Verplichte gegevens op een factuur volgens § 14 UStG
Een factuur moet volgens § 14 Abs. 4 UStG (de Duitse btw-wet) tien verplichte gegevens bevatten, waaronder naam en adres van beide partijen, Steuernummer (fiscaal nummer) of USt-IdNr. (btw-identificatienummer), een doorlopend factuurnummer, de prestatie, de vergoeding en het btw-bedrag. Bij facturen tot 250 euro inclusief btw volstaan minder gegevens. Een handtekening is niet vereist, en sinds 2025 wordt de e-factuur voor facturen tussen bedrijven stapsgewijs verplicht.
De verplichte gegevens volgens § 14 Abs. 4 UStG
Deze gegevens horen op elke factuur van meer dan 250 euro:
- Naam en adres van de leverende ondernemer en van de afnemer, telkens volledig.
- Steuernummer of btw-identificatienummer van de leverende ondernemer. Welk nummer u kiest, legt het artikel Steuernummer of USt-IdNr. op de factuur uit.
- Factuurdatum.
- Doorlopend factuurnummer met een of meer nummerreeksen, dat maar één keer wordt toegekend. U mag eigen nummerreeksen aanmaken, bijvoorbeeld per jaar of per vestiging.
- Hoeveelheid en soort van de geleverde goederen of omvang en soort van de overige prestatie, met de gebruikelijke handelsbenaming.
- Tijdstip van de levering of prestatie, ook als dit samenvalt met de factuurdatum. Bij aanbetalingen het tijdstip van ontvangst, voor zover dit vaststaat.
- Vergoeding uitgesplitst naar btw-tarieven en afzonderlijke vrijstellingen, plus elke vooraf overeengekomen vermindering van de vergoeding, bijvoorbeeld betalingskorting of rabatten, voor zover die nog niet in de vergoeding is verwerkt.
- Btw-tarief en btw-bedrag of een vermelding van de vrijstelling.
- Vermelding van de bewaarplicht van de afnemer bij bepaalde prestaties in verband met een onroerende zaak aan particulieren.
- De vermelding "Gutschrift" (creditnota/self-billing), als de afnemer de factuur opstelt.
Het woord "factuur" en een betalingstermijn staan niet in § 14 UStG. Toch zijn beide zinvol: zonder overeengekomen betalingstermijn is een vordering volgens § 271 BGB (het Duitse Burgerlijk Wetboek) direct opeisbaar, en met een concrete datum brengt u de klant bij twijfel gemakkelijker in verzuim.
Opbouw van een factuur: een beproefde volgorde
De wet schrijft geen volgorde voor. Deze opbouw van een factuur heeft zich in de praktijk bewezen:
- Kop met uw naam, adres en contactgegevens
- Adres van de afnemer
- Factuurnummer, factuurdatum, leveringsdatum en uw Steuernummer of USt-IdNr.
- Regels met hoeveelheid, omschrijving, stukprijs en totaalprijs
- Nettobedrag per btw-tarief, btw, brutobedrag
- Betalingstermijn, eventueel betalingskorting, bankgegevens
- Verplichte vermeldingen, bijvoorbeeld over een vrijstelling of de verleggingsregeling (reverse charge)
Factuurverzender en factuuropsteller
De factuurverzender (Rechnungssteller) is in het spraakgebruik de ondernemer die de prestatie heeft geleverd en deze factureert. Hij hoeft de factuur niet zelf op te stellen: volgens § 14 Abs. 2 UStG kan ook een derde de factuur namens hem en voor zijn rekening uitreiken, bijvoorbeeld een dienstverlener. Factureert de afnemer zelf, dan spreekt men van een Gutschrift (self-billing).
De termijn: levert u aan een ander bedrijf, dan moet u de factuur binnen zes maanden na het verrichten van de prestatie uitreiken (§ 14 Abs. 2 UStG).
Moet een factuur worden ondertekend?
Nee. Noch de Umsatzsteuergesetz (btw-wet) noch het BGB vereisen een handtekening. Dat geldt evengoed voor papieren facturen, pdf-facturen en e-facturen. Bepalend zijn volgens § 14 Abs. 3 UStG de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid, die u bijvoorbeeld met een interne controleprocedure waarborgt.
Factuur voor kleine bedragen tot 250 euro
Bedraagt het totaalbedrag niet meer dan 250 euro inclusief btw, dan volstaan volgens § 33 UStDV (de Duitse uitvoeringsbeschikking btw) deze gegevens:
- volledige naam en adres van de leverende ondernemer
- factuurdatum
- hoeveelheid en soort van de levering of omvang en soort van de prestatie
- vergoeding en btw-bedrag in één bedrag plus het btw-tarief, of een vermelding van de vrijstelling
Facturen voor kleine bedragen mogen ook na de invoering van de e-factuurplicht altijd als overige factuur worden uitgereikt, dus op papier of, met toestemming van de ontvanger, als pdf.
Bijzondere gevallen
Kleine ondernemers
Als kleine ondernemer (Kleinunternehmer) vermeldt u geen btw. Volgens § 34a UStDV volstaan naam en adres van beide partijen, Steuernummer of USt-IdNr., factuurdatum, hoeveelheid en soort van de prestatie en de vergoeding, met de vermelding dat de vrijstelling voor kleine ondernemers van toepassing is (§ 19 UStG). Een doorlopend factuurnummer is volgens § 34a UStDV niet voorgeschreven.
Verleggingsregeling (reverse charge)
Is de afnemer de btw verschuldigd volgens § 13b UStG, bijvoorbeeld bij bepaalde diensten aan bedrijven in andere EU-landen of bij bouwprestaties, dan stelt u een nettofactuur op met de vermelding "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (btw verlegd naar de afnemer, § 14a Abs. 5 UStG). Bij prestaties naar andere EU-lidstaten horen bovendien uw USt-IdNr. en die van de klant op de factuur (§ 14a Abs. 1 UStG).
Onjuist vermelde btw
Vermeldt u btw terwijl die niet verschuldigd is, dan bent u het vermelde bedrag volgens § 14c UStG toch verschuldigd, totdat u de factuur corrigeert. Uw klant mag het niet als voorbelasting aftrekken.
Wat verandert de e-factuur?
Sinds 1 januari 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland e-facturen kunnen ontvangen. Voor facturen tussen binnenlandse bedrijven wordt de e-factuur stapsgewijs verplicht: vanaf 2027 voor bedrijven met meer dan 800.000 euro omzet in het voorgaande jaar, vanaf 2028 voor iedereen. De overgangsregels in detail staan in onze checklist voor de e-factuurplicht.
De verplichte gegevens blijven daarbij dezelfde. Ze staan alleen niet meer op een vel papier, maar als gestructureerde gegevens volgens de norm EN 16931 in een XML-bestand, ofwel als pure XRechnung ofwel ingesloten in een ZUGFeRD-pdf. Voor facturen aan publieke opdrachtgevers komen daar gegevens als de Leitweg-ID bij. Welke velden een XRechnung nodig heeft, laat het artikel Verplichte gegevens van de XRechnung zien.
Niet verplicht, maar nuttig
- Bankgegevens voor de betaling
- Telefoonnummer en e-mailadres voor vragen
- Klant- of ordernummer van de ontvanger
Zo zit u altijd goed
Ontbreekt een verplicht gegeven, dan kan uw klant de voorbelasting bij twijfel niet aftrekken en zal hij om een gecorrigeerde factuur vragen. Facturatiesoftware neemt u de verplichte velden grotendeels uit handen. Met faktoora maakt u e-facturen aan als XRechnung of ZUGFeRD, en elke factuur wordt gevalideerd tegen EN 16931, inclusief validatierapport.
Let op: dit artikel dient uitsluitend ter algemene informatie en vervangt geen fiscaal advies.
Veelgestelde vragen
Welke verplichte gegevens moet een factuur bevatten?
De tien gegevens uit § 14 Abs. 4 UStG: namen en adressen, Steuernummer of USt-IdNr., factuurdatum, factuurnummer, hoeveelheid en soort van de prestatie, tijdstip van de prestatie, vergoeding, btw-tarief en btw-bedrag, en in bijzondere gevallen de vermelding van de bewaarplicht en de vermelding "Gutschrift".
Moet een factuur worden ondertekend?
Nee. Een handtekening is noch op papieren noch op elektronische facturen vereist.
Wat geldt voor facturen tot 250 euro?
Voor facturen voor kleine bedragen volgens § 33 UStDV volstaan naam en adres van de leverancier, datum, prestatie, brutobedrag en btw-tarief. Ontvanger en factuurnummer zijn niet verplicht.
Moet het woord "factuur" op de factuur staan?
Nee, dat is geen verplicht gegeven. Het helpt wel om het document duidelijk als factuur te herkennen.
Gelden de verplichte gegevens ook voor e-facturen?
Ja. Een e-factuur bevat dezelfde verplichte gegevens, alleen als gestructureerde gegevens volgens EN 16931.