechnung. Le relevé d’heures doit être intégré dans le XML.
Quels formats de fichier la Deutsche Bahn accepte-t-elle en pièce jointe ?
PDF, CSV, PNG et JPEG. Les liens vers des fichiers externes et les fichiers XML supplémentaires ne sont pas autorisés.
Combien de pièces jointes une XRechnung destinée à la DB peut-elle contenir ?
200 pièces jointes intégrées au maximum par XRechnung.
Ces règles s’appliquent-elles aussi à l’envoi via Peppol ?
Les exigences de la DB relatives à l’intégration concernent la XRechnung elle-même et s’appliquent donc quel que soit le mode d’envoi. Via Peppol aussi, vous transmettez les annexes intégrées dans le XML.