Internationale e-facturatieDoor Peter Schenkel,28 november 2024Terug naar alle berichten

EDIFACT vs. Peppol: verschillen en overstap

EDIFACT is een internationale standaard van de Verenigde Naties voor de elektronische uitwisseling van zakelijke berichten zoals bestellingen, verzendberichten en facturen. Peppol is daarentegen een netwerk met vaste regels voor transport, adressering en factuurformaat. EDIFACT beschrijft dus vooral hoe een bericht is opgebouwd; Peppol regelt daarnaast hoe het bij de ontvanger aankomt.

Met de e-factuurplicht staan bedrijven voor de vraag of bestaande EDIFACT-verbindingen volstaan of dat de overstap naar Peppol de moeite waard is. Dit artikel legt beide benaderingen uit en helpt bij de beslissing.

Wat is EDIFACT?

EDIFACT staat voor Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. De standaard wordt beheerd onder de paraplu van de VN-organisatie UN/CEFACT; de syntaxis is genormeerd als ISO 9735. Sinds eind jaren tachtig is EDIFACT vooral wijdverbreid in handel, logistiek en industrie.

EDIFACT definieert talrijke berichttypen. De belangrijkste in het factuurproces:

• ORDERS: bestelling
• ORDRSP: orderbevestiging
• DESADV: verzendbericht
• INVOIC: factuur
• REMADV: betalingsadvies

Omdat de volledige standaard zeer omvangrijk is, werken veel branches met deelverzamelingen, zogeheten subsets. Bekend is EANCOM van GS1 voor de handel. In de auto-industrie zijn daarnaast eigen standaarden zoals VDA- of Odette-berichten gebruikelijk. De begrippen EDI en EDIFACT worden vaak door elkaar gebruikt. EDI is echter de overkoepelende term voor elektronische gegevensuitwisseling; EDIFACT is een van meerdere formaten, naast bijvoorbeeld ANSI X12 in Noord-Amerika.

Het EDIFACT-formaat: zo is een bericht opgebouwd

Een EDIFACT-bericht is geen XML, maar een compact tekstbestand uit segmenten. Elk segment begint met een code van drie tekens en eindigt met een apostrof. Gegevenselementen worden gescheiden door + en :. Een sterk ingekort fragment van een INVOIC-bericht:

UNH+1+INVOIC:D:96A:UN:EAN008'
BGM+380+RE-2026-0815+9'
DTM+137:20260928:102'
NAD+SU+4012345000009::9'
NAD+BY+4098765000002::9'
LIN+1++4000000000001:EN'
QTY+47:10'
MOA+77:1190.00'
UNT+9+1'

Enkele elementen uit het voorbeeld:

• UNH en UNT omkaderen het bericht. D:96A noemt de directory, dus de versie van de standaard.
• BGM+380 markeert het document als factuur, met het factuurnummer.
• NAD+SU en NAD+BY staan voor leverancier en koper, hier geïdentificeerd via GLN.
• MOA bevat bedragen, QTY hoeveelheden.

De VN publiceert regelmatig nieuwe directories. In de praktijk leggen zakenpartners in een overeenkomst vast welke directory, welke subset en welke segmenten ze gebruiken. Precies dat maakt EDIFACT flexibel, maar ook bewerkelijk: elke verbinding wordt individueel afgestemd, getest en onderhouden.

Wat is Peppol?

Peppol is een internationaal netwerk volgens het vierhoekmodel. Afzender en ontvanger zijn elk aangesloten via een gecertificeerd Access Point; de adressering verloopt via de Peppol ID. Facturen gaan in het formaat Peppol BIS Billing 3.0, dat de Europese norm EN 16931 in de XML-syntaxis UBL implementeert. De details legt het artikel Wat is Peppol? Netwerk en Access Point uitgelegd uit.

EDIFACT vs. Peppol vergeleken

Peppol is daarbij niet simpelweg "beter" dan EDIFACT. EDIFACT dekt complete toeleveringsketens af en is in veel branches diep verankerd. Peppol komt het best tot zijn recht waar veel wisselende zakenpartners bereikt moeten worden zonder elke verbinding afzonderlijk op te zetten.

Kun je EDIFACT via Peppol versturen?

Niet rechtstreeks. Peppol verzendt documenten volgens de Peppol-specificaties, voor facturen dus BIS Billing 3.0 in UBL. Een EDIFACT-INVOIC moet daarom eerst naar dit formaat worden geconverteerd. Dat doet doorgaans een dienstverlener of een middleware.

Voorwaarde voor een zuivere conversie is dat het EDIFACT-bericht alle verplichte gegevens van de EN 16931 bevat. Ontbreken bijvoorbeeld de btw-uitsplitsing, de betalingsvoorwaarden of de kopersreferentie, dan mislukt de validatie. Voor de norm bestaat weliswaar ook een syntaxkoppeling aan UN/EDIFACT (CEN/TS 16931-3-4). Voor facturen aan overheidsopdrachtgevers in de EU zijn echter alleen UBL en CII als syntaxis vastgelegd.

Is een EDIFACT-factuur een e-factuur?

Volgens § 14 UStG (Duitse btw-wet) is een e-factuur een factuur in een gestructureerd elektronisch formaat dat elektronische verwerking mogelijk maakt. Toegestaan is een formaat volgens EN 16931, dus bijvoorbeeld XRechnung of ZUGFeRD. Factuurafzender en ontvanger kunnen echter ook een ander formaat afspreken, mits de voor de btw vereiste gegevens daaruit juist en volledig kunnen worden geëxtraheerd in een formaat volgens EN 16931 of een daarmee interoperabel formaat. Bestaande EDIFACT-procedures kunnen aan deze voorwaarde voldoen. Laat dat per geval door uw belastingadviseur toetsen.

Voor EDI geldt bovendien een overgangsregeling: volgens § 27 lid 38 UStG mogen facturen voor prestaties in 2027 nog tot 31 december 2027 in een niet-normconform elektronisch formaat worden uitgereikt, als ze via EDI volgens Aanbeveling 94/820/EG worden verzonden en de ontvanger daarmee instemt. Uiterlijk vanaf 2028 moet ook een EDI-factuur voldoen aan de eisen voor een e-factuur.

Wanneer EDIFACT, wanneer Peppol?

EDIFACT behouden als

• u met een paar grote partners hoge volumes uitwisselt,
• bestelling, verzendbericht en factuur nauw verweven en geautomatiseerd zijn,
• uw partners EDIFACT contractueel voorschrijven, bijvoorbeeld in de handel of de auto-industrie.

Peppol toevoegen of overstappen als

• u veel kleinere of wisselende factuurontvangers heeft,
• u overheden in Duitsland of in het buitenland belevert,
• u levert aan landen zoals België, waar Peppol het standaardkanaal voor B2B-facturen is,
• nieuwe partners snel aangesloten moeten worden zonder telkens een EDI-project op te zetten.

In de praktijk is vaak een combinatie zinvol: EDIFACT voor de bestaande grote klanten, Peppol en e-mail voor alle anderen.

Overstap van EDIFACT naar Peppol: zo gaat u te werk

1. Inventariseren: welke partners ontvangen vandaag welke berichten, in welke subset en via welk kanaal?
2. Verplichte gegevens controleren: bevatten uw INVOIC-berichten alle gegevens van de EN 16931? Hiaten kunt u het best in het ERP dichten voordat u converteert.
3. Peppol ID vastleggen: bepaal onder welke identificatie uw bedrijf in het netwerk bereikbaar moet zijn. Meer daarover in het artikel Peppol ID: betekenis, aanvraag en controle.
4. Aansluiting kiezen: de factuurgegevens komen via een koppeling uit het ERP en worden verstuurd via een Peppol-dienstverlener. faktoora is een gecertificeerde Peppol-provider en verzorgt verzending en ontvangst via het netwerk, aangesloten via API of via ERP-integraties.
5. Partners stapsgewijs omzetten: begin met partners die al via Peppol bereikbaar zijn en houd EDIFACT voor de overige partners parallel aan.

Veelgestelde vragen

Wat is EDIFACT, eenvoudig uitgelegd?

EDIFACT is een VN-standaard voor elektronische zakelijke berichten. Hij legt vast hoe bijvoorbeeld een bestelling of factuur als reeks segmenten is opgebouwd, zodat systemen van verschillende bedrijven die automatisch kunnen verwerken.

Wat is het verschil tussen EDI en EDIFACT?

EDI is de overkoepelende term voor de elektronische uitwisseling van gestructureerde bedrijfsgegevens. EDIFACT is daar een concreet formaat voor, naast andere zoals ANSI X12 of branchespecifieke standaarden.

Is EDIFACT vanaf 2028 nog toegestaan?

Ja, als het afgesproken EDIFACT-formaat de juiste en volledige extractie van de verplichte gegevens naar een formaat volgens EN 16931 mogelijk maakt. De overgangsregeling voor niet-normconforme EDI-facturen eindigt op 31 december 2027.

Vervangt Peppol EDIFACT?

Niet volledig. Peppol is vooral sterk voor facturen en de uitwisseling met veel partners. Voor nauw geïntegreerde toeleveringsketens met bestelling en verzendbericht blijft EDIFACT in veel branches wijdverbreid. Veel bedrijven gebruiken beide.

Bronnen

• § 14 UStG, gesetze-im-internet.de
• § 27 UStG, gesetze-im-internet.de
• Europese Commissie: Obtaining a copy of the European standard on eInvoicing
• OpenPeppol: Peppol BIS Billing 3.0