GoBD: betekenis, facturen en archivering
De GoBD zijn de regels van de Duitse belastingdienst voor de manier waarop u boeken, administratie en bewijsstukken elektronisch bijhoudt en bewaart. Ze gelden voor vrijwel elk bedrijf met fiscale administratieplichten, van zzp'er tot concern. Voor e-facturen betekent dat sinds 2025 vooral: het gestructureerde XML-bestand is het origineel en moet acht jaar ongewijzigd en machinaal verwerkbaar worden bewaard.
Wat betekent GoBD?
GoBD staat voor "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (beginselen voor het correct bijhouden en bewaren van boeken, administratie en documenten in elektronische vorm en voor de toegang tot gegevens). Het gaat om een circulaire van het Bundesministerium der Finanzen (BMF, Duits federaal ministerie van Financiën), gepubliceerd op 28 november 2019 en sindsdien twee keer gewijzigd: op 11 maart 2024 en op 14 juli 2025.
De GoBD zijn geen wet. Ze beschrijven hoe de belastingdienst de wettelijke plichten uit de Abgabenordnung (AO, Duitse algemene belastingwet, vooral §§ 146, 147 AO) en het handelsrecht uitlegt. Bij een belastingcontrole is precies deze uitleg de maatstaf.
Voor wie gelden de GoBD?
De GoBD gelden voor alle belastingplichtigen die op grond van fiscaal recht of handelsrecht boeken moeten bijhouden of administratie moeten voeren. Dat geldt zowel voor bedrijven die een balans opstellen als voor bedrijven die hun winst op kasbasis bepalen, voor vrije beroepen, kleine ondernemers en mensen met een zelfstandige bijbaan. Een uitzondering voor kleine bedrijven bestaat niet. De eisen gelden voor alle systemen waarin fiscaal relevante gegevens ontstaan: factuurprogramma, boekhouding, kassa, voorraadbeheer of archief.
De beginselen van de GoBD
De GoBD vatten de eisen aan een correcte boekhouding samen in enkele beginselen:
- Navolgbaarheid en controleerbaarheid: een deskundige derde moet bedrijfstransacties binnen redelijke tijd kunnen volgen van bewijsstuk tot boeking en terug.
- Volledigheid: alle bedrijfstransacties worden zonder hiaten vastgelegd.
- Juistheid: de administratie geeft de bedrijfstransacties correct weer.
- Tijdige vastlegging: bedrijfstransacties worden kort na het plaatsvinden vastgelegd. Bij niet-contante transacties geldt vastlegging binnen tien dagen als onproblematisch.
- Ordelijkheid: documenten worden systematisch opgeslagen en zijn terug te vinden.
- Onveranderlijkheid: eenmaal vastgelegde gegevens mogen niet zo worden gewijzigd dat de oorspronkelijke inhoud niet meer vast te stellen is. Wijzigingen moeten worden gelogd.
Daarbij komt de procesdocumentatie. Die beschrijft hoe bewijsstukken bij u ontstaan, worden vastgelegd, verwerkt en gearchiveerd. Ontbreekt ze of is ze onvolledig, dan kan dat bij een controle twijfel oproepen aan de correctheid van de administratie.
GoBD-conforme factuur: waar het om gaat
Een GoBD-conforme factuur is geen apart soort factuur. Bedoeld is een factuur die correct is opgesteld, onveranderlijk is opgeslagen en altijd terug te vinden is. Drie punten zijn doorslaggevend:
- Inhoud: de factuur bevat alle verplichte gegevens volgens § 14 lid 4 UStG (Duitse btw-wet). Een overzicht vindt u in het artikel Verplichte gegevens op een factuur.
- Totstandkoming: facturen die met vrij bewerkbare programma's zoals Word of Excel worden gemaakt en alleen als bestand worden opgeslagen, zijn problematisch. Ze kunnen op elk moment worden overschreven zonder dat de wijziging zichtbaar is. Een factureringsprogramma met vaste factuurnummers en wijzigingslog voldoet veel gemakkelijker aan de eis van onveranderlijkheid.
- Bewaring: het factuurdocument blijft gedurende de hele termijn leesbaar, ongewijzigd en machinaal verwerkbaar.
Voor uitgaande facturen stellen de GoBD duidelijk: wie een factureringsprogramma gebruikt, hoeft niet vanaf het opstellen een beeldkopie van elke uitgaande factuur op te slaan, zolang hij op elk moment een inhoudelijk identiek duplicaat kan aanmaken. Dat geldt uitdrukkelijk ook voor het pdf-deel van een hybride formaat.
Wat geldt sinds 2025 voor e-facturen?
Met de e-factuurplicht tussen binnenlandse bedrijven heeft het BMF de GoBD met de circulaire van 14 juli 2025 aangepast. De wijzigingen gelden direct. De belangrijkste punten:
- Het XML-bestand is het origineel. Bij e-facturen in de zin van § 14 lid 1 UStG volstaat het om het gestructureerde deel te bewaren. Inkomende e-facturen moeten worden opgeslagen in het formaat waarin ze zijn ontvangen.
- Hybride formaten zoals ZUGFeRD: doorslaggevend is het gestructureerde gegevensdeel. Het pdf-deel hoeft u alleen daarnaast te bewaren als het fiscaal relevante informatie bevat die in de XML-gegevens ontbreekt of afwijkt, bijvoorbeeld boekingsaantekeningen.
- Geen formaatconversie waarbij gegevens verloren gaan: het XML-bestand mag niet verloren gaan door een conversie, bijvoorbeeld naar een beeldformaat zoals TIFF.
- Inhoudelijke in plaats van visuele overeenstemming: voor ontvangen gestructureerde gegevens volstaat inhoudelijke overeenstemming; een visuele weergave is niet vereist.
Wie e-facturen dus alleen afdrukt of de leesbare weergave als pdf opslaat en het XML-bestand verwijdert, bewaart het origineel niet. Hoe u ontvangen XRechnungen leesbaar maakt, legt het artikel XRechnungen ontvangen, weergeven en verwerken uit.
Bewaartermijnen volgens § 147 AO
Sinds 1 januari 2025 gelden door het Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (vierde wet ter vermindering van de administratieve lasten) kortere termijnen voor boekingsstukken:
| Documenten | Termijn |
|---|---|
| Boeken, administratie, jaarrekeningen, inventarissen | 10 jaar |
| Boekingsstukken, dus ook inkomende en uitgaande facturen | 8 jaar |
| Ontvangen en verzonden handels- en zakelijke correspondentie | 6 jaar |
Ook § 14b UStG schrijft voor facturen een bewaartermijn van acht jaar voor. De termijn begint aan het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is uitgereikt of het bewijsstuk is ontstaan. Een factuur uit 2026 bewaart u dus tot eind 2034. Lopen er nog controles of procedures, dan kan de termijn langer worden.
GoBD-conform archiveren: zo gaat u te werk
Voor een GoBD-conforme archivering van uw facturen heeft de volgende werkwijze zich bewezen:
- Origineel formaat veiligstellen: e-facturen als XML, pdf-facturen als pdf, papieren bewijsstukken in het origineel of via een gedocumenteerde scanprocedure.
- E-mails correct behandelen: dient de e-mail alleen als transportmiddel voor een bijgevoegde factuur, dan volstaat het om de bijlage te bewaren. Staat de factuur in de tekst van de e-mail, bewaar dan de e-mail zelf.
- Niet afdrukken en verwijderen: elektronisch ontvangen bewijsstukken moeten elektronisch worden bewaard. Een afdruk vervangt het bestand niet.
- Wijzigingen navolgbaar houden: gebruik een systeem dat wijzigingen logt, in plaats van bestanden in vrij beschrijfbare mappen op te slaan.
- Toegang tot gegevens waarborgen: de belastingdienst kan bij een controle directe toegang tot uw gegevens, een analyse volgens haar specificaties of een gegevensdrager eisen. De gegevens moeten daarvoor machinaal verwerkbaar zijn.
- Procesdocumentatie bijhouden: leg vast hoe facturen bij u binnenkomen en worden gecontroleerd, geboekt en gearchiveerd.
Hoe faktoora helpt bij het archiveren
In faktoora worden uitgaande en inkomende facturen gearchiveerd, en verzending en opslag blijven gelogd en navolgbaar. De facturen kunnen gestructureerd worden geëxporteerd, onder meer voor DATEV, en zo worden doorgegeven aan de boekhouding of de belastingadviseur. Hoe u facturen in het systeem archiveert, laat de handleiding voor de archiveringsfunctie zien. Meer over het ontvangen en controleren van inkomende bewijsstukken leest u op de pagina over inkomende facturen.
Of uw boekhouding als geheel aan de GoBD voldoet, hangt nooit alleen van software af, maar ook van uw processen en uw procesdocumentatie.
Let op: dit artikel dient ter algemene informatie en vervangt geen belastingadvies.
Veelgestelde vragen
Wat betekent GoBD?
GoBD staat voor de beginselen voor het correct bijhouden en bewaren van boeken, administratie en documenten in elektronische vorm en voor de toegang tot gegevens. Het is een circulaire van het BMF die de boekhoudplichten uit de Abgabenordnung voor elektronische systemen concretiseert.
Hoe lang moeten facturen worden bewaard?
Sinds 2025 acht jaar, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is uitgereikt. Boeken en jaarrekeningen bewaart u nog steeds tien jaar.
Moet ik bij een ZUGFeRD-factuur de pdf bewaren?
Doorslaggevend is het XML-deel. De pdf hoeft u alleen daarnaast te bewaren als die fiscaal relevante informatie bevat die in de XML ontbreekt, bijvoorbeeld boekingsaantekeningen.
Is het voldoende om e-facturen af te drukken?
Nee. Elektronisch ontvangen facturen moeten elektronisch in het ontvangen formaat worden bewaard. Bij e-facturen is dat het XML-bestand.
Gelden de GoBD ook voor kleine ondernemers?
Ja. Ook kleine ondernemers en vrije beroepen die hun winst op kasbasis bepalen, hebben administratie- en bewaarplichten en moeten de GoBD naleven.