Acheteurs publicsPar Peter Schenkel,19 août 2022Retour à tous les articles

XRechnung pour la Deutsche Bahn : exigences

La Deutsche Bahn reçoit les factures sous forme électronique au format XRechnung, par e-mail à e-invoicing@deutschebahn.com ou via le réseau Peppol. Outre les champs obligatoires de la norme, la DB exige ses propres informations : le numéro de commande dans BT-13, une seule commande par facture, le collaborateur de la DB à l’origine de la commande, votre IBAN et toutes les annexes intégrées dans le XML. S’il manque l’un de ces éléments, l’outil de contrôle de la Bahn rejette la facture.

Cet article rassemble les exigences actuelles issues du portail fournisseurs de la Deutsche Bahn (fiche d’information sur la XRechnung, version du 13/02/2024, et page consacrée aux exigences de qualité) et montre étape par étape comment faire accepter votre facture dès la première tentative.

La facturation à la DB en un coup d’œil

Sur la page consacrée aux exigences de qualité, la DB indique comme formats autorisés « XRechnung ou ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1 ». La fiche d’information et les consignes de contrôle se réfèrent cependant systématiquement à la XRechnung. Pour jouer la sécurité, envoyez une XRechnung.

Pourquoi la Deutsche Bahn exige des XRechnungen

La Deutsche Bahn et ses filiales sont des donneurs d’ordre publics et sont tenues, depuis le 27/11/2020, d’exiger de leurs fournisseurs des factures électroniques au format XRechnung. Une facture PDF ou une facture papier scannée ne satisfait pas à cette exigence.

Une particularité : la DB est une entité adjudicatrice du secteur des réseaux et n’est donc pas raccordée à la plateforme de facturation de l’État fédéral. Vous ne téléversez donc pas les factures destinées à la Bahn dans l’OZG-RE, même si la Leitweg-ID de la DB commence par 992. Pour savoir comment fonctionnent les portails fédéraux, consultez l’article ZRE et OZG-RE : envoyer une XRechnung à l’État fédéral.

Depuis le 1/1/2025, toutes les entreprises en Allemagne doivent en outre pouvoir recevoir des factures électroniques. À partir du 1/1/2027, l’émission devient obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année précédente dépasse 800 000 €, et à partir du 1/1/2028 pour toutes. Pour les fournisseurs de la Bahn, cela change peu de choses : la XRechnung y est déjà la norme.

Mentions obligatoires de la Deutsche Bahn dans la XRechnung

La Bahn contrôle chaque fichier reçu deux fois : avec l’outil de validation de la KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards, l’organisme allemand de coordination des normes informatiques) et, en plus, avec son propre outil DB. L’outil DB vérifie les points suivants.

Numéro de commande dans BT-13

Si vous disposez d’un numéro de commande de la DB, il doit impérativement figurer dans le champ BT-13 (référence de commande). Aucune autre information ne doit figurer dans ce champ. Il suffit d’indiquer les chiffres qui suivent la dernière barre oblique du numéro de commande au format xxx/xxx/xxxxxxxx.

Une seule commande par facture

Chaque facture se rapporte à une seule commande. Les factures récapitulatives couvrant plusieurs commandes ne sont pas autorisées. Si vous avez exécuté trois commandes, émettez trois factures.

Interlocuteur de la DB dans BT-56 à BT-58

Indiquez le collaborateur de la DB à l’origine de la commande, avec son nom, son numéro de téléphone et son adresse e-mail, dans les champs BT-56 à BT-58. Le service compétent peut ainsi affecter directement la facture.

IBAN et date de prestation

La date de livraison ou de prestation, ou la période de facturation, est une mention obligatoire selon le § 14 UStG (loi allemande sur la TVA). Pour les factures adressées à la DB, l’IBAN est en outre obligatoire. Si l’un de ces éléments manque, la Bahn n’accepte pas la XRechnung.

Description de la prestation au niveau des lignes

La prestation doit être décrite intégralement au niveau des lignes, dans les champs prévus à cet effet (BT-153 et suivants). Selon la DB, un simple renvoi au contrat, à la commande ou au bon de livraison ne suffit en principe pas. Chaque ligne comprend un numéro de ligne séquentiel, une quantité avec unité, un prix unitaire et un prix total.

Autres mentions issues des exigences de qualité

• raison sociale complète de l’émetteur de la facture, telle qu’inscrite au registre du commerce, avec adresse e-mail
• destinataire de la facture et destinataire de la prestation avec adresse complète
• numéro(s) de bon de livraison, le cas échéant
• devise sous forme de code ISO, par exemple EUR
• conditions de paiement et titulaire du compte
• conditions de livraison selon les INCOTERMS et pays d’origine de la marchandise, s’il ne s’agit pas de l’Allemagne
• informations d’imputation comptable, si le commanditaire les a fournies

Vous pouvez indiquer en option votre numéro de fournisseur auprès de la DB dans BT-29.

Numéro de contrat-cadre et numéro de projet

De nombreuses commandes de la Bahn se rapportent à un contrat-cadre ou à un projet. La XRechnung prévoit des champs spécifiques à cet effet :

• Numéro de contrat (BT-12) : le numéro du contrat-cadre
• Référence de projet (BT-11) : le numéro de projet

Ces deux champs sont facultatifs dans la norme EN 16931. Chaque destinataire de facture peut toutefois les exiger pour ses processus. Si votre commande ou votre contrat mentionne un numéro de contrat-cadre ou de projet, reportez-le précisément dans ces champs et non dans un texte libre. Ne confondez pas les champs : le numéro de commande va dans BT-13, la Leitweg-ID dans BT-10 et le numéro de projet dans BT-11.

Avoirs, annulations et escompte

• Avoir : type de facture 381 dans BT-3, avec des quantités et montants positifs dans les lignes.
• Facture d’annulation d’une facture erronée : type de facture 384 dans BT-3, également avec des quantités et montants positifs.
• Escompte : non pas en texte libre, mais selon la notation prévue par la XRechnung dans le champ BT-20, par exemple #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#.

Pièces justificatives de facture

Vous intégrez les relevés d’heures, attestations de prestation ou photos directement dans le XML de la XRechnung. L’e-mail adressé à la Bahn ne peut contenir qu’un seul fichier : la XRechnung. Jusqu’à 200 pièces jointes sont autorisées, aux formats PDF, CSV, PNG et JPEG. Les liens vers des fichiers, les fichiers XML supplémentaires et les pièces jointes imbriquées dans d’autres pièces jointes ne sont pas autorisés. Pour les détails et des conseils pratiques, consultez l’article Pièces jointes des factures adressées à la Deutsche Bahn.

Modes d’envoi : e-mail ou Peppol

Par e-mail

Envoyez la XRechnung dans un e-mail non chiffré à e-invoicing@deutschebahn.com. N’envoyez pas en plus la facture au format PDF ou par courrier.

Via Peppol

Depuis le 01/02/2024, la DB est enregistrée sur le réseau Peppol sous l’identifiant Peppol 9930:DE811569869. Cela vaut pour toutes les sociétés allemandes de la DB, à l’exception de la division DB Schenker. Pour l’envoi, vous avez besoin d’un accès Peppol via un Access Point. Notre page consacrée à l’envoi de factures via Peppol explique le fonctionnement de Peppol.

La Leitweg-ID de la DB

Bien que la Bahn ne soit pas raccordée aux portails fédéraux, elle utilise la Leitweg-ID 992-90009-96 pour toutes ses sociétés, car BT-10 est un champ obligatoire de la XRechnung. Certains logiciels n’acceptent pas une Leitweg-ID sans portail associé. Dans ce cas, la DB indique l’écriture DB992-90009-96. Pour en savoir plus sur sa structure, consultez l’article Leitweg-ID : structure, exemple et où la trouver.

Le générateur de XRechnung de la DB

Pour les fournisseurs émettant peu de factures, la Deutsche Bahn met à disposition un générateur de XRechnung gratuit. Aucune inscription n’est nécessaire. Le générateur crée des XRechnungen avec annexes intégrées et les enregistre localement sur votre ordinateur. Il ne transmet rien automatiquement : vous envoyez ensuite vous-même le fichier par e-mail. La DB le conçoit avant tout comme une offre pour les entreprises qui n’utilisent pas leur propre logiciel en raison d’un faible volume de factures. Une solution interne ou un prestataire de services sont expressément tout aussi possibles.

Étape par étape : XRechnung pour la Deutsche Bahn

1. Vérifier la commande : noter le numéro de commande, l’interlocuteur et, le cas échéant, le numéro de contrat-cadre et de projet.
2. Adresser correctement le destinataire : la société de la DB qui a passé la commande en tant qu’acheteur, adresse de facturation c/o DB AG SSC Buchhaltung, Leitweg-ID 992-90009-96 dans BT-10.
3. Saisir les références : numéro de commande dans BT-13, numéro de contrat dans BT-12, numéro de projet dans BT-11, interlocuteur dans BT-56 à BT-58.
4. Décrire intégralement les lignes : numérotées de façon séquentielle, avec quantité, unité et prix, sans renvoi à la place d’une description de la prestation.
5. Compléter les données de paiement : IBAN, titulaire du compte, conditions de paiement, escompte selon la notation pour BT-20.
6. Intégrer les annexes : attestations de prestation au format PDF, CSV, PNG ou JPEG dans le XML.
7. Valider : contrôler le fichier par rapport à la XRechnung avant l’envoi.
8. Envoyer : par e-mail avec un seul fichier XML ou via Peppol à 9930:DE811569869.

Motifs de rejet fréquents

• le numéro de commande manque dans BT-13 ou le champ contient du texte supplémentaire
• une facture se rapporte à plusieurs commandes
• l’IBAN ou la date de prestation manquent
• les annexes sont jointes à l’e-mail sous forme de fichiers séparés au lieu d’être intégrées dans le XML
• l’e-mail contient un PDF en plus de la XRechnung
• la prestation n’est décrite que par un renvoi au contrat ou au bon de livraison
• avoir ou annulation avec des quantités négatives au lieu du type de facture 381 ou 384
• le fichier ne passe pas la validation par rapport à la norme XRechnung, par exemple en raison de catégories de taxe erronées

La DB se réserve le droit de rejeter et de ne pas payer les factures qui ne satisfont pas aux exigences juridiques ou techniques. Une facture formellement erronée peut en outre compromettre la déduction de la TVA.

XRechnungen pour la Bahn avec faktoora

Dans faktoora, vous saisissez le destinataire, les lignes et les montants dans le formulaire. faktoora vous demande les mentions obligatoires comme la Leitweg-ID et les reporte dans les champs de référence prévus. Vous intégrez les attestations de prestation ou les photos directement dans la facture électronique, comme l’exige la Bahn. Chaque facture est validée avant l’envoi par rapport aux normes EN 16931 et XRechnung, rapport de validation compris. L’envoi se fait directement depuis faktoora, par e-mail ou via le réseau Peppol.

Questions fréquentes

Quelle est la Leitweg-ID de la Deutsche Bahn ?

La DB utilise pour toutes ses sociétés la Leitweg-ID 992-90009-96 dans BT-10. Si votre logiciel ne l’accepte pas, utilisez selon la DB l’écriture DB992-90009-96.

Puis-je envoyer des XRechnungen à la Deutsche Bahn via Peppol ?

Oui. Depuis le 01/02/2024, la DB reçoit des XRechnungen via Peppol sous l’identifiant 9930:DE811569869, pour toutes les sociétés allemandes de la DB à l’exception de DB Schenker.

Dois-je téléverser ma facture destinée à la Bahn dans l’OZG-RE ?

Non. En tant qu’entité adjudicatrice du secteur des réseaux, la DB n’est raccordée ni à l’OZG-RE ni à l’ancienne ZRE. Vous envoyez la facture par e-mail à e-invoicing@deutschebahn.com ou via Peppol.

Où doit figurer le numéro de commande de la DB ?

Dans le champ BT-13, sans aucun ajout. Les chiffres qui suivent la dernière barre oblique du numéro de commande suffisent.

Le générateur de XRechnung de la DB est-il gratuit ?

Oui, il est gratuit et utilisable sans inscription. Il enregistre la facture uniquement en local ; c’est vous qui vous chargez de l’envoi.