Factureren in de praktijkDoor Matthias Ruf,3 maart 2026Terug naar alle berichten

E-factuurplicht 2027: checklist voor bedrijven

Sinds 1 januari 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland e-facturen kunnen ontvangen. Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met meer dan 800.000 euro omzet in het voorgaande jaar e-facturen uitreiken aan andere binnenlandse bedrijven; vanaf 1 januari 2028 geldt dat voor iedereen. Kleine ondernemers in de zin van § 19 UStG (Duitse kleineondernemersregeling) zijn blijvend vrijgesteld van de plicht om e-facturen uit te reiken, maar ontvangen moeten ook zij ze kunnen.

De termijnen van de e-factuurplicht in één overzicht

De plicht berust op het Wachstumschancengesetz (wet op de groeikansen); de overgangsregels staan in § 27 lid 38 UStG (Duitse btw-wet):

Belangrijk bij de overgangsregels: de instemming van de ontvanger heeft u alleen nodig voor een ander elektronisch formaat zoals pdf. Een papieren factuur mag u in de overgangsperiode ook zonder instemming versturen. Een e-factuur mag u sowieso altijd zonder instemming uitreiken.

De plicht betreft prestaties tussen bedrijven die in Duitsland gevestigd zijn. Facturen aan particuliere klanten vallen er niet onder. Voor facturen aan overheidsopdrachtgevers gelden al langer eigen regels, meestal in het formaat XRechnung.

E-factuurplicht voor kleine ondernemers

Kleine ondernemers in de zin van § 19 UStG hoeven geen e-facturen uit te reiken. Hun facturen mogen volgens § 34a UStDV (Duits uitvoeringsbesluit btw) altijd als overige factuur worden verzonden, dus op papier of, met instemming van de ontvanger, in een ander elektronisch formaat. Het BMF (Duits federaal ministerie van Financiën) bevestigt in de circulaire van 15 oktober 2025 dat voor de instemming geen bijzondere vorm nodig is: er hoeft alleen overeenstemming over het formaat te bestaan.

De ontvangstplicht geldt daarentegen ook voor kleine ondernemers. Wie van een leverancier een e-factuur krijgt, moet die kunnen aannemen en bewaren. Voor ontvangst per e-mail volstaat volgens het BMF een normale e-mailbox; een aparte mailbox alleen voor e-facturen is niet nodig.

Sinds 2025 liggen de grenzen voor kleine ondernemers op 25.000 euro omzet in het voorgaande jaar en 100.000 euro in het lopende jaar. Wie daarboven zit, valt onder de reguliere btw-heffing en daarmee uiterlijk vanaf 2028 ook onder de plicht om e-facturen uit te reiken. Meer daarover leest u in het artikel Wie is btw-plichtig?.

Een andere uitzondering betreft facturen voor kleine bedragen tot 250 euro en vervoersbewijzen. Ook die mogen blijvend als overige factuur worden uitgereikt (§§ 33, 34 UStDV).

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is volgens § 14 lid 1 UStG een factuur in een gestructureerd elektronisch formaat dat elektronische verwerking mogelijk maakt en voldoet aan de Europese norm EN 16931. Een gewone pdf is geen e-factuur, ook niet als die per e-mail binnenkomt.

De twee gangbare formaten in Duitsland:

• XRechnung is een zuivere XML-gegevensset zonder zichtbaar document. Het is de standaard voor overheidsopdrachtgevers en wordt ook in het B2B-verkeer gebruikt.
• ZUGFeRD is een hybride formaat: een PDF/A-3 met ingesloten XML-gegevens. Mensen lezen de pdf, software verwerkt de gegevens. Als e-factuur telt ZUGFeRD alleen in profielen die de volledige factuurinhoud volgens EN 16931 bevatten. Beperkte profielen zoals MINIMUM of BASIC WL volstaan niet.

Een overzicht van begrippen en verplichtingen vindt u op onze pagina over de e-factuur.

Checklist: zo bereiden kleine bedrijven zich voor

1. Nagaan of u eronder valt

• Bent u kleine ondernemer volgens § 19 UStG? Dan hoeft u alleen te ontvangen.
• Lag uw totale omzet in 2026 boven 800.000 euro? Dan geldt de plicht tot uitreiken voor prestaties vanaf 1 januari 2027.
• Zit u daaronder, dan heeft u tot eind 2027 de tijd; uiterlijk vanaf 2028 geldt de plicht.
• Welke van uw klanten zijn binnenlandse bedrijven, welke particuliere klanten of overheidsinstanties?

2. Ontvangst waarborgen

• Bepaal naar welk e-mailadres leveranciers e-facturen moeten sturen, en geef dat door.
• Zorg ervoor dat u XML-bestanden leesbaar kunt weergeven en controleren. Een XML-bijlage is zonder geschikte software nauwelijks leesbaar.

3. Archivering aanpassen

• Bewaar het XML-bestand als origineel. De pdf-weergave alleen volstaat niet.
• Facturen moeten acht jaar worden bewaard. Details leest u in het artikel over GoBD en archivering.

4. Software voor de verzending kiezen

• Controleer of uw factuurprogramma XRechnung en ZUGFeRD volgens EN 16931 kan aanmaken.
• Let op een validatie vóór verzending, zodat uw factuur bij de ontvanger niet wordt geweigerd.
• Bepaal of u facturen per e-mail of via het Peppol-netwerk wilt versturen.

5. Stamgegevens bijhouden

• Volledige klantgegevens met adres en, waar nodig, btw-identificatienummer.
• Bij overheidsinstanties: Leitweg-ID. Bij grote klanten: bestelnummers of andere referenties die de klant vraagt.
• Eenduidige artikelomschrijvingen, eenheden en btw-tarieven.

6. Een proefrun starten

• Stuur de eerste e-facturen naar enkele klanten voordat de plicht ingaat.
• Vraag na of ontvangst en verwerking werken.
• Bespreek met uw belastingadviseur hoe e-facturen in de boekhouding terechtkomen.

Voordelen en inspanning realistisch inschatten

Gestructureerde factuurgegevens kunnen zonder handmatig overtypen verder worden verwerkt. Dat bespaart vooral bij de ontvangst tijd en vermindert tikfouten. Facturen bereiken de ontvanger direct, en porto en drukwerk vervallen.

Daar staat een eenmalige inspanning tegenover: software kiezen, stamgegevens controleren, processen aanpassen. Wie vroeg begint, kan dat zonder tijdsdruk doen en benut de overgangsperiode voor tests met enkele klanten.

E-facturen met faktoora

Met faktoora maakt u e-facturen aan als XRechnung, ZUGFeRD of Factur-X volgens EN 16931. Elke factuur wordt vóór verzending gevalideerd, inclusief validatierapport, en gaat per e-mail of via het Peppol-netwerk naar de ontvanger. Inkomende e-facturen neemt u eveneens in faktoora in ontvangst en controleert u daar.

Let op: dit artikel dient ter algemene informatie en vervangt geen fiscaal of juridisch advies.

Bronnen

1. § 27 lid 38 UStG: overgangsregeling voor de e-factuur, gesetze-im-internet.de
2. § 14 UStG: uitreiken van facturen, gesetze-im-internet.de
3. § 34a UStDV: facturen van kleine ondernemers, gesetze-im-internet.de
4. BMF-circulaire van 15 oktober 2025 over de invoering van de verplichte e-factuur, Bundesministerium der Finanzen

Veelgestelde vragen

Geldt de e-factuurplicht voor kleine ondernemers?

Bij het uitreiken niet: kleine ondernemers mogen nog steeds papieren facturen of, met instemming van de ontvanger, pdf-facturen versturen. E-facturen moeten ze sinds 1 januari 2025 wel kunnen ontvangen.

Wat verandert er in 2027?

Voor prestaties vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met meer dan 800.000 euro totale omzet in het voorgaande jaar e-facturen uitreiken aan binnenlandse bedrijven. Kleinere bedrijven mogen tot eind 2027 nog overige facturen gebruiken.

Heb ik voor een papieren factuur de instemming van de klant nodig?

Nee. In de overgangsperiode is een papieren factuur zonder instemming toegestaan. De ontvanger moet alleen instemmen bij andere elektronische formaten zoals pdf.

Is een pdf-factuur een e-factuur?

Nee. Een e-factuur heeft gestructureerde gegevens volgens EN 16931 nodig. ZUGFeRD is een pdf met ingesloten XML-gegevens en telt in de juiste profielen als e-factuur.

Volstaat een e-mailbox voor de ontvangst?

Ja. Volgens het BMF volstaat een normale e-mailbox; een aparte mailbox alleen voor e-facturen is niet nodig.